کاربرد شیرپوینت در اکسل

شیرپوینت پلتفرمی مبتنی بر وب می باشد که با مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت از جمله اکسل یکپارچه شده است. شیرپوینت برای اولین بار با هدف سیستم مدیریت و ذخیره اسناد منتشر شد اما کاربرد شیرپوینت با توجه به قابلیت هایی که دارد از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت می باشد. شیرپوینت در نرم افزار اکسل قابلیت های فراوانی را برای کاربران مهیا می کند. خدمات اکسل، موتور جستجو و نمایش مایکروسافت اکسل را به عنوان یه جز server-side ارائه می دهد. این ویژگی اجازه می دهد اسناد ایجاد شده با استفاده از برنامه اکسل در کمترین زمان ممکن در شیرپوینت ذخیره شده و از طریق یک مرورگر وب از آن استفاده شود. شیرپوینت 2010 این قابلیت را گسترش داده است. اگرچه قرار دادن داده های اکسل و تصویرسازی ان ها در صفحات شیرپوینت با شیرپوینت سرور امکان پذیر بود، اما با استفاده از شیرپوینت 2010، یک REST API جدید این کار را از همیشه آسان تر انجام می دهد. علاوه بر این، اضافه شدن یک مدل JavaScript به این معنی می باشد که اکنون می توان از قابلیت های محاسبه و تجسم (تصویرسازی) اکسل به راحتی برای ارائه برنامه های مبتنی بر مرورگر غنی تر استفاده کرد.

علاوه بر عملکرد سرویس های اکسل، مایکروسافت همچنین برنامه های وب آفیس، نسخه های تحت وب ابزارهای مایکروسافت آفیس را که می توانند به عنوان یک ویژگی در شیرپوینت سرور مستقر شوند را فراهم نماید. استفاده از برنامه وب اکسل همچنین امکان به اشتراک گذاری در زمان واقعی وب را فراهم می کند. اسناد مبتنی بر اکسل: بیش از یک کاربر می تواند همزمان روی یک سند کار کند و تغییرات ایجاد شده توسط همه طرف ها به طور همزمان در تمام اسناد باز اعمل می شود.

همانطور که ذکر شد، شیرپوینت خدمات اکسل را به عنوان مکانیزمی برای استفاده از مدل ها و داده های مبتنی بر اکسل بر روی سرور معرفی کرده است. به کمک شیرپوینت، مایکروسافت این پیشنهاد را به سرویس های اکسل، نسخه به روز شده از قابلیت های موجود خدمات اکسل و برنامه اکسل وب، نسخه مبتنی بر مرورگر از برنامه مشتری اکسل Excel Client گسترش داده است.

سرویس برنامه خدمات اکسل Excel Services را می توان در شیرپوینت سرور پیکربندی نمود. خدمات اکسل شامل خدمات محاسبه اکسل و همچنین مجموعه ای از توابع تعریف شده توسط کاربر، بارگیری دفترهای کاری و انجام محاسبات درست و مناسب را بر عهده دارد. همانطور که گفته شد، خدمات محاسبه اکسل وظیفه فراخوانی توابع خارجی را طبق خواسته یک دفترکار دارد. توابع تعریف شده توسط کاربر UDF گسترش قابلیت های خدمات اکسل را شامل تعاملات با سیستم های خارجی و همچنین منطق محاسبه سفارشی می کند. بنابراین، دفترهای کار محاسبه شده با استفاده از خدمات محاسبه اکسل میتوانند در مرورگر ارائه شوند و سرویس های اکسل قسمت دسترسی وی اکسل را فراهم میکنند. در اینجا نیز درباره توسعه شیرپوینت بیشتر مطالعه کنید.

برای استفاده از قابلیت های ارائه شده توسط سرویس های اکسل، باید مجوز های مناسبی برای انتشار در شیرپوینت را که سرویس های اکسل را اجرا می کند داشته باشید. پس از کسب مجوز های انتشار مطالب در شیرپوینت، کاربران می توانند گام های زیر را بدین منظور طی کنند:

1- روی زبانه File روی نوار اکسل کلیک کنید، و از زبانه Save As به مسیر Other Web locations وارد شوید و سپس دکمه Browse را انتخاب کنید. این مرحله کادر محاوره ای Save As را باز می کند.

2- URL سایت شیرپوینت خود را در کادر ورودی File Name وارد کنید.

3- روی دکمه Browse View Options کلیک کنید و کادر گفتگوی Browser view options باز می شود.

4- همانطور که نشان داده شده، قسمت هایی از دفتر کار را در وب در دسترس خواهید دید و سپس بر روی دکمه تایید کلیک کنید. می توانید انتخاب کنید که کل کتاب، تنها صفحه های خاص یا فقط اشیا خاص (برای نمونه نمودار ها و جداول محوری) نشان داده شود. همچنین می توانید پارامتر هایی را تعریف کنید که به برخی از محدوده های نامگذاری شده امکان ویرایش در مرورگر وب را می دهد.

5- همانطور که نشان داده شد، بر روی دکمه ذخیره کلیک کنید تا به سایت شیرپوینت متصل شوید و کتابخانه اسناد خود را مشاهده کنید. شما می توانید یک کتابخانه اسناد را به عنوان یک دایرکتوری در سایت شیرپوینت داشته باشید.

6- یک نام پرونده را در کادر ورودی File name وارد کنید، روی کتابخانه ای که میخواهید فایل در آن ذخیره شود دوبار کلیک کنید و سپس روی گزینه Save کلیک کنید.

پس از انتشار کتاب کار در شیرپوینت می توانید با یافتن سند موجود در کتابخانه مناسب در سایت شیرپوینت، آن را در وب مشاهده کنید. هنگامیکه کتاب کار را باز می کنید، همانطور که در لیست زیر شرح داده شده است، با چندین گزینه منو در مرورگر مواجه می شوید:

• ویرایش دفتر کار: یا دفترکار را بارگیری کنید یا دفترکار را در مرورگر ویرایش کنید.
• اشتراک گذاری: پیوندی را به کتاب کار تازه منتشر شده خود ارسال کنید.
• داده ها: هرگونه اتصال داده خارجی را که در کتاب کار وجود دارد، Refresh نمایید.

در هر شرایط، لیست زیر برخی از محدودیت های خدمات شیرپوینت در اکسل را توصیف می کند:

• اعتبارسنجی داده ها در وب کار نمی کند. وقتی دفترکار خود را در وب منتشر می کنید، این ویژگی به راحتی نادیده گرفته می شود.
• هیچ فرم و مدل از VBA، ازجمله ماکرو در برنامه اکسل وب اجرا نمی شود. رویه های VBA شما به سادگی با دفترکار انتقال نمی یابد.
• محافظت از کاربرگ در وب فعال نمی باشد. در عوض، باید برای جعبه مجاوره گزینه های مرورگر برنامه ریزی کنید و از آن استفاده کنید.
• پیوند های دفترهای کار خارجی پس از انتشار در وب دیگر کار نمی کند. پس از انتشار اکسل در شیرپوینت، پیوند ها یا ارجاعات به سایر دفترهای کار دیگر کار نمی کند.
• شما می توانید از هر جدول محوری با وفاداری کامل در وب استفاده کنید، اما در حالی که دفترکار شما در وب می باشد، نیم توانید جداول محوری جدیدی ایجاد کنید. قبل از انتشار در وب، جداول محوری را در مشتری اکسل در رایانه خود ایجاد کنید.
• OfficeArt در وب ارائه نمی شود. این شامل ظاهر اشیاء، SmartArt، WordArt، نمودار ها و حاشیه نویسی می باشد.