مدیریت پروژه سازمانی چیست؟

مدیریت پروژه سازمانی (EPM) مدیریت چندین پروژه است که به طور هم‌زمان در یک سازمان در حال اجرا است. برای ساده‌تر شدن مسئله بهتر است این‌طور فکر کنید: اگر مدیر یک پروژه را کاپیتان کشتی در نظر بگیریم، اعضای تیمی که مالکیت مدیریت پروژه سازمانی را بر عهده دارند، نقش فرمانده‌های نیروی دریایی را ایفا می‌کنند.

مدیریت پروژه سازمانی چه وظایفی را بر عهده دارد؟

سازمان‌های بزرگ، نظیر شرکت‌های تجاری و ادارات دولتی، هرکدام شکلی از دفاتر مدیریت پروژه سازمانی را برای خود ایجاد می‌کنند. دفتر مدیریت پروژه سازمانی می‌تواند به شکل مدیریت تحویل (DM) باشد که به کارکنان جوان متکی است، یا ممکن است پیکربندی دیگری از اعضای تیم باشد که مالکیت مدیریت پروژه سازمانی به آن‌ها اهدا شده باشد.  

مدیریت پروژه سازمانی به طور خاص درگیر مدیریت دقیق هیچ پروژه‌ای نمی‌شود، بلکه به مدیریت تمامی پروژه‌های یک سازمان می‌پردازد. نرم‌افزار EPM با ایجاد هماهنگی میان پروژه‌های در حال اجرای سازمان، که با هدف مدیریت روابط موجود میان پروژه‌ها انجام می‌پذیرد، به سازمان‌ها کمک می‌کند پروژه‌ها را در زمان مشخص و با بودجه مناسب به اتمام برسانند. 

مدیریت پروژه سازمانی برای ایفای نقش خود نیاز دارد تمامی پروژه‌های در حال اجرای سازمان را از یک نمای سطح بالا مشاهده کند. به عنوان مثال، ممکن است از مدیریت پروژه (PM) هر یک از پروژه‌ها به طور مرتب گزارش‌هایی را در مورد عوامل زیر دریافت کند:‌

• مسائلی که هم‌اکنون بر روی تحویل تأثیر می‌گذارند
• خطرات احتمالی که ممکن است پروژه را در آینده تحت تأثیر قرار دهند
• پیشرفت پروژه و مشارکت با شاخص کلیدی عملکرد سازمان

مدیریت پروژه سازمانی می‌تواند از طریق بازخوردهای دریافت شده از حوزه‌هایی که پیش از این به آن‌ها اشاره شد و همچنین عوامل دیگری که در این محدوده قرار می‌گیرند، به هر پروژه در حال اجرا کمک کند. دفتر EPM می‌تواند با ارائه مشاوره و راه‌حل‌های تخصصی پروژه را از خطرات احتمالی حفظ کند و در برخی موارد با استفاده از منابع اضافی بر پیشبرد پروژه موسس تأثیر بگذارد. مدیریت پروژه سازمانی باید در طول مدت اهداف سازمان را مد نظر داشته باشد و برای موفقیت پروژه‌هایی که در راستای اهداف اصلی سازمان در جریان هستند، بیشترین تلاش ممکن را بکند. پروژه‌های دیگری که از منافع اصلی شرکت دور هستند نیازمند ارزیابی مجدد و حتی در برخی موارد حذف شدن هستند. یکی دیگر از جنبه‌های نرم افزار EPM تضمین مدیریت منسجم پروژه در میان پروژه‌های دیگر سازمان و مدیران پروژه است. این موضوع نیازمند ایجاد بهترین روش‌های مدیریت پروژه و هدایت مدیران پروژه‌ها در پیشرفت حرفه‌ای است که شامل دریافت گواهینامه مدیریت پروژه سازمانی یا یادگیری نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌شود. به طور خلاصه، EPM‌ شکلی از مدیریت درون سازمانی است که با هدف دستیابی به اهداف حیاتی سازمان، نقش یک پل را میان سازمان و پروژه‌های در جریانش ایفا می‌کند.

چه چیزی مدیریت پروژه سازمانی را موفق می‌کند؟

مزایای فراوانی در بکارگیری مدیریت پروژه سازمانی وجود دارد. مهمتر از همه این که نرم افزار EPM می‌تواند مطمئن شود که هر یک از پروژه‌های سازمانی در خدمت اهداف سازمان عمل می‌کنند. مدیریت پروژه سازمانی به پروژه‌هایی کمک می‌کند که از خط مشی مشابهی پیروی می‌کنند، در راستای اهداف سازمان عمل می‌کنند و از دانش یکسان برای غلبه بر مشکلات و خطرات استفاده می‌کنند. علاوه بر این، EPM می‌تواند با استانداردهای بسیار بالایی که از طریق ارائه یک چارچوب یکسان مخصوص گزارش‌نویسی، متمرکزسازی رهبری مدیریت پروژه و پشتیبانی دارد، به حفظ مدیریت پروژه کمک شایسته‌ای کند.