سناریوهایی که به ERP نیاز دارند
ای آر پی (ERP) یا برنامه‌ریزی منابع انسانی، یک راه‌حل هوشمند تجاری و سیستم اطلاعاتی است که با هدف متحد سازی و فراگیری فرایندهای مختلف سازمان از جمله مدیریت مالی، منابع انسانی، عملیات و غیره طراحی شده است. سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی این امکان را فراهم کرده است که سازمان‌ها بتوانند در یک مکان واحد، فعالیت‌های تجاری خود را بهینه کرده، بهره‌وری و سودآوری آنها را افزایش دهند. بطور معمول، بسیاری از فعالیت‌های تجاری هزینه‌های زمانی و مالی بسیاری را برای سازمان به همراه دارد، اما پیشرفت‌های فناوری و امکان پیاده‌سازی ERP در فضای ابری، به سرعت‌دهی و افزایش بهره‌وری این فعالیت‌ها در سازمان کمک کرده است.
سناریو‌های محتاج به یک سیستم ERP در کسب‌و‌کار
فرایندهای دستی و هرج‌و‌مرج سازمانی
هنگام شروع فعالیت تجاری، بسیاری از صاحبان کسب‌و‌کار سعی می‌کنند تا با حداقل سرمایه‌گذاری ممکن و با راه‌حل‌های اقتصادی و ساده برای مدیریت فرایندهای تجاری، همچون استفاده از اکسل برای مدیریت فروش و مشتریان، کار خود را شروع کنند. اگرچه این روش‌های سنتی کارآمد و معتبر هستند، اما با گذشت زمان و همچنین افزایش فعالیت‌های تجاری سازمان، این فرایندهای سنتی ناکارآمد و در نتیجه باعث اتلاف وقت و سرمایه می‌شوند. این موانع رشد مقیاس‌پذیر، منجر به سناریوی غیر مولدی می‌شود که در آن نه از زمان و نه از منابع به درستی استفاده می‌شود.
ناتوانی در تشخیص اطلاعات درست
از بین رفتن و عدم بهره‌برداری درست از اطلاعات، از دلایل دیگر استفاده از سیستم ERP است. اگر ما قادر به دانستن وضعیت سازمان خود به روشی درست و دقیق نباشیم، بنابراین هدایت سازمان به سمت استراتژی‌های تدوین شده بسیار سخت خواهد شد. بدون داشتن داده‌های درست یا تجزیه و‌تحلیل‌های مرتبط با آنها، هیچ پیشرفتی عاید سازمان نمی‌شود. تکیه زیاد بر شهود و تجربه در سازمان، عاملی بسیار مشهود در میان بسیاری از کسب‌و‌کارهای امروزی، پیشرفت را دشوارتر خواهد کرد. اجرای صحیح یک راه‌حل مبتنی بر ERP در یک سازمان در هر ماه بهره‌گیری از ابزار هوش تجاری یا Business Intelligence، امکان تبدیل داده‌های سازمانی را به اطلاعات مفید قابل تجزیه و‌تحلیل فراهم می‌کند. اگر روند فعلی استخراج اطلاعات از کسب‌و‌کار شما بسیار پیچیده و مشکل است، به احتمال فراوان شما به یک راه‌حل مدیریتی جدید نیاز دارید.
احتمال و عدم کنترل
مورد دیگری که ما را ملزم به استفاده از ERP می‌کند، عدم کنترل فرایندهای سازمانی است. همزمان با رشد، طبیعی است که بسیاری از فرایندهای دستوری را در سازمان از دست دهیم. بنابراین، باید به دنبال راه‌حل‌های تجاری هوشمندی باشیم که بتوانیم فرایندهای تجاری را خودکار کنیم. اگر بتوانیم وظایف تکراری و کم ارزش را به صورت خودکار انجام دهیم، منابع ارزشمندتری را می‌توان به فرایندهای ارزشمندتر اختصاص داد.
کاهش فروش
یکی از هشدار‌دهنده‌ترین شاخص‌های استفاده از ای آر پی، از دست دادن یا کاهش فروش سازمان است. اگر این ضررها ناشی از کمبود سهام یا تاخیر در تولید باشد، به احتمال زیاد منابع انسانی یا فنی اشباع می‌شوند. اگر اهداف تعیین شده سازمان محقق نشوند، به احتمال زیاد زمان آن فرا رسیده است تا از سیستم‌های جدید مدیریتی مانند ERP برای صرفه‌جویی در زمان، هزینه و همچنین اتوماسیون اداری استفاده کنید.
مواردی که باید به هنگام انتخاب ERP به آنها توجه کنید
- استراتژی کسب‌و‌کار: تیم مدیریت سازمان باید اولین قسمتی باشد که به اجرای سیستم جدید متعهد می‌شود. این بخش مسئول ارائه یک نمای کلی از اجرای نرم‌افزار جدید است و اولین ذینفع نیز خواهد بود. استفاده از سیستم ERP با ادغام کلیه داده‌های به‌دست آمده در یک مکان واحد، داده‌هایی را استخراج می‌کند که دارایی تمام متغیرهای مورد استفاده در سازمان است و تمام بخش‌های سازمان را به هم نزدیک می‌کند. این کار به شما کمک می‌کند تا بتوانید استراتژی تجاری خود را با تصمیم‌گیری دقیق و تعیین اهداف آینده، تدوین کنید.
- استراتژی اجرا: شما باید تیمی داشته باشید که اجرای ERP را بر عهده داشته باشد، پروژه و دامنه آن را درک کرده و به آن متعهد باشد. اگر این تیم را ترغیب کنید که انگیزه خود را حفظ کند و به شما در انتقال فلسفه جدید کار کمک کند، اجرای ERP بسیار موفقیت آمیز خواهد بود.
- مدیریت تغییر: مهمترین چالش به هنگام اجرای ERP، خروج از منطقه امن خواهد بود. بدین ترتیب، شما با آنچه که قبلا آشنا بودید راحت‌تر برخورد می‌کنید و اغلب در برابر تغییر مقاومت خواهید کرد. مسئولیت این وظیفه، تیم منابع انسانی خواهد بود تا با استفاده از افرادی که مسئولیت هدایت اجرای نرم‌افزار جدید را دارند، هماهنگ شود و این تغییر را در سازمان ساده و راحت کند.
عملکردهای کلیدی ERP
- عملکردها: ما باید تمام نیازهای مدیریتی سازمان خود را ارزیابی کنیم و مطمئن شویم که ای آر پی می‌تواند تمام این نیازها را برآورده کند. از طریق ERP، باید فاکتورگیری، مدیریت مشتری، تولید، مدیریت حقوق و دستمزد را با هم متحد کرد. بعلاوه، باید مطمئن شد که این نرم‌افزار در دستگاه‌های مختلف کار می‌کند و هر زمان که نیاز باشد بتوان از آن به راحتی استفاده کرد.
- سهولت استفاده: تجربه کاربری، کلید موفقیت اجرای نرم‌افزار ERP جدید است. این یک عنصر حیاتی در تسهیل مدیریت تغییر خواهد بود. اگر استفاده از آن آسان باشد و به دانش فنی بالایی احتیاج نباشد، اجرای آن سریع‌تر شده و بهره‌وری و اثربخشی تیم‌ها نیز افزایش می‌یابد.
- مقیاس‌پذیری: راه‌حلی که ما پیاده‌سازی می‌کنیم نه تنها باید با نیازهای فعلی، بلکه با نیازهای آینده ما نیز سازگار باشد. تغییرات تکنولوژیکی سریع هستند و ما به ابزاری نیاز داریم که آماده سازگاری با نیازهای جدید بازار باشد.
- ضمانت شده: ما باید نرم‌افزار مدیریتی را انتخاب کنیم که دارای پشتیبانی تلفیقی، داستان موفقیت و ضمانت‌های دیگر باشد. همچنین باید پشتیبانی پس از فروش و به‌روز‌رسانی‌های مربوطه را به ما ارائه دهد و تغییرات و به‌روزرسانی‌ها را نیز در اختیار ما بگذارد.
- امنیت: همه سازمان‌ها کم و بیش با داده‌های حساس حاوی اطلاعات تجاری سر‌و‌کار دارند. مدیریت صحیح تمام این اسناد نه تنها به ما اجازه می‌دهد تا با مقررات مطابقت داشته باشیم، بلکه مدیریت بهتر داده‌ها و دانش بهتر مشتریان را نیز تضمین می‌کنیم.
