ضبط اسناد
فرآیند ثبت و ضبط اسناد، شامل اسکن یک سند فیزیکی و ذخیره آن به‌عنوان یک تصویر دیجیتالی در سیستم اسناد سازمان است. با این حال، در زمینه مدیریت اطلاعات سازمانی، ایجاد یه پرونده دیجیتال تصویری، اغلب برای اهداف تجاری کافی نیست. برای اسناد دست‌نویس و حاوی متن، ضبط معمولا شامل فرایندهایی مانند تشخیص بصری کاراکتر یا OCR است، به‌طوری که می‌توان به اطلاعات موجود در سند مربوطه دسترسی پیدا کرد و با سیستم‌های اطلاعاتی سازمان ادغام کرد. توانایی ضبط اسناد و در‌دسترس قرار دادن اطلاعات موجود در اسناد به دلایل امنیتی مانند الزامات انطباق نظارتی، امنیت اطلاعات و فضای رقابتی کسب‌و‌کار از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. سیستم مدیریت اسناد سازمانی یا EDM نمای واحدی از اسناد سازمانی ایجاد می‌کند و ابزارهای گردش کار را برای نظارت و کنترل تغییرات در اسناد فراهم می‌کند. برای تسهیل فرآیند نظارت و کنترل، نمایه‌سازی و برچسب‌گذاری اسناد در کلیه قالب‌ها، از جمله چندرسانه‌ای باید انجام شود تا کاربران بتوانند با جستجوی کلمه کلیدی یا یک متن کامل، به سرعت به سند مورد نظر دسترسی پیدا کند. بسته به پیچیدگی نرم‌افزار مورد استفاده در سازمان و همچنین میزان اسناد موجود، فرآیند ضبط اسناد به دو گونه صورت می‌گیرد:
- پایه: این نوع روش شامل اسکن و ذخیره یک سند در رایانه یا شبکه مشترک سازمانی است. در این حالت، سند قابل جستجو نیست و در‌برابر حذف تصادفی یا دسترسی غیرمجاز محافظت نمی‌شود. معمولا این روش ضبط اسناد برای مشاغل و کسب‌و‌کارهای کوچک که با معاملات و اسناد کم سروکار دارند کافی است.
- پیشرفته: این نوع ضبط اسناد، استخراج و دقت بالا در طبقه‌بندی اسناد و همچنین دسته‌بندی آن‌ها براساس تجزیه‌و‌تحلیل محتوا را فراهم می‌کند. این روش برای کسب‌و‌کارهای بزرگی مناسب است که به مقررات انطباق ملزم هستند و دارای اسناد زیادی از انواع مختلف مانند نقشه، مدل‌های سه بعدی و غیره هستند.
به کمک فرآیند ضبط اسناد که یک عملکرد بسیار مهم در نرم‌افزار مدیریت محتوای سازمانی است، می‌توانید کلیه پرونده‌های فیزیکی را به داده‌هایی که در سیستم رایانه شما ذخیره می‌شوند تبدیل کنید. بسیاری از سازمان‌ها پرونده‌های کاغذی خود را برای اهداف پشتیبانی نگهداری می‌کنند، اما اگر از ضبط سند برای ایجاد یک فایل مرجع دیجیتال استفاده کنید، دیگر نگهداری پرونده‌های کاغذی حجیم ضروری نیست و شما می‌توانید نسخه دیجیتالی کلیه پرونده‌ها را در این فایل مرجع نگهداری کنید. همچنینی می‌توانید فایل داده‌ها را به سادگی ایجاد کنید و سپس تهیه نسخه‌های دیگر از یک پرونده در درایو‌های پشتیبان بسیار ساده خواهد بود. از این نسخه‌ها می‌توان به‌هنگام نیاز و درصورت گم شدن نسخه اصلی استفاده کرد.
خواه یک پرونده اطلاعاتی ساده باشد که به‌صورت الکترونیکی ایجاد شده است، یا یک فایل ذخیره‌شده از طریق ضبط اسناد، اطلاعات در سیستم شما همواره قابل جستجو هستند. هنگامی‌که یک سند فیزیکی را بارگذاری می‌کنید، این سند به پرونده‌های متنی واقعی ترجمه می‌شود. بنابراین می‌توانید این سند را به‌راحتی جستجو کنید و به همان روشی که می‌توانید فایل‌های دیگر رایانه خود را بازیابی کنید و بنابراین مجبور نخواهید شد که وقت زیادی را صرف پیگیری و پیدا کردن اطلاعات کنید.
انتقال و بارگذاری پرونده‌ها معمولا فرآیند بسیار سخت و وقت‌گیری برای تمام کسب‌و‌کارها است. برای هر سند مجزا، باید اسکن هر صفحه را بصورت جدا بارگذاری کرد. با ضبط اسناد، شما حتی نیازی به اسکنر ندارید و قطعا وقت خود را در بارگذاری صفحه به صفحه پرونده تلف نمی‌کنید. در عوض، می‌توانید به راحتی عکس یک سند را بگیرید و بلافاصله در سیستم خود بارگذاری کنید. حتی اسنادی که با یک دستگاه تلفن همراه ضبط می‌شوند به اسنادی کاملا قابل جستجو و اسکن شده تبدیل می‌شوند.
فناوری‌های مورد استفاده در فرآیند ضبط اسناد
تشخیص بصری کاراکتر یا OCR
نرم‌افزار OCR متن ماشینی را می‌خواند و آن را به متن قابل خواندن برای برنامه‌های رایانه‌ای تبدیل می‌کند و حتی می‌توان این متن را اصلاح کرد.
شناسایی هوشمند شخصیت یا ICR
این مورد برای تشخیص متن دست‌نویس استفاده می‌شود. به‌عنوان مثال، برای شرکت‌های مدیریت املاک که معمولا متقاضیان فرم‌ها را با دست پر می‌کنند، این تکنولوژی بسیار سودمند خواهد بود.
تشخیص علامت بصری یا OMR
OMR نشانه‌های ساده، گروهی یا تطابقی مدل را علامت‌گذاری می‌کند که افراد برای نشان‌دادن پاسخ‌های خود از آن‌ها می‌توانند استفاده کنند. این فناوری به‌طور گسترده‌ای در امتحانات، انتخابات، نظرسنجی‌ها و موارد مشابه دیگر استفاده می‌شود.
تشخیص بصری بارکد یا OBR
این فناوری بارکدهای اضافه شده به اسناد را تشخیص می‌دهد و اجازه می‌دهد نامگذاری خودکار، فهرست‌بندی و سازماندهی پرونده‌ها براساس اطلاعات بارکد تعبیه شده انجام شود.
استخراج به‌صورت آزاد
این فناوری استخراج داده‌ها، فرم‌هایی مانند برنامه‌ها، نظرسنجی‌ها و فاکتورها را مهیا می‌کند. این تکنولوژی به شما کمک می‌کند تا از روتوش دستی اسناد جلوگیری کرده و تصاویر اسکن شده فرم‌ها را به یک فایل PDF قابل ویرایش تبدیل کنید.
مراحل ضبط اسناد
- وارد کردن: در این مرحله، داده‌ها وارد نرم‌افزار ضبط اسناد می‌شوند.
- پردازش: نرم‌افزار ثبت اسناد، متن را به یک قالب قابل خواندن تبدیل می‌کند.
- اعتبارسنجی: نرم‌افزار ضبط اسناد، یک سند گرفته‌شده را در برابر سطوح مختلف آستانه‌ای از پیش تعیین‌شده تحلیل می‌کند.
- طبقه‌بندی: نرم‌افزار اسناد را خوانده و بسته به نوع آن‌ها، مانند سفارش، بارنامه، رسید و غیره، آن‌ها را به‌طور خودکار طبقه بندی و مرتب می‌کند.
- نمایه‌سازی: یک سند تبدیل به یک نمایه می‌شود که آن را برای جستجو و بازیابی در دسترس قرار می‌دهد.
- استخراج: فراداده درون اسناد شناسایی می‌شود و سیستم اجازه می‌دهد تا اسناد را با فراداده از طریق جستجوی پایگاه داده پیدا کنید.
- تحویل: اسناد ضبط شده و معتبر به مخزن منتقل می‌شوند و همچنین می‌توانند در گردش کار خودکار گنجانده شوند.
