5 نکته برای متقاعد کردن رئیس سازمان برای پیاده‌سازی یک سیستم ERP
پایان سال همیشه زمانی است که سازمان‌ها باید بودجه خود را مورد بررسی دقیقی قرار دهند. این فرصت عالی‌ای است تا اهداف و راهبردهای سال آینده را تعیین کرده و برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهند. اما آیا شما تاکنون در نظر داشته‌اید که پایان سال همچنین زمانی مناسب برای پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت منابع سازمانی (ERP) است؟ در این مقاله، به بررسی این موضوع می‌پردازیم و شما را با دلایلی که ممکن است مدیران را برای استفاده از سیستم ERP متقاعد کنند، آشنا می‌کنیم.
1. شرایط خود را با اعداد توضیح دهید
یکی از موارد مهم در متقاعد کردن رئیس سازمان برای پیاده‌سازی نرم افزار ERP، توضیح دادن شرایط و مشکلات فعلی شما با استفاده از اعداد و ارقام است. رئیسان علاقه دارند تاثیر مستقیم مشکلات را بر عملکرد مالی ببینند. به عنوان مثال، می‌توانید به رئیس خود نشان دهید که چند درصد از مشتریان فروشگاه‌های شما را به دلیل ناتوانی در مدیریت موجودی و پیش‌بینی مناسب از دست داده‌اید. این اعداد می‌توانند تاثیر مخربی بر مالیات و درآمد سازمان داشته باشند و به عنوان توجیهی قوی برای پیاده‌سازی ERP عمل کنند.
2. بازگشت سرمایه ROI را نشان دهید
یکی از نکات مهم در پیاده‌سازی نرم افزار ERP، محاسبه و نمایش بازگشت سرمایه (ROI) است. ROI معیاری است که نشان می‌دهد چقدر سرمایه‌گذاری در سیستم ERP به سازمان بازگشت داده می‌شود. بدون ارائه نتایج مالی و مزایای ملموس، رئیسان ممکن است تردید کنند. بنابراین، بهتر است با دقت هزینه و منافع انتظاری از پیاده‌سازی ERP را محاسبه کنید و به رئیس خود نشان دهید که این سرمایه‌گذاری به مرور زمان به سود تبدیل خواهد شد.
3. منابع ملموس و نامشهود
برای توجیه مزایای سیستم ERP، به منابع ملموسی اشاره کنید. این منابع شامل کاهش ضایعات موجودی به لطف کنترل و برنامه‌ریزی بهتر، کاهش هزینه مواد به دلیل خرید خودکار و نظارت آسان نسبت به قبلی، هزینه نیروی کار کاهش نیافته به دلیل تخصیص بهتر کارکنان، بهبود فرآیند تولید به دلیل برنامه‌ریزی خوب و نگهداری ماشین آلات، و کاهش هزینه فروش می‌شوند. این منابع می‌توانند تاثیرات مثبتی بر مالیات و عملکرد سازمان داشته باشند.
علاوه بر منابع ملموس، به منابع نامشهودی هم اشاره کنید. این منابع شامل بهبود عملیات تجاری، موجودی انبار با پیش‌بینی‌های دقیق، بهبود خدمات مشتری و تحویل، رویه‌های استاندارد شده، مدیریت مالی بهتر، رعایت مقررات آسان‌تر، و بهبود کلی عملکرد سازمان می‌شوند. این منابع ممکن است در مدت کوتاه‌تری به دست آید و تاثیرات بزرگی را بر عملکرد سازمان داشته باشند.
4. ایجاد شخص ثالث مستقل
اگر نکات بالا می‌توانند استدلال شما را تقویت کنند، به رئیس خود پیشنهاد دهید که با شخص ثالث مستقلی آشنا شود. این شخص می‌تواند یک مشاور کسب‌و‌کار یا تیم فناوری اطلاعات باشد که تجربه و تخصص در زمینه پیاده‌سازی ERP دارند. این اشخاص می‌توانند اطلاعات بیشتری را در مورد مزایای ERP و بهترین برنامه برای اجرای آن ارائه دهند. همچنین، مهم است که این اشخاص مستقل باشند و به هیچ فروشنده ERP وابسته نباشند.
5. برنامه خود را برای به حداقل رساندن ریسک‌ها نشان دهید
یکی از مشکلاتی که ممکن است رئیسان را نگران کند، ریسک‌های مرتبط با پیاده‌سازی سیستم ERP است. بنابراین، بهتر است برنامه مدیریت ریسک خود را به رئیسان نشان دهید. این برنامه باید شامل شناسایی ممکنه مشکلات و راه‌حل‌هایی برای کاهش آنها باشد. همچنین، مشورت با مشاوران تجاری می‌تواند در به حداقل رساندن ریسک‌ها مفید باشد.
در مرحله نهایی، باید بهترین فروشنده ERP را انتخاب کنید. از آنها نسخه نمایشی سیستم را بخواهید تا رئیسان به صورت عملی بتوانند با سیستم آشنا شوند. همچنین، تشکیل یک تیم انتخاب و ارزیابی سیستم که شامل کارکنان فناوری اطلاعات، حامیان مالی، ذینفعان داخلی، حقوقی و اشخاص ثالث است، مهم است. بهتر است هر بخش فرصتی برای آزمایش سیستم داشته باشد تا تطابق سیستم با نیازهای کسب‌و‌کار را تضمین کنید.
پایان سال و فرصتی برای بهبود
در نهایت، پایان سال بهترین زمان برای بهبود عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری است. با توجیه‌های مناسب و ارائه دلایل قوی، می‌توانید رئیس سازمان را برای پیاده‌سازی سیستم ERP متقاعد کنید و به سازمان خود کمک کنید تا به اهداف خود دست یابد.
پرسش‌های متداول
1. آیا پایان سال واقعاً زمان مناسبی برای پیاده‌سازی سیستم ERP است؟
بله، پایان سال زمان مناسبی برای پیاده‌سازی سیستم ERP است زیرا این زمان فرصتی است تا اهداف و راهبردهای سال آینده را تعیین کرده و برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید.
2. چگونه می‌توانم بازگشت سرمایه سیستم ERP را محاسبه کنم؟
بازگشت سرمایه (ROI) سیستم ERP را می‌توان با محاسبه هزینه‌ها و منافع انتظاری از پیاده‌سازی سیستم محاسبه کرد. این شامل هزینه‌های سیستم و تاثیرات مالی مثبتی که از پیاده‌سازی آن بدست می‌آید می‌شود.
3. چه منابع ملموسی از پیاده‌سازی نرم افزار ERP قابل اندازه‌گیری هستند؟
منابع ملموسی از پیاده‌سازی سیستم ERP شامل کاهش ضایعات موجودی، کاهش هزینه مواد، کاهش هزینه نیروی کار، بهبود فرآیند تولید، و کاهش هزینه فروش می‌شوند.
4. چرا استفاده از شخص ثالث مستقل در پیاده‌سازی نرم افزار ERP مفید است؟
شخص ثالث مستقل می‌تواند تخصص و تجربه لازم را در زمینه پیاده‌سازی سیستم ERP داشته باشد و به رئیس سازمان اطلاعات مفیدی ارائه دهد. همچنین، این اشخاص به عنوان مشاوران مستقل عمل می‌کنند و به هیچ فروشنده ERP وابسته نیستند.
5. چگونه می‌توان ریسک‌های مرتبط با پیاده‌سازی سیستم ERP را کاهش داد؟
برای کاهش ریسک‌های مرتبط با پیاده‌سازی سیستم ERP، بهتر است شناسایی مشکلات احتمالی و ارائه راه‌حل‌هایی برای کاهش آنها را به رئیس سازمان نشان دهید. همچنین، مشورت با مشاوران تجاری و تخصصی می‌تواند در به حداقل رساندن ریسک‌ها مفید باشد.
