راهنمای کامل برای شروع پروژه شیرپوینت

شیرپوینت یک پلتفرم مشترک مبتنی بر وب است که با مایکروسافت آفیس همکاری می‌کند. این پلتفرم در سال 2001 راه‌اندازی شده است و از یک مدیر تازه کار تا پروژه های نیروگاهی قوی می‌توانند محتوای سازمانی و اطلاعاتی خود را از طریق شیرپوینت مدیریت کنند. این پلتفرم یک محصول بسیار منعطف است و کاربرد پروژه شیرپوینت در بین سازمان‌های مختلف در تمامی زمینه ها بسیار قابل توجه است. شیرپوینت این امکان را به کاربران می‌دهد تا سایت‌های داخلی را ایجاد کنند و اسناد و اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

در ادامه به برخی از ویژگی‌های پروژه شیرپوینت می پردازیم:

اشتراک‌گذاری اسناد و اطلاعات

این ابزاری است که می توانید برای همکاری بین سازمانی از آن استفاده کنید و وضعیت سایر کاربران را در سازمان ارزیابی کرده و تغییرات را در صورت وقوع مشاهده کنید. چندین کاربر می‌توانند بر روی اسناد، صفحات گسترده اکسل و ارائه پاورپوینت در کنار یکدیگر کار کنند بدون اینکه با یکدیگر تضادی داشته باشند.

الگوهای سایت را بسازید و به اشتراک بگذارید

این گزینه در مورد چگونگی اصلاح سایت‌های خود با آرم، لیست، گردش کار و غیره فراهم می شود. یک وب سایت مناسب برای سازمان خود بسازید و آن تنظیمات را به عنوان الگو ذخیره کنید. یک الگو شامل چارچوب اساسی وب سایت یعنی کتابخانه‌ها، محتوا، اسناد و لیست‌های آن است. الگوها را می‌توان به سایر محیط های شیرپوینت نیز منتقل کرد و در visual studio آنها را باز کرده و بارگذاری نمود.

یک سایت تیمی با مجوزهای دقیق ایجاد کنید

وارد آفیس 365 شده و دستورالعمل‌های جادویی تولید را برای ساخت یک سایت تیمی دنبال کنید. در طول مراحل راه اندازی، لیست های ایمیل گروهی را ایجاد کنید تا دسترسی کاربران به سایت را مدیریت کنید. دسترسی کاربر برای همه افراد در یک سازمان یا فقط گروه های انتخاب شده قابل دسترس است.

سفارشی سازی توسط دیدگاه های شیرپوینت

نماهای شیرپوینت را تنظیم کنید تا بینشی سریع درباره ستون های خاص لیست ها و کتابخانه‌ها کسب کنید یا سبک جذاب‌تری را ایجاد کنید، مانند نمای فیلتر صندوق ورودی ایمیل. میتوانید یک منوی کشویی ایجاد کنید که به شما بگوید چه کسی روی چه پروژه ای کار می‌کند یا می توانید ستونی را اضافه کنید که در طول چرخه عمر با آیتم مکان شما را نشان دهد.

تنظیم هشدارها

شیرپوینت می تواند پیکربندی شود تا هر زمان که مورد خاصی در کتابخانه تغییر می‌کند یا هرچیز دیگری در کتابخانه عوض می‌شود، برای شما اعلانی ارسال شود. این قابلیتی بسیار سودمند است زیرا شما مجبور به بازگشت و بررسی دستی هر سایت شیرپوینت برای تغییرات نخواهید بود. با استفاده از دکمه هشدار من، در نوار ابزار داده‌ها می‌توان هشدارها را تنظیم کرد و به کاربر برای کل کتابخانه یا در هر مورد خاص هشدار داد.

وقتی برای اولین بار وارد یک سایت شیرپوینت جدید می‌شوید، صفحه‌ای شبیه به شکل زیر مشاهده می‌کنید:

ویژگی های جدید که در این صفحه قابل مشاهده است:

• بخش تعدد یا frequent مجموعه ای از مواردی را که اخیرا روی آنها کار کرده‌اید و مواردی را که افرادی که در تیم شما هستند یا با آنها مرتبا در ارتباط هستید را نشان می‌دهد.
• برای دسترسی آسان، می‌توانید روی نماد ستاره در گوشه سمت راست بالای هر سایت کلیک کنید تا سایت را دنبال کنید و هنگام ورود به شیرپوینت از آن استفاده کنید.
• بخش پیوندهای ویژه جایی است که مدیران می‌توانند پیوندهای مهمی را به مناطق سایتی که ممکن است به آنها نیاز داشته باشید، پیوند دهند.
• مواردی مانند پیوندهای سایت منابع انسانی، درخواست تعطیلات و مرخصی، شبکه های اجتماعی سازمانی و موارد دیگر. این بخش را مانند نوار راه اندازی سریع تصور کنید، اما نوار مجموعه‌ای است که توسط بخش IT تنظیم می‌شود. معمولا وقتی سایتی را طراحی می‌کنید، یک پیوند ویرایش نیز خواهید داشت که می‌توانید برای پر کردن چنین بخش‌هایی از آن استفاده کنید.

هنگامی که وارد سایت شدید، با بخش های زیر مواجه می شوید…

بخش اعتبارنامه. این منو هنگامی که بر روی نام نمایشی خود در گوشه سمت راست بالای صفحه وب کلیک می‌کنید، به آن دسترسی پیدا می‌کنید و این جایی است که می‌توانید به سایت وارد شوید و یا از آن خارج شوید.

روبان شیرپوینت آنلاین دارای بخشی به نام روبان یا همان پانلی است که در بالای پنجره قرار دارد و تقریبا همه عملکردهای ممکن در یک صفحه مشخص را دسته‌بندی می‌کند و نمایش می‌دهد.

اکثر صفحات پروژه شیرپوینت به طور پیش فرض برگه جستجو را روشن کرده اند که به شما کمک می‌کند در میان صفحات سایت پیمایش کنید و ببینید که چگونه به صفحات فعلی رسیده‌اید. در زیر روبان سمت راست، جعبه جستجو را پیدا خواهید کرد، جایی که می‌توانید هر نوع جستجو را تایپ کرده، روی نماد ذره بین سمت راست کلیک کنید و سپس از موتور نمایه‌سازی در سایت استفاده کنید تا نتایج جامعی از هر فایلی که شامل عبارت جستجویی شما باشد، ارائه دهد. نوار راه‌اندازی سریع که در سمت چپ صفحه وب شیرپوینت شما قرار داد، به شما کمک می‌کند تا از بین قسمت‌های مختلف سایت، از جمله لیست‌های مختلف، کتابخانه‌ها و غیره به قسمت‌های دیگر منتقل شوید.

انواع محتوای سایت شیرپوینت

• صفحه: صفحه در پروژه شیرپوینت دقیقا همان چیزی است که به نظر می‌رسد، صفحه ای که با استفاده از قابلیت ویرایشگر در شیرپوینت قابل ویرایش است.
• کتابخانه اسناد: می‌توانید یک کتابخانه اسناد ایجاد کنید که به شما امکان می‌دهد پرونده های ورود و سایر پرونده ها را برای به اشتراک گذاری بارگذاری کنید.
• انواع دیگر کتابخانه ها: کتابخانه‌های دیگری وجود دارد که فرم های XML را ذخیره می ‌کند و تجارت شما می تواند از آنها برای هدایت اطلاعات از طریق InfoPath استفاده کند.
• لیست: لیست ها مجموعه موارد مشابهی هستند که شما می توانید از لیست پیوندها، اطلاعیه ها، تقویم و غیره لیستی متناسب با نیازهای سازمانی خود تهیه کنید.
• یک سایت: سایت ها اساسا مجموعه ای از محتوا هستند. بنابراین شما می توانید در زیر سایت اصلی شیرپوینت خود سایت‌هایی دیگر ایجاد کنید تا مطالب مرتبط را که شایسته تمرکز هستند جمع‌آوری کنید.