اصطلاحات شیرپوینت برای مبتدیان: راهنمای جامع برای شروع کار
اگر تازه وارد دنیای شیرپوینت شده اید، احتمالاً با اصطلاحات عجیب و غریبی مواجه شده اید که مثل یک زبان دیگر به نظر میرسند! اما نگران نباشید. همه چیز را از پایه برایتان توضیح می دهم تا مثل آب خوردن این مفاهیم را یاد بگیرید. شیرپوینت یکی از قدرتمندترین ابزارهای مایکروسافت برای مدیریت محتوا و همکاری تیمی است، اما بدون فهم اصطلاحات اصلی، ممکن است حس کنید در یک جنگل تاریک گم شدهاید. خب، بیایید این جنگل را روشن کنیم!
شیرپوینت چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟
قبل از اینکه به سراغ اصطلاحات برویم، بهتر است بدانیم شیرپوینت دقیقاً چه کاری انجام می دهد. شیرپوینت یک پلتفرم تحت وب است که به سازمانها کمک میکند اطلاعات را ذخیره، سازماندهی و به اشتراک بگذارند. تصور کنید یک فضای مجازی دارید که همه اعضای تیم می توانند اسناد، لیستها، تقویمها و حتی برنامههای کاری را در آن مدیریت کنند – همه در یکجا! دیگر نیازی به ایمیلهای پی در پی یا فایل های گمشده نیست.
سایت (Site) در شیرپوینت چه معنایی دارد؟
وقتی در شیرپوینت حرف از سایت میزنیم، منظور یک فضای مجازی مستقل است که میتواند برای یک تیم، پروژه یا دپارتمان خاص ایجاد شود. مثلاً یک شرکت ممکن است یک سایت برای بخش مالی و یک سایت دیگر برای تیم بازاریابی داشته باشد. هر سایت مثل یک خانه جداگانه است که اعضای مربوطه در آن فعالیت می کنند.
مجموعه سایت (Site Collection) یعنی چه؟
اگر سایت را مثل یک اتاق در نظر بگیریم، مجموعه سایت همان ساختمان چندطبقه است که چندین اتاق (سایت) را در خود جای داده. مجموعه سایت به مدیران اجازه میدهد چندین سایت را زیر یک چتر مدیریت کنند. این ویژگی برای سازمانهای بزرگ که نیاز به دستهبندی دقیقتر دارند بسیار کاربردی است.
لیست (List) و کتابخانه اسناد (Document Library) چه تفاوتی دارند؟
لیست در شیرپوینت مثل یک جدول اکسل است که اطلاعات مختلف را سازماندهی می کند مثلاً لیست کارمندان، پروژهها یا وظایف. اما کتابخانه اسناد مخصوص ذخیره فایل هاست، مثل ورد، اکسل یا PDF. تفاوت اصلی این است که کتابخانه اسناد بیشتر روی مدیریت فایل ها تمرکز دارد، در حالی که لیستها برای دادههای ساختاریافتهتر استفاده می شوند.
صفحه (Page) و وبپارت (Web Part) چه کاربردی دارند؟
صفحه در شیرپوینت مثل یک بوم سفید است که میتوانید محتواهای مختلف را روی آن قرار دهید. وبپارتها هم مثل اجزای سازنده این صفحه هستند—مثلاً یک وبپارت تقویم، یک وبپارت لیست اخبار یا حتی یک وبپارت چت. شما با ترکیب این وبپارتها میتوانید یک داشبورد شخصیسازی شده ایجاد کنید.
گردش کار (Workflow) چگونه به ما کمک میکند؟
تصور کنید هر بار که یک سند جدید آپلود میشود، باید به چند نفر ایمیل بزنید، تأییدیه بگیرید و سپس آن را آرشیو کنید. گردش کار این فرآیندهای تکراری را خودکار میکند! مثلاً میتوانید تنظیم کنید که پس از آپلود یک فایل، به مدیر ارسال شود، بعد از تأیید او به بخش مالی برود و در نهایت در پوشه مربوطه ذخیره شود—همه اینها بدون دخالت دستی!
اتصال به دادههای خارجی (External Data Connection)
شیرپوینت می تواند با منابع داده خارجی مثل پایگاههای داده SQL یا حتی اکسل ارتباط برقرار کند. این یعنی شما نیازی به کپی کردن مداوم اطلاعات ندارید—کافیست یک اتصال خارجی تنظیم کنید تا دادهها بهصورت خودکار بهروزرسانی شوند.
سطح دسترسی (Permission Levels) و گروه های امنیتی (Security Groups)
یکی از قوی ترین ویژگیهای شیرپوینت، کنترل دقیق دسترسی هاست. شما میتوانید تعیین کنید چه کسانی چه اطلاعاتی را ببینند یا ویرایش کنند. سطح دسترسی تعیین میکند که یک کاربر میتواند فقط مشاهده کند، ویرایش کند یا مدیریت کامل داشته باشد. گروه های امنیتی هم کمک میکنند کاربران با نقشهای مشابه را یکجا مدیریت کنید—مثلاً همه مدیران پروژه در یک گروه قرار بگیرند.
نسخه بندی (Versioning) و چرا مهم است؟
تا حالا پیش آمده فایلی را ذخیره کنید و بعد متوجه شوید نسخه قبلی بهتر بود؟ نسخه بندی در شیرپوینت مثل یک ماشین زمان عمل می کند! هر بار که یک سند ویرایش میشود، یک نسخه جدید ذخیره میشود و شما می توانید در صورت نیاز به نسخههای قبلی برگردید.
متادیتا (Metadata) و چرا باید از آن استفاده کرد؟
متادیتا یعنی اطلاعات درباره اطلاعات! مثلاً اگر یک فایل PDF دارید، متادیتا می تواند شامل نام نویسنده، تاریخ ایجاد یا دستهبندی موضوعی باشد. این ویژگی جستجو و فیلتر کردن اسناد را بسیار آسانتر می کند.
اگر کاربران نتوانند بهراحتی در سایت حرکت کنند، همه زحمات شما به هدر میرود. نویگیشن شامل منوها، لینکها و مسیرهای حرکت در سایت است. یک ساختار منطقی طراحی کنید تا کاربران گیج نشوند!
آلارتها (Alerts) و اطلاعرسانی خودکار
آیا میخواهید هر زمان فایل جدیدی اضافه شد به شما ایمیل شود؟ آلارتها همین کار را انجام میدهند! شما می توانید تنظیم کنید که برای تغییرات خاص، پیامهای هشدار دریافت کنید.
پاورشل (PowerShell) و اتوماسیون پیشرفته
اگر به دنبال کنترل بیشتر هستید، پاورشل یک ابزار اسکریپتنویسی است که به شما امکان می دهد کارهای پیچیده را خودکار کنید. البته این بخش برای کاربران حرفهایتر است، اما بدانید که چنین امکانی وجود دارد!
اگر از شیرپوینت آنلاین استفاده میکنید، یعنی همهچیز روی فضای ابری مایکروسافت اجرا میشود. اما شیرپوینت سرور نیاز به نصب روی سرورهای داخلی سازمان دارد. انتخاب بین این دو بستگی به نیازهای امنیتی و زیرساختی شرکت شما دارد.
نتیجه گیری: شیرپوینت را با اعتمادبه نفس یاد بگیرید!
شیرپوینت در ابتدا ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما وقتی با اصطلاحات اصلی آن آشنا شوید، متوجه میشوید چقدر میتواند زندگی کاری را ساده کند. از سایت و لیستها گرفته تا گردش کار و متادیتا، هر کدام از این مفاهیم مثل قطعات پازل هستند که در کنار هم یک تصویر کامل میسازند. نترسید که آزمایش کنید. بخش بزرگی از یادگیری شیرپوینت، تجربه عملی است. پس همین حالا یک سایت آزمایشی ایجاد کنید و با ابزارهای مختلف بازی کنید. بهزودی مثل یک حرفهای از شیرپوینت استفاده خواهید کرد!
