تکنیک های استفاده از شیرپوینت به بهترین روش در سازمان ها

مایکروسافت شیرپوینت یک پلت فرم مبتنی بر وب است که می تواند برای انواع سازمان ها و در هر اندازه ای استفاده شود. این پلت فرم می تواند به عنوان مکانی برای مدیریت و ذخیره اسناد مورد استفاده قرار گیرد. از مزایای استفاده از شیرپوینت می توان به این نکته اشاره کرد که تیم توسعه دهنده شما می تواند بر روی توسعه آنچه در شرکت نیاز دارید کار کند. شیرپوینت مانند جعبه ای از قطعات است که می تواند با چیدمان مختلف آنها محصول مورد نیاز خود را پیاده سازی نمایید.

در ادامه به 5 نکته طلایی برای استفاده از شیرپوینت در کسب و کار اشاره می شود:

1. اطمینان حاصل کنید که اسناد شما قابل دسترس هستند: قابلیت جستجوی شیرپوینت یک ویژگی ارزشمند است و راه های مختلفی وجود دارد که می توانید با استفاده از این ابزار قدرتمند، مدیریت اسناد را بهبود بخشید. قسمت عنوان همان چیزی است که ابتدا در نتایج جستجو نمایش داده می شود، بنابراین اگر همان عنوان را تکرار می کنید یا یک عنوان منحصر به فرد را ارائه نمی دهید، ممکن است در بین تمام اسناد موجود در شیرپوینت گم شود. هنگام جستجو برای بهبود نتایج می توانید از فراداده (metadata) برای برچسب گذاری اسناد با ویژگی های اختیاری استفاده کنید.
2. استفاده از هشدار های شیرپوینت را بیاموزید: یکی از کم استفاده ترین ویژگی های شیرپوینت، هشدارهای شیرپوینت است که به کاربران امکان می دهد در صورت تغییر هر چیزی در کتابخانه یا لیست، هشدارهایی را در قالب ایمیل دریافت کنند. می توانید از به روز رسانی های یک پوشه، سند یا موارد دیگر مانند یک کار یا رویداد مطلع شوید. در واقع، شما میتوانید از هشدارهای شیرپوینت برای اطلاع رسانی در مورد تغییرات تقویم استفاده کنید، زیرا تقویم شما در واقع لیستی در شیرپوینت است.
3. لیست هایی را در اکسل ایجاد کرده و آنها را به شیرپوینت منتقل نمایید: برخی از کاربران مشتاق اکسل، توانایی استفاده از ابزار صفحه گسترده برای وارد کردن اطلاعات زیاد به آن را دوست دارند. خوشبختانه، با شیرپوینت می توانید صفحات گسترده را به راحتی به عنوان یک لیست شیرپوینت وارد کنید. داده ها را در صفحه گسترده اکسل خود جمع کرده و شیرپوینت را باز کنید. سپس گزینه های بیشتر را از فهرست اقدامات سایت انتخاب کرده و از قسمت لیست، وارد کردن صفحه گسترده را انتخاب کنید. اکنون داده های خود را در لیست شیرپوینت خواهید داشت تا از هر جایی به آنها دسترسی داشته باشید.
4. برای تشویق به پذیرش شیرپوینت روی آموزش تمرکز نمایید: پلتفرم شیرپوینت دارای ویژگی های زیادی برای هر کسی در شرکت است دارد که باید همه آنها را بشناسند، بنابراین بسیار مهم است که آموزش های مناسب هم هنگام انتقال شیرپوینت و هم پس از تصویب کامل پلتفرم ارائه گردد. این کار به کارمندان اجازه می دهد تا به طور مداوم از ویژگی های مفید شیرپوینت اطلاعات جدیدی کسب نمایند.
5. به افزونه های شیرپوینت نگاهی بیندازید: روش دیگر برای بهره مندی بیشتر از شیرپوینت، استفاده از افزونه ها است که برای پاسخگویی به نیازهای طیف وسیعی از مشاغل مختلف، ایجاد شده اند. برای این که بدانید این افزونه ها تا چه حد می توانند کار کامندان و شما را راحت تر کنند، حتما سری به فهرست افزونه های شیرپوینت بزنید.