اینترانت منابع انسانی چگونه باعث افزایش بهره‌وری سازمان می‌شود؟
در دنیای کسب‌وکارهای امروزی، با پیچیدگی بیشتر و رقابت شدیدتر در بازار، بسیاری از کسب‌وکارها در حال تغییر و تحول هستند. همچنین، با شیوع همه‌گیری کرونا در سراسر جهان، توسعه و مدیریت نیروی کار متعهد برای کسب‌وکارها چالش بسیاری را به دنبال داشته است. به همین دلیل، بخش منابع انسانی در سازمان‌ها همواره سعی می‌کند تا با ایجاد محیط کاری مناسب، به کارکنان خود کمک کند تا سطح بهره‌وری و کارایی را افزایش دهند، حتی در شرایط کاری از راه دور.
یکی از راه‌حل‌های ساده و کارآمد برای ایجاد این محیط کاری، استقرار یک پرتال منابع انسانی دیجیتال با استفاده از سیستم آفیس 365 HR است. با استقرار یک اینترانت منابع انسانی (مانند شیرپوینت برای بخش منابع انسانی) در کسب‌و‌کار، نه تنها فرایندهای مربوط به منابع انسانی برای کارکنان ساده‌تر می‌شود، بلکه کلیه بخش‌های سازمان نیز ثبات و هماهنگی بیشتری را حفظ می‌کنند.
با استفاده از پرتال منابع انسانی دیجیتال، کارکنان می‌توانند به راحتی به اطلاعات مربوط به شرایط کاری خود، مانند حقوق و مزایا، مرخصی‌ها و اطلاعیه‌های مهم دسترسی پیدا کنند. همچنین، با استفاده از این پرتال، بخش منابع انسانی نیز می‌تواند فرایندهای خود را بهبود دهد و با ارائه خدمات بهتر به کارکنان، به افزایش رضایت آن‌ها از محیط کاری کمک کند.
اما چگونه؟ بیایید بررسی کنیم که چگونه یک سیستم آفیس 365 HR می‌تواند عملکردها و فرایندهای منابع انسانی متنوع را تقویت کند. در این مقاله سعی شده است تا به بررسی چگونگی عملکرد سیستم آفیس 365 HR در جهت تقویت عملکرد ها و فرایندهای منابع انسانی، پرداخته شود:
- یکی از وظایف اصلی بخش منابع انسانی در یک کسب‌و‌کار، شفاف سازی فرایندها و رویه‌های اصلی در کسب‌و‌کار است. هنگامی که سیستم منابع انسانی فرایندها را شناسایی و مشخص کند، می‌تواند آن‌ها را با استفاده از پورتال اینترانت منابع انسانی خودکار کرده و از انجام اتوماتیک این رویه‌ها اطمینان حاصل کند.
- یک پرتال شیرپوینت HR، فرایندهای منابع انسانی سازمان را به عملیات DIY تبدیل کرده، منابع را به راحتی در سیستم ذخیره می‌کند و همچنین کلیه منابع را منطبق بر سناریوهای کاری مورد انتظار کارکنان ساده می‌کند.
- یکی دیگر از ویژگی‌ها و قابلیت‌های اصلی شیرپوینت برای بخش منابع انسانی، معرفی یک فناوری جدید یا ارتقاء یک فناوری قدیمی است. قبل از معرفی و ایجاد یک تغییر جدید در اینترانت منابع انسانی، تیم منابع انسانی می‌تواند کلیه الزامات، مزایا و پروسه تغییر فرایندها را به طور کامل تجزیه و تحلیل کرده و سپس تغییرات را در سیستم اینترانت اعمال کند.
- سیستم منابع انسانی آفیس 365 به توسعه یک راه حل ساده و کاربردی در جهت کنترل وظایف منابع انسانی کمک بسیار می‌کند؛ بطوریکه کارکنان منابع انسانی دیگر نیازی به حفظ کردن اعتبارنامه‌های ورود به سیستم برای اجرا یا کنترل دسترسی به چندین وظیفه را ندارند.
از میان راه‌حل‌های چندگانه اینترانت، سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت برای بخش منابع انسانی ساده‌ترین و موثرترین راه‌حل سازمانی است. علاوه‌براین، اینترانت منابع انسانی، مدیریت عملیات اصلی و کاربردی منابع انسانی مانند فعالیت‌های داخلی سازمان، مدیریت مرخصی کارکنان، بازپرداخت هزینه‌ها، مدیریت حقوق و دستمزد، جداسازی کارکنان و غیره را تقویت می‌کند. اینترانت منابع انسانی ابزارهای متعددی را برای مدیران فرایندها در جهت سهولت انجام آن‌ها ارائه می‌دهد. در ادامه قابلیت‌های ارائه شده توسط یک سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت را بررسی می‌کنیم:
- استخدام کارکنان: کارکنان جدید در سازمان می‌توانند به کمک پورتال شیرپوینت HR، اسناد سازمانی را بررسی کرده و همچنین این سیستم بصورت اتوماتیک یادآوری‌های مستمری را برای تکمیل سریع نیازمندی‌های سازمانی به مدیر بخش، بخش فناوری اطلاعات و تیم مدیریت ارسال می‌کند. پرتال شیرپوینت با استفاده از قابلیت‌های خود به همگام‌سازی یکپارچه‌ی فرم‌های سازمانی با دایرکتوری کارکنان و حفظ رکوردهای به روز در سیستم اینترانت می‌شود.
- ابزار دایرکتوری کارکنان: شیرپوینت منابع انسانی، جستجو و دسترسی به کارکنان بخش‌ها و مناطق مختلف را از یک پایگاه داده متمرکز فراهم می‌کند. این پرتال همچنین کاربران را قادر می‌سازد تا با استفاده از فیلترهای ارائه شده همچون نام، عنوان شغل، مکان و غیره، جستجوی پیشرفته خود را انجام دهند.
- مدیریت زمان خارج سازمان: ابزاری موثر برای مدیریت مرخصی و ادغام آن با سیستم حقوق و دستمزد است. ویژگی تایید چندسطحی هوشمند سیستم آفیس 365 این اطمینان را به شما می‌دهد که به تمام مدیران و تیم‌های منابع انسانی مربوطه در مورد درخواست‌های مرخصی کارکنان، یادآوری ارسال شود. منابع انسانی حتی می‌تواند تعداد مرخصی‌های مجاز را تعیین کند، تعطیلات رسمی را برای کارکنان مشخص کرده و تقویم را برای اساس نیازهای سازمانی تغییر دهد.
- ابزار Time sheet plus: با استفاده از این ابزار، کارکنان به راحتی می‌توانند ساعات کاری اختصاص داده شده به چندین پروژه را به ترتیب در برگه‌های ردیابی مخصوصی ثبت کنند. علاوه بر این، این برگه‌ها پس از تکمیل، توسط مدیران وظیفه تایید می‌شوند و همچنین پس از اعمال تغییرات، به کارکنان اجازه داده نمی‌شود تا تغییرات بیشتری را وارد کنند.
- ابزار بازپرداخت هزینه: ابزار بازپرداخت هزینه باعث می‌شود تا کل چرخه گزارش هزینه سازمان، ساده و اتوماتیک شود. کارکنان همچنین به کمک پرتال شیرپوینت منابع انسانی می‌توانند صورت‌حساب‌ها، رسید‌ها، فاکتور‌ها و دیگر اوراق سازمانی را در قالب فرم‌های دیجیتال اسکن و آپلود کنند.
- سیستم مدیریت اسناد: بخش مدیریت اسناد اینترانت منابع انسانی، تمام اطلاعات موجود را در اشکال مختلف ذخیره می‌کند. به علاوه، سابقه کامل کارکنان را از زمان ورود تا زمان جدایی ثبت و حفظ می‌کند. تیم‌های منابع انسانی می‌توانند یک مخزن متمرکز ایجاد کرده و به کلیه اسناد دسترسی ایمنی داشته باشند.
اینترانت منابع انسانی با توجه به مزایایی که بخش منابع انسانی و کل کسب‌و‌کار ارائه می‌دهد، به یک نقطه قوت برای کل سازمان تبدیل شده است. سیستم آفیس 365 منابع انسانی، می‌تواند کل تجارت و فرهنگ کاری سازمان شما را به راحتی متحول کند. سیستم منابع انسانی می‌تواند ارزش‌ها، خط مشی‌ها و رویه‌های سازمانی را با استفاده از اینترانت در عملیات روزانه کارکنان به درستی القا کند. همچنین شما می‌توانید سناریوهای منسجمی را با استفاده از اینترانت تنظیم کرده و با استفاده از این سناریوها، نیروی کار خارج از سازمان را به تیم‌هایی سازنده، مشارکتی و یکپارچه تبدیل کنید.
با استقرار موفقیت‌آمیز اینترانت منابع انسانی (شیرپوینت برای بخش منابع انسانی) در سازمان، شما همزمان می‌توانید در ایجاد برند سازمانی قوی، حمایت و مدیریت کارکنان، تقویت عملیات و بهبود فرایندهای سازمانی گامی بلند برداشته و در نهایت تغییرات بسیار بزرگی را در سیستم منابع انسانی سازمان خود ایجاد کنید.
