دلایل استفاده از شیرپوینت آنلاین

در این مقاله می‌توانید با دلایل استفاده از شیرپوینت آنلاین آشنا شوید. اگر تا بحال اسم شیرپوینت را نشنیده‌اید، باید بگوییم مزیت بزرگی را از دست داده‌اید! شیرپوینت آنلاین یک منبع فوق‌العاده است که به رشد کسب‌وکارتان کمک و فرایند کاری را تسهیل می‌کند.

بیش از 20 سال از عرضه شیرپوینت می‌گذرد و حالا این راهکار کارآمد تحت نسخه‌ای جدید به نام Sharepoint Online ارائه می‌شود. شیرپوینت آنلاین برای هر کسب‌وکار با هر ابعادی یک ابزار ضروری به حساب می‌آید. اگر از شیرپوینت آنلاین استفاده نمی‌کنید، پتانسیل‌های کسب‌وکارتان را محدود کرده‌اید.

در این مقاله می‌توانید 7 دلیل برای اینکه کسب‌وکارتان باید از Sharepoint Online استفاده کند را مشاهده کنید:

1) مبتنی بر فضای ابری

نرم‌افزارهای مبتنی بر فضای ابری پیش از پاندمی کرونا نیز محبوب بودند. اما پس از پاندمی ویرانگر کرونا، این نرم‌افزارها به یک ابزار ضروری و لازم برای موفقیت‌ کسب‌وکارها تبدیل شدند. نرم‌افزارهای ابری به دلیل دسترسی عالی و آسان به فایل‌ها و اسناد از طریق سرور ابری، کارها را به شکل فوق‌العاده‌ای تسهیل می‌کنند.

مدیران و کارمندان یک شرکت برای انجام وظایف خود فقط به یک اتصال اینترنت، مرورگر وب و اطلاعات کاربری نیاز دارند. اطلاعات ذخیره شده در سرورهای ابری امنیت بالایی دارند. شیرپوینت آنلاین یکی از محصولات مایکروسافت است که توسط ابزارهای رده بالای امنیتی مایکروسافت محافظت می‌شود.

یکی دیگر از مزایای ابری بودن شیرپوینت آنلاین، قابلیت دسترسی به فایل‌ها و اسناد از طریق دستگاه‌های موبایل و کامپیوتر در سراسر نقاط جهان است. بدین ترتیب کارمندان شما می‌توانند با تمام ظرفیت خود به صورت دورکاری فعالیت کنند.

2) بهبود سازماندهی

با استفاده از شیرپوینت آنلاین می‌توانید فرایندها را بهبود و سازماندهی را افزایش دهید. Sharepoint Online قابلیت خودکارسازی وظایف روزمره و تکراری مانند به اشتراک گذاری اسناد و پیگیری مشکل را ارائه می‌دهد.

علاوه بر این، برای شخصی‌سازی شیرپوینت آنلاین به هیچ دانش فنی نیاز ندارید و به راحتی می‌توانید از امکانات آن برای کارهای روزمره خود بهره ببرید. این راهکار به گونه‌ای طراحی شده است تا هر کاربر خیلی سریع به رابط کاربری و ابزارهای آن مسلط شود.

در نهایت یکی از دلایل اصلی استفاده از شیرپوینت آنلاین، افزایش کارآمدی و خودکارسازی وظایف ساده و تکراری است.

3) امنیت اطلاعات حساس

شیرپوینت آنلاین به خوبی از اطلاعات حساس شما و مشتریانتان محافظت می‌کند. تنظیمات مختلفی در بخش امنیت وجود دارد که با توجه به نیازتان می‌توانید از آن‌ها بهره ببرید. این تنظیمات برای تضمین کارایی و امنیت فرایندهای مختلف کسب‌وکارتان در نظر گرفته شده‌اند.

کارمندان شما برای دسترسی به اطلاعات مشتری یا سایر همکاران، به مجوز دسترسی نیاز دارند. بدین ترتیب اطلاعات حساس در دسترس افرادی که به آن‌ها نیازی ندارند قرار نمی‌گیرد.

4) تسهیل عملیات‌های کسب‌وکار

ابری بودن شیرپوینت آنلاین باعث می‌شود تا عملیات‌ها و فرایندهای کسب‌وکارتان روان و کارآمد انجام شود. دسترسی آسان و امن به فایل‌ها و اسناد، کارایی کارمندانتان را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، امکان اشتراک گذاری اسناد با سایر همکاران یا ویرایش آن‌ها از هر مکانی وجود دارد.

یکی دیگر از ویژگی‌های عالی شیرپوینت آنلاین، امکان ایجاد چارچوب‌های کاری و فرایندهای خودکارسازی جدید است. تسهیل عملیات‌های کسب‌وکار باعث بهبود تمام بخش‌های کسب‌وکار خواهد شد. بهتر از همه اینکه خودکارسازی فعالیت‌ها فشار کاری غیرضروری را از روی کارمندان برمی‌دارد و می‌توانید از اتمام این دسته از وظایف مطمئن باشید.

5) شفافیت

شیرپوینت آنلاین سطح شفافیت در کسب‌وکارتان را افزایش می‌دهد. این موضوع به خصوص در شرایطی که اکثر نیروها به صورت دورکار فعالیت می‌کنند، از اهمیت بیشتری برخوردار است. شیرپوینت آنلاین به کارمندان دپارتمان‌های مختلف کمک می‌کند تا از نحوه و میزان فعالیت در هر دپارتمان مطلع شوند.

در شرایطی که پیشرفت یک پروژه به همکاری تنگاتنگ دپارتمان‌ها بستگی دارد، این قابلیت بسیار کاربردی خواهد بود. با استفاده از شیرپوینت آنلاین کارمندان یک دپارتمان یا دپارتمان‌های مرتبط، همکاری بهتری را تجربه می‌کنند. به لطف پروتکل‌های امنیتی مناسب، هر دپارتمان فقط به اطلاعات و منابعی که برای انجام وظایف خود نیاز دارد دسترسی خواهد داشت.

6) ادغام با مایکروسافت 365

اگر کسب‌وکارتان در حال حاضر از Microsoft Suite استفاده می‌کند، شیرپوینت یک مکمل عالی خواهد بود. این دو راهکار از مایکروسافت، سازگاری بسیار خوبی با یکدیگر دارند. اگر کارمندانتان از مایکروسافت ورد و اکسل برای انجام وظایف روزانه‌شان استفاده می‌کنند، توانمندی بالای شیرپوینت آنلاین برای ادغام‌سازی با این نرم‌افزارها قطعا خبر خوبی است.

اگر کارمندان اسنادشان را در شیرپوینت ذخیره کنند، این اسناد از طریق دستگاه‌های مختلف و مرورگر وب قابل دسترس خواهد بود. شیرپوینت توانایی ادغام با Microsoft Teams را دارد. بنابراین، پیام‌رسانی و ارتباطات بین اعضای تیم و دپارتمان‌های مختلف تسهیل خواهد شد.

7) استفاده از حداکثر پتانسیل محتوا

شیرپوینت آنلاین در مدیریت و هدف گذاری مجدد محتوا برای کسب‌وکارتان به شما کمک می‌کند. ویژگی‌های شیرپوینت آنلاین شامل قالب‌های آماده برای تغییرات طراحی می‌شود. شیرپوینت همچنین به شما کمک می‌کند تا سند اصلی را پیدا کنید.

شیرپوینت آنلاین نه تنها به کارمندانتان اجازه تولید محتوای جدید و جذاب را می‌دهد، بلکه امکان زمان‌بندی انتشار محتوا را هم فراهم می‌کند. علاوه بر این، امکان ایجاد چارچوب‌های کاری برای نحوه انتشار محتواها نیز وجود دارد.

تمام این ویژگی‌ها باعث تسهیل عملکرد کارمندان می‌شود و آن‌ها می‌توانند از زمان خود برای رسیدگی به وظایف مهم‌تر استفاده کنند. این ابزارها و قابلیت‌ها بهره‌وری آن‌ها را افزایش می‌دهد و به کسب‌وکارتان کمک می‌کند محتوایی با کیفیت را در دسترس مخاطب قرار دهد.

به شیرپوینت آنلاین سوئیچ کنید

شیرپوینت آنلاین مزایای بی‌شماری دارد که به تسهیل فرایندهای کسب‌وکارتان کمک می‌کند. شما می‌توانید از حداکثر پتانسیل کارمندان و محتواهای خود استفاده کنید. مزایای سوئیچ کردن به Sharepoint Online بسیار زیاد است. اگر از Microsoft Suite استفاده می‌کنید این مزایا محسوس‌تر خواهد بود.

برای شرکت‌هایی که نیروهای دورکار دارند، شیرپوینت یک منبع ارزشمند است. این نرم‌افزار امکان دسترسی بدون محدودیت زمانی و مکانی به اسناد و فایل‌ها را میسر می‌کند. برای کارمندانی که در پاندمی کرونا دورکار هستند، شیرپوینت یک منبع فوق‌العاده با ارزش است.

مترجم: مصطفی طبری