پنج استراتژی برتر ارتباطات داخلی سازمان

طراحی و پیاده‌سازی یک استراتژی اثربخش ارتباطات داخلی، از مهم‌ترین جنبه‌های فعالیت‌های روزمره سازمان شما به شمار می‌رود. ممکن است مدیران سازمان‌ها بهترین روش‌ها و رویه‌ها را برای برقراری ارتباط موثر با مشتریان، شرکا و حتی استخدام در دست داشته باشند، اما توجه به ارتباطات داخلی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. مدیران سازمان‌های موفق از اهمیت ویژه‌ی ارتباطات داخلی قوی غافل نیستند و هنگامی که تمرکز خود را روی ارتباطات داخلی سازمان می‌گذارند، پیشرفت در کسب‌و‌کار نمود پیدا می‌کند. تهیه و توسعه‌ی یک استراتژی ارتباطات داخلی کاملا مهندسی‌شده و همچنین طراحی برنامه‌ای جهت اجرای آن، برای موفقیت سازمان‌ شما حیاتی است. بهترین استراتژی‌های ارتباطات داخلی از مدیریت و توزیع دقیق اطلاعات نشات می‌گیرند. این استراتژی‌ها می‌توانند یک محیط جذاب را که با روابط مبتنی بر اعتماد ایجاد می‌شوند، تقویت کنند. این اعتماد به نوبه‌ی خود، فرهنگ قوی سازمان را ایجاد می‌کند. یک استراتژی ارتباطات داخلی، اهداف تجاری را در برقراری ارتباط موثر با کارکنان تعریف می‌کند و فعالیت‌هایی را برای دستیابی به این اهداف برنامه‌ریزی می‌کند. این طرح اصلی، شما را به سمت موفقیت در ارتباطات داخلی هدایت می‌کند.

منظور از ارتباطات داخلی سازمان چیست؟

ارتباطات داخلی، کلید تحویل تجارب استثنایی مشتری و کارکنان است. به همین دلیل، داشتن یک برنامه جامع و دقیق برای تعریف ارتباطات داخلی سازمان بسیار مهم است. یک برنامه ارتباطات داخلی، راهنمای روشنی برای برقراری ارتباط مداوم و موثر با کارکنان است. بنابراین کارکنان احساس می‌کنند که در مورد اهداف سازمان یا برنامه‌های بلند مدت سازمان مطلع هستند. این مطلع بودن به کارکنان این اطمینان را می‌دهد که آن‌ها می‌توانند دست به اقدامات سازنده‌ای بزنند و سهم خود را در دستیابی به این اهداف انجام می‌دهند. مدیران سازمان‌ها باید انواع راهبردهای ارتباطات داخلی را مشخص کنند و همچنین چگونگی اجرای آن‌ها را برای کارکنان شفاف‌سازی کنند. یک برنامه ارتباطات داخلی باید گفتگوهای مهم و تعامل با مدیران و شرکای اصلی در مورد استراتژی‌های ارتباط داخلی را تسهیل کند، که این برنامه‌ها می‌توانند نیازها و فرصت‌های اصلی کسب‌و‌کار را در کل شرکت فراهم کنند. همانند نحوه‌ی برقراری ارتباط با مشتریان، باید کارکنان سازمان را نیز مانند مشتریان داخلی خود بدانید. هنگامی که موفقیت کسب‌وکارها را بررسی می‌کنیم، یکی از عوامل اصلی موفقیت آن‌ها این است که مدیران اهمیت ارتباطات داخلی سازمان را به خوبی درک کرده‌اند. کارکنانی که می‌دانند سازمانشان چه کاری انجام می‌دهد و به کجا می‌رود، انگیزه بیشتری نسبت به افرادی که خارج از این موضوع فعالیت می‌کنند، ایجاد می‌کند.

مزایای یک استراتژی ارتباط داخلی موفق

درک

هنگامی که کارکنان می‌فهمند در کدام قسمت از سازمان موفق‌تر عمل می‌کنند، احساس ارزش می‌کنند.

افزایش بهره‌وری

ارتباط روشن به معنی صرفه‌جویی در وقت است، زیرا کاربران می‌دانند چه اطلاعاتی را جستجو کنند و کجا به آن‌ها دسترسی پیدا کنند.

صرفه‌جویی در هزینه

اطلاعاتی که تنها یک‌بار منتقل می‌شود، زیرا تفسیر آن‌ها آسان است. این به معنای زمان‌ کار بیشتر و سردرگمی کمتر است.

وضوح

اطلاعات موجز و کاملا متداول، درک نادرست در میان کاربران را کاهش می‌دهد.

جلوگیری از اطلاعات اضافی

یک مشکل معمول در سازمان‌های امروزی وجود اطلاعات اضافی و غیر ضروری است.

پنج استراتژی برتر ارتباطات داخلی سازمان

تاکید بر انعطاف‌پذیری

در سال 2020 بسیاری از سازمان‌ها مجبور به ایجاد انعطاف‌ زیاد در مشاغل و بخش‌های سازمانی خود شدند؛ چیزی که در سال 2021 نیز بر روی آن تاکید می‌شود. این بدان معنی است که شما به عنوان مدیر و کارمند سازمان خود باید بر تقویت آنچه که ساخته‌اید تمرکز کنید. انعطاف‌پذیری در مشاغل از مهم‌ترین اولیت‌های سازمانی محسوب می‌شود. توانایی سازگاری کارکنان با شرایط همواره در حال تغییر سازمانی، امری ضروری و اجتناب‌ناپذیر است.

شناسایی و فراهم‌کردن تاکتیک هایی برای همزیستی و بهزیستی کارکنان

برقراری ارتباط میان افراد و همچنین در انواع سازمان‌ها بسیار آسان است، اما اگر این برقراری ارتباط به یک روال طبیعی تبدیل شود، آن‌وقت برقراری ارتباطات موثر بسیار سخت می‌شود. کارکنان می‌توانند از طریق اپلیکیشن‌هایی مانند Teams یا Zoom برای برقراری ارتباطات سازمانی خود استفاده کنند، اما برقراری ارتباطات موثر داخلی چیزی فراتر از گفت‌و‌گو در فضای دیجیتال است. برقراری ارتباطات موثر داخلی و شرکت‌دادن کارکنان در فعالیت‌های اجتماعی، محاوره‌ای و رو‌در‌رو برای رفاه کارکنان سازمان حیاتی است.

استفاده از اینترانت‌های موثر

یک اینترانت هنگامی که بسیاری از ما از راه دور کار می‌کنیم (مانند کار کردن به هنگام قرنطینه) از اثربخشی بسیار زیادی برخوردار است. اگر از یک اینترانت داخلی یا آنلاین برای انجام امور سازمانی خود استفاده می‌کنید که هیچ توجهی به ارتباطات داخلی نمی‌کند، احتمالا با ورشکستگی بزرگی در سازمان خود مواجه می‌شوید و همچنین فرصت رشد را از کارکنان می‌گیرید.

توجه ویژه به امنیت

مدیریت و امنیت هر دو جنبه‌های بسیار مهم یک استراتژی ارتباط داخلی هستند. بدون سیستم‌های امنیتی، کسب‌و‌کار شما می‌تواند لحظه‌های بسیار سختی را تجربه کند. به عنوان مثال، بسیاری از سازمان‌ها با بهره‌گیری از ویژگی های مایکروسافت 365، اسناد و مدارک مهم خود را در فضای مبتنی بر ابر ذخیره می‌کنند و هرزمان که لازم باشد به آن‌ها مراجعه کرده و یا آن‌ها را تغییر می‌دهند.

استفاده از فرصت های تقویت ابزارهای منابع انسانی

با وجود اینکه بسیاری از کارکنان از راه دور به انجام فعالیت‌های سازمان خود مشغول هستند، ممکن است چندین هفته یا حتی چندین ماه طول بکشد تا یک کارمند تازه‌کار بتواند با تیم آن‌ها دیدار کند. مدیران منابع انسانی می‌توانند از ابزارهایی ماندن شیرپوینت و آفیس 365 برای برقراری ارتباطات داخلی میان کارکنان تازه‌وارد و کارکنان قدیمی استفاده کنند. مایکروسافت 365 ابزارهای بسیار زیادی را در اختیار مدیران قرار داده است تا آن‌ها بتوانند ارتباطات داخلی خود را تقویت کنند و مواردی همچون آموزش کارکنان را در اولویت استراتژی‌های خود قرار دهند.