ویژگی های مایکروسافت شیرپوینت که نباید از آن غافل شد
مایکروسافت شیرپوینت یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای همکاری سازمانی است که قرار است کارهای زیادی جهت سر و سامان دادن به کسب و کار شما انجام دهد. شیرپوینت یک سیستم همکاری مبتنی بر وب است که به شما امکان می دهد تمام پرونده ها، پوشه ها، اسناد و هر نوع دیگری از اطلاعات کسب و کار را بر روی سرور ادغام کنید. از طریق اتصال به اینترنت و یک مرورگر وب مانند مایکروسافت، فایرفاکس و غیره، همچنین از طریق انواع مختلفی از دستگاه های ارتباطی مانند کامپیوتر و موبایل می توان به آن دسترسی داشت. شیرپوینت اساسا یک اینترانت و سیستم مدیریت محتوا است که برای تحقق اهداف داخلی سازمان استفاده می‌شود تا به مدیریت اسناد ایمن، فرصت های همکاری و کنترل ورودی ها و خروجی ها کمک کند. شیرپوینت از مجموعه فن‌آوری‌های چند منظوره ای که با آفیس 365 ادغام شده‌اند و همچنین قابلیت‌های مدیریت مفید اسناد تشکیل شده است. سازمان های کوچک که دامنه شرکت بزرگی ندارند نیز می توانند از ویژگی های مهم و به روز شیرپوینت استفاده کنند. کارکرد های اصلی شیرپوینت، شامل ذخیره اسناد و برقراری ارتباط میان افراد درون سازمان جهت رد و بدل کردن اطلاعات است. راه حل های مبتنی بر شیرپوینت نیازهای شرکت ها را در زمینه مدیریت محتوا، ارتباطات و همکاری به خوبی پوشش می‌دهد که این باعث می‌شود کاربران اغلب فکر کنند قابلیت های شیرپوینت بی حد و حصر است. اما اگرچه این پلتفرم بسیار انعطاف پذیر است و از قابلیت شخصی سازی غنی برخوردار است، اما نمی‌تواند در همه موارد شماره یک باشد. در موارد دیگر، استفاده از شیرپوینت حتی پس از سفارشی سازی های گسترده غیر عملی باقی می‌ماند، زیرا این پلتفرم به راحتی با راه‌حل‌های تخصصی قابل رقابت است. در ادامه به ویژگی های مایکروسافت شیرپوینت اشاره می‌کنیم که برای بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها مفید هستند:
استفاده از لیست های شیرپوینت
شیرپوینت دو روش اصلی برای مدیریت اطلاعات فراهم می‌کند: یکی کتابخانه‌ها و دیگری لیست‌ها. لیست‌ها که از ردیف و ستون تشکیل شده‌اند، مانند صفحه گسترده هستند. با این حال، برخلاف صفحات گسترده اکسل، آنها در شیرپوینت زندگی می‌کنند و برای دسترسی همزمان، دوری از دردسر ارسال ایمیل به صفحه گسترده برای بررسی یا تلاش برای پیگیری تغییرات از چندین کاربر، در دسترس بسیاری از افراد قرار می‌گیرند. شیرپوینت تمام ویژگی‌ها و قابلیت‌های مبتنی بر وب را برای ایجاد، بررسی، به روز رسانی و حذف لیست یا موارد موجود در لیست فراهم می‌کند. برای شروع فرآیند، روی بخش افزودن لیست‌ها، کتابخانه‌ها و سایر برنامه‌ها در بخش شروع به کار با وب سایت خوب می‌توانید کلیک کنید.
افزودن گردش کار شیرپوینت
افزودن گردش کار یکی از ویژگی های مایکروسافت شیرپوینت، مجموعه وظایف و نقاط تصمیم‌گیری است که منجر به یک یا چند نتیجه می‌شود. آنها را به عنوان یک برنامه فلوچارت Flowchart مانند خودکار در نظر بگیرید که اجرای فرایند های استاندارد تجارت را کنترل می‌کنند. شیرپوینت مجموعه ای از الگوها را برای تولید گردش کار استفاده می کند که برای صرفه جویی در وقت و تلاش شما ایجاد شده و سازگاری و کارایی را برای کارهایی که به طور منظم انجام می دهید ایجاد می‌کند. برای افزودن گردش کار، باید اجازه صحیح لیست، کتابخانه یا مجموعه سایتی را که گردش کار در آن اجرا می شود داشته باشد. چهار نقش در ارتباط با گردش کار وجود دارد:
در اینجا تکنیک های استفاده از شیرپوینت به بهترین روش در سازمان ها رو از دست ندهید
- خالق گردش کار: شخصی که الگوی گردش کار را ایجاد می‌کند. این شخص به طور معمول کسی است که با روند تجارت بسیار آشنا است.
- نویسنده گردش کار: شخصی است که گردش کار جدید را با استفاده از الگوی گردش کار با پیوند دادن آن با یک کتابخانه، لیست یا نوع محتوای خاص پیکربندی می‌کند.
- آغازگر گردش کار: شخصی است که نمونه گردش کار جدیدی را برای یک سند یا مورد لیست شروع می کند. در صورت لزوم آنها می توانند گردش کار را نیز خاتمه دهند.
- شرکت کننده در گردش کار: یکی از افرادی است که وظیفه مرتبط با گردش کار را انجام می‌دهد.
استفاده از جستجوی شیرپوینت
ویژگی جستجوی اساسی از ویژگی های مایکروسافت شیرپوینت به کاربران این اجازه را می‌دهد تا یک درخواست جستجو را در برابر داده های نمایه شده در سرور شیرپوینت وارد و اجرا کنند. دامنه جستجو، سایت فعلی و هر سایت فرعی در زیر آن است. برنامه جستجو، پرسش را پردازش می‌کند و مجموعه ای از نتایج جستجو را باز میگرداند که به طور کامل یا جزئی با درخواست مطابقت دارند. نتایج جستجو شامل پیوندهایی به اسناد، کتابخانه ها، موارد لیست ها، صفحات وب و غیره است. موتور جستجوی شیرپوینت مجوزها، زمینه و جستجوهای قبلی شما را در پاسخ به پرسش جستجو در نظر می‌گیرد.
استفاده از کتابخانه های شیرپوینت
کتابخانه های شیرپوینت، مجموعه ای از ویژگی ها را برای ذخیره، اصلاح، گروه بندی، فیلتر و ضبط داده های ضروری یا فراداده در مورد محتوای ذخیره شده در یک کتابخانه داده شده، جستجو و تجزیه و تحلیل می‌کند. یک کتابخانه به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا پرونده ها را به طور مشترک ایجاد، جمع آوری، به روزرسانی و مدیریت کنند. با استفاده از شیرپوینت، به تعدادی از برنامه‌های پیش فرض کتابخانه که از قبل برای اهداف خاص پیکربندی شده‌اند، می توان دسترسی داشت. ما می‌توانیم از این برنامه های پیش فرض برای ایجاد کتابخانه های جدید نیز استفاده کنیم.
افزودن سایت پروژه
الگوی سایت پروژه از ویژگی‌های مایکروسافت شیرپوینت، شامل چندین مولفه است که مدیریت کار را تسهیل و پشتیبانی می‌کند، از جمله:
- بخش خلاصه پروژه
- لیست کارها
- یک کتابخانه اسناد
- یک تقویم
- یک بخش وب از جدول زمانی وظایف
سایت های پروژه راهی مناسب برای تیم ها جهت مدیریت پروژه های کوچک تر و پیچیده تر فراهم می کنند. با این حال، پروژه های پیچیده با صدها یا هزاران کار و ده ها تا صدها منبع بسیار بزرگ سر و کار دارند که نمی‌توانند در یک لیست وظایف شیرپوینت مدیریت شوند.
