طراحی نرم افزار حسابداری

یک نرم افزار حسابداری اساسا یک بانک اطلاعاتی در مورد معاملات تجاری در سازمان ها و شرکت ها می باشد. استفاده اولیه از یک پایگاه داده به عنوان منبع اطلاعات است، بنابراین سیستم حسابداری باید به گونه ای طراحی شود که در تهیه اطلاعات مورد نیاز مقرون به صرفه باشد. عوامل اصلی در طراحی نرم افزارها و سیستم های حسابداری به شرح زیر است:

• ورودی یک یا دوباره
  یک تجارت و کسب و کار بسیار کوچک صرفا با ثبت رسیدهای پرداخت وجه نقدی در دفتر حسابداری خود فعالیت می کند. این سیستم به عنوان یک سیستم ورودی یکپارچه شناخته می شود و فقط در صورتی کافی می باشد که صاحب مشاغل علاقه ای به اطلاع از میزان دارایی ها و بدهی های نگهداری شده توسط یک کسب و کار نداشته باشد. سیستم تک ورودی یا Single Entry بسیار ساده است اما می تواند کافی باشد. سیستم ورودی دوگانه یا Double Entry برای ثبت نه تنها فروش و هزینه ها، بلکه دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام نیز طراحی شده است و به همین ترتیب اطلاعات بیشتری را ارائه می دهد. سیستم ورودی مضاعف به مهارت بیشتری در ثبت معاملات نیاز دارد و توسط همه سازمان های بزرگتر استفاده می شود.
• مبنای نقدی یا تعهدی
  مبنای نقدی حسابداری تنها معاملات را به عنوان دریافت یا مصرف پول نقد ثبت می کند، درحالیکه مبنای تعهدی، فارغ از تغییر در پول نقد، معاملات را در مواقعی که باید شناسایی شوند ثبت می کند. مبنای تعهدی برای مطابقت با هر یک از چارچوب های حسابداری مانند اصول حسابداری عمومی پذیرفته شده یا استانداردهای بین المللی گزارشگری مالی لازم است. اگر انتظار دارید در آینده به صورت های مالی حسابرسی شده نیاز داشته باشید از مبنای تعهدی حسابداری استفاده کنید.
• ساختار کد حسابداری
  ساختار کد حسابداری، تعیین عددی یا الفبایی است که به هر حسابی که اطلاعات در آن ذخیره می شود داده می شود. یک کد حساب طولانی، مانند یک کد با هفت رقم یا بیشتر امکان ثبت سوابق خاص را فراهم می کند. با این حال برای حفظ آن نیز به کار بیشتری احتیاج دارد و این رمزگذاری اطلاعات به اشتباه در حساب های اشتباه بیشتر است. بنابراین، به طور کلی بهتر است که پیچیدگی ساختار کد حساب به حداقل برسد. سازمان های کوچک تر ممکن است دریابند که به اندازه یک ساختار کد حساب سه رقمی برای ثبت اطلاعات کافی است درحالیکه نهادهای بزرگتر و چندبخش ممکن است به ساختارهای کد پیچیده تری نیاز داشته باشند.
• حساب های استفاده شده
  شما باید تصمیم بگیرید که چه حساب هایی ایجاد کنید. حداقل (برای سیستم های تعهدی با دوبار ورود) به حساب های نقدی، حساب های دریافتنی، موجودی، دارایی های ثابت، حساب های قابل پرداخت، بدهی های تعهدی، حقوق صاحبان سهام، درآمد، هزینه کالاهای فروخته شده و هزینه های اداری نیاز خواهید داشت. با این وجود، حتی یک کسب و کار کوچکتر نیز به چندین برابر این تعداد حساب احتیاج دارد تا بتواند عملکرد خود را به خوبی دنبال کند. به طور خاص، برای بررسی دقیق تر هزینه ها، نگهداری تعدادی از حساب های هزینه های مختلف ضروری است.
• نمایندگی تقسیم
  یه کسب و کار بزرگتر ممکن است مجموعه ای استاندارد از حساب ها را اتخاذ کرده و برای هر یک از شرکت های تابعه خود تکرار کند. این ممکن است برای خطوط تولید یا تاسیسات منفرد نیز لازم باشد. این سطح از جزئیات ریز به ویژه هنگامی رایج است که مشاغل از سیستم هزینه یابی مبتنی بر فعالیت استفاده می کنند.
• گزارش ها
  اطلاعات ذخیره شده در سیستم حسابداری باید در سیستمی از گزارشات تجمیع شود که یا برای ارائه نتایج مالی و موقعیت کسب و کار یا برای ارائه گزارش های دقیق تر از نتایج مالی استفاده می شود. بسیاری از این گزارشات با بسته های نرم افزاری حسابداری از پیش بسته بندی شده اند، هرچند ممکن است یک کسب و کار نیازهای ویژه ای داشته باشد که نیاز به گزارش های طراحی شده سفارشی داشته باشد.
• رویه ها
  یک سیستم حسابداری تا زمانی که مجموعه رویه هایی در دسترس نباشد که نحوه عملکرد سیستم را به کاربران نشان دهد، عملیاتی نیست. معمول ترین این روش ها معمولا با جزئیاتی ثبت می شود و از طریق جلسات آموزشی رسمی به کارکنان منتقل می شود.
• کنترل ها
  برای اطمینان از عملکرد سیستم حسابداری به روشی که در نظر گرفته شده است، تعدادی کنترل حسابداری لازم است. این کنترل ها مخصوص شرکت و کسب و کار خواهد بود و ممکن است برای اطمینان از مناسب بودن مجموعه کنترل های نصب شده برای فعالیت های تجاری، شرکت حسابرسان داخلی یا یک مشاور داخلی را درخواست کند.

بسیاری از مواردی که در بالا ذکر شد در طراحی نرم افزارهای حسابداری بسیار اساسی هستند و از همان ابتدا باید آن ها را به درستی تحقق بخشید یا اینکه در آینده مجبور شوید کل سیستم حسابداری را دوباره بسازید تا هرگونه تغییر لازم را داشته باشید. به طور خاص، بهتر است بلافاصله یک سیستم دفترداری حسابداری دوگانه و تعهدی اتخاذ شود.

نکاتی در طراحی نرم افزارها و سیستم های حسابداری:

• استفاده از دانسته ها.منطقی است که تمامی اسناد مربوط به مشاغل مانند صورت حسابهای بانکی، فاکتورها، قبض ها، رسید ها، اوراق مالیاتی و همچنین اسناد حقوقی و دولتی مربوط به شرکت خود را ایمن نگه دارید.
• ثبت اسناد. وجود یک سیستم بایگانی، با یک پرونده جداگانه برای هر نوع سند مالی مهم می باشد.
• نیازهای حسابداری خود را تعیین کنید. با توجه به پیچیدگی های امور مالی و سطح راحتی خود، تصمیم بگیرید که چه کسی نیازهای حسابداری شما را برطرف می کند.
• یک حرفه ای را استخدام کنید. اگر به استخدام کمک حرفه ای فکر میکنید، میتوانید یک حسابدار نیمه وقت یا تمام وقت منصوب کنید.
• روش حسابداری خود را انتخاب کنید. اکثر شرکت های نوپا از روش پول نقد برای حسابداری استفاده می کنند. این شامل ثبت درآمد هنگام دریافت و هزینه هنگام پرداخت واقعی آن ها می باشد.
• گشایش یک حساب بانکی تجاری. برای پیگیری جریان وجوه نقد و ساده سازی رویه های حسابداری خود، یک حساب با قابلیت های آنلاین باز کنید.
• ثبت تراکنش ها. شما می دانید که وقتی بتوانید برای هر معامله رسیدی به مشتریان خود ارائه دهید، یک سیستم حسابداری قابل اعتماد در اختیار دارید.