5 مرحله برای ایجاد یک فرایند فروش
فرایندهای فروش بسته به صنعت و محصول متفاوت است. با این حال، مراحل زیر در بین آن‌ها مشترک است.
- اهداف خود را روشن کنید
برای ایجاد یک فرایند فروش موثر، ابتدا درک روشنی از اهداف خود و شاخص‌های کلیدی عملکرد برای دستیابی به آن‌ها داشته باشید. بهتر است به جای تعیین اهداف بر مبنای فعالیت، تمرکز خود را بر روی اهدافی مبتنی بر نتیجه قرار دهید.
در قدم بعدی، فروشندگان شما باید از نقش خود در سازمان آگاه باشند و بدانند چگونه در دستیابی به هدف نهایی می‌توانند موثر واقع شوند.
- یک قیف را تصور کنید
برای توصیف فروش یک قیف را تصور کنید، از بخش پهن آن اطلاعات زیادی وارد می‌شود ولی از بخش باریک آن تنها تعداد معدودی از آن‌ها خارج شده و به نتیجه می‌انجامد.
هر مرحله از فرایند فروش دارای محاسبات مرتبط با همان بخش است. اگر یک فروشنده به طور متوسط 100 ایمیل در روز ارسال می‌کند، نرخ باز شدن مورد انتظار 25 است و نرخ پاسخ 1 خواهد بود. پس او باید حداقل 500 ایمیل در روز ارسال کند تا بتواند پنج مشتری راغب را وارد فرایند فروش کند.
- برای هر مرحله، مجموعه‌ای از معیارها تعریف کنید
هر مرحله از فرایند فروش باید معیارهای سنجش متفاوتی داشته باشد. این معیارها براساس تعداد تعاملات با مشتری و نتایج سنجیده می‌شود. به عنوان مثال در طول اولین تماس، واجد شرایط بودن مشتری را مورد ارزیابی قرار دهید.
تصویر:
قدم اول: جستجو کنید و لیستی از مشتریان محتمل را جمع‌آوری کنید.
کمی پیش روید: در ازای اطلاعات تماس، استفاده رایگان از محصولات خود را پیشکش کنید.
دورنمای فروش: برای ارائه دمو و تماس‌های اولیه بهترین زمان‌بندی را برنامه‌ریزی کنید.
جذب مشتریان: پروپوزالی از پروژه و محصول خود آماده کنید و قرارداد نهایی را ببندید.
- نتایج فرایند فروش خود را بررسی کنید
برنامه‌ریزی کنید و هر ساله روند فروش خود را مرور و تغییرات لازم را اعمال کنید، نقص‌های فرایند فروش در سال گذشته را یافته و راه‌های مؤثرتر کردن این فرایند را بیازمایید. به صورت بازه‌ای فعالیت خود و تیم‌تان را بسنجید و مشخص کنید که آیا به حد انتظار رسیده‌اید یا خیر. اگر توقعات برآورده شده بود، ادامه دهید و به دنبال بهبود عملکرد باشید. در غیر این صورت، اقدام‌های ضروری را لیست کنید.
اصلاح فرایند فروش، نقطه اوج و یا پایانی ندارد. زیرا همیشه روش‌ها و ایده‌های جدیدی وجود خواهد داشت و همین‌طور چالش‌هایی نیز با آن‌ها همراه خواهند بود.
- فرایند فروش را برای تیم خود و با همراهی خودشان ایجاد کنید
شما کسب‌وکار خود را می‌شناسید و بینشی نسبت به نحوه عملکرد فروش دارید. اما مد نظر داشته باشید که فروشندگان شما کسانی هستند که در تمام روز کاری، این سیستم را دنبال می‌کنند. بنابراین، ایده خوبی است که با تیم خود صحبت کنید و نظرات آن‌ها را بشنوید.
اگر برای اولین بار است که یک فرایند فروش ایجاد می‌کنید، با هر یک از فروشندگان خود صحبت جداگانه‌ای داشته باشید و بپرسید که چگونه فروش را انجام می‌دهند و چالش‌هایی که با آن‌ها روبه‌رو می‌شوند چه هستند.
نتایج همیشه مربوط به عملکرد تیم نیست. شما باید آزمون و خطا کنید و در نهایت با وضع قوانینی عملکرد را بهتر کنید.
فرایند فروش اتوماتیک
بخش قابل توجهی از فرایند فروش و فعالیت‌های فروشندگان، صرف نظر از مقیاس معامله، در همه تعاملات یکسان است. مراحل مختلف از این فرایند شامل بخش‌هایی هستند که امکان خودکار شدن را دارند. به طور مثال: جستجو برای یافتن مشتریان محتمل، ارسال ایمیل‌های اولیه و آشنایی و ردیابی ایمیل که بخش ثابتی از کار هستند.
هنگامی‌که یک مشتری راغب می‌شود، کار همچنان روتین باقی می‌ماند و فقط زمان‌بندی‌ها برای جلسات و پیگیری و موارد مرتبط نیاز به هماهنگی دارند.
راهکار ایده‌آل برای خودکارسازی این وظایف به واسطه یک نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) است، که تمامی اطلاعات لازم درباره مشتری از قبل در آن وجود دارد.
تخصیص سرنخ به صورت خودکار
زمان در فرایند فروش مهم است و فروشنده باید در اسرع وقت با مشتری تماس بگیرد و اگر فروشندگان منتظر مدیر خود بمانند تا کارها را میان‌شان تقسیم کند، زمان طلایی از دست می‌رود. اما یک نرم‌افزار CRM شرایط را به صورت خودکار تنظیم کرده و اطلاعات تماس را به صورت منصفانه به فروشندگان شما اختصاص می‌دهد.
کارهای روزانه را به صورت خودکار انجام دهید
آمارها حاکی از این است که یک فروشنده 21 درصد از زمان خود را صرف ارسال ایمیل برای مشتریان احتمالی می‌کند؛ درصورتی که می‌تواند این وقت را صرف تعامل با مشتریان کند. پس به سادگی با ایجاد یک ایمیل از پیش تعریف شده این کار را به صورت اتوماتیک انجام دهید. همچنین این ایمیل‌ها امکان شخصی‌سازی بر اساس مخاطب را نیز دارند.
برای مثال؛ ایمیل خوش‌آمدگویی برای فردی که به صورت آزمایشی از محصول شما استفاده می‌کند، یا ایمیل‌هایی درباره نحوه راه‌اندازی محصول، توضیح ماژول‌ها و اطلاعاتی از این قبیل که به صورت خودکار، در زمان مناسب ارسال می‌شوند.
بدانید که تیم شما در حال انجام چه کاری است
ایجاد گزارش عملکرد به صورت دستی، زمان‌بر و پر زحمت است. در عوض، با ایجاد داشبورد که از نمودارهای بصری برای گزارش‌دهی به صورت هفتگی یا ماهانه استفاده می‌کند، بهره ببرید.
می‌توانید از معیارهایی مانند تعداد ایمیل‌های ارسال شده، تماس‌های تلفنی و … برای گزارش‌گیری استفاده کنید.
ورودی‌ها را اولویت‌بندی و آن‌ها را مدیریت کنید
همه ورودی‌ها یکسان نیستند. افرادی که به ایمیل شما پاسخ داده‌اند باید بالاتر از ورودی‌هایی قرار گیرند که فقط روی آن کلیک کرده‌اند. همچنین این اولویت‌بندی را به فروشندگان خود نیز بسط داده و قوانینی برای توزیع اطلاعات مشتریان بین اعضای تیم خود وضع کنید.
چگونه موفقیت فرایند فروش خود را اندازه‌گیری کنیم؟
پس از ایجاد فرایند فروش و آموزش آن به اعضای تیم، شما می‌توانید جریان فروش و گردش مالی را مشاهده کنید. اما شما به معیارها و اهدافی برای اندازه‌گیری کمیت و کیفیت دستیابی‌هایتان نیاز خواهید داشت. پس اهداف خود را به سه دسته کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم کنید.
این اهداف و معیارها ممکن است در شرکت‌ها و صنایع گوناگون متفاوت باشد. با این حال برخی از اهداف مشترک هستند:
چشم‌انداز پرداخت
هنگامی‌که فرصت کافی در اختیار دارید، فروشندگان شما باید بتوانند مشتریان را به سمت عقد قرارداد نهایی هدایت کنند. این معیار میزان اثربخشی دمو‌های محصول، مهارت‌های رسیدگی به مشکلات مداوم مشتریان و موارد دیگر را مشخص می‌کند.
طول چرخه فروش
این معیار به متوسط تعداد روزهایی که زمان لازم است تا یک ورودی به عقد قرارداد منجر شود، اشاره دارد. معیاری برای اندازه‌گیری موفقیت فرایند فروش است که با تسهیل فعالیت‌های فروش و فرایند خرید، گردش مالی داشته باشید.
سهمیه فروش انفرادی
این معیار برای پیگیری میزان فروش هر عضو از تیم است و به شما کمک می‌کند بفهمید چه کسی عملکرد خوبی داشته و چه کسی نیاز به کمک دارد.
میزان پذیرش فرایند فروش
پس از ایجاد فرایند، بررسی کنید که آیا فروشندگان شما با آن سازگار شده‌اند یا خیر. با آنان صحبت کنید و برای بهتر کردن همه چیز برایشان تلاش کنید و بدانید که افراد شاد، بزرگ‌ترین سرمایه هر کسب‌وکاری هستند.
دقت پیش‌بینی فروش
دقت پیش‌بینی فروش و درآمد شما یکی از عواملی است که مشخص می‌کند در مسیر درستی قرار دارید یا خیر. هر چه این دقت به واقعیت نزدیک‌تر باشد، پس عملکرد شما در فرایند فروش بهتر است و اگر فاصله دارد پس باید درباره فرایند تجدید نظر کنید.
چگونه فرایند فروش را بهینه کنید
فرایند فروش وابسته به فعالیت‌های فروش است، که در نتیجه به فروش مطلوب منجر می‌شود. در ادامه چند راه برای بهینه‌سازی این فرایند ذکر شده است.
بهترین شیوه‌ها را کشف کنید
مکالمات خصوصی با بهترین اعضای تیم فروش داشته باشید تا فوت‌وفن کار را به شما بگویند. اما فقط به دنبال بهترین‌ها نباشید. به عنوان مثال، اگر 40 درصد از افراد بیشترین درآمد شما را تامین می‌کنند، تصور کنید که اگر فوت‌وفن کار با بقیه اعضا به اشتراک گذاشته شود چه تاثیری خواهد داشت.
تنگناها را حل کنید
از اعضای تیم فروش درباره چالش‌ها بپرسید، گوش دهید و برای کمک به آن‌ها به دنبال راه‌حلی برای این تنگناها باشید.
فروش فعال
فروشندگان خود را تجهیز کنید. در نتیجه این ارتقا، منتظر عملکرد بهتر آنان باشید و در نهایت درآمد بیشتری کسب کنید.
مطالب مفید، از قالب‌های ایمیل و متن پیام‌های مناسب گرفته تا آموزش‌های مداوم در زمینه‌های مختلف، می‌تواند مجموعه مهارت‌های آن‌ها را تقویت کند و آن‌ها قادر خواهند بود تا با مشتریان تعامل بهتری داشته باشند.
اشتباهات رایجی که باید از آن‌ها اجتناب کرد
فرایندی که همیشه در حال پیشروی است
فرایند فروش همیشه در حال انجام است و راهی وجود ندارد که چالش‌های جدید متوقف شوند. پس شما باید متناسب با شرایط، اهداف و رویکردهای جدیدی را بر اساس پیش‌بینی‌ها و تجزیه و تحلیل داده‌ها مد نظر قرار دهید.
عدم مستندسازی تجربیات و آموخته‌های خود
در حالی که فرایند فروش خود را با آزمون و خطا تغییر می‌دهید، مهم است که نتایج خود را ثبت کنید تا در صورت لزوم بتوانید آن را بازبینی کنید. شاید اقدامی که فکر می‌کردید مفید نبوده است، در موقعیت دیگری کارساز باشد.
تمرکز زیاد بر روی هدف نهایی و نادیده گرفتن اهداف کوچک‌تر
نداشتن اهداف کوچک‌تر و یا نادیده گرفتن آن‌ها قبل از دستیابی به هدف نهایی، منجر به هرج و مرج می‌شود. شما باید این اهداف کوچک را نیز برای رسیدن به درآمد پیگیری کنید.
