نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟
به مرور زمان که سیستم‌های دیجیتال جایگزین روش‌های دستی شدند، نیاز به روش‌هایی برای خودکار شدن بعضی کارها احساس شد. یکی از این روش‌ها که در این مقاله قرار است به آن بپردازیم، نرم‌افزار مدیریت اسناد است. در گذشته، هر سازمانی یک اتاق بایگانی بزرگ با انبوهی از اسناد داشت که با گذشت سال‌ها، خاک گرفته بودند و پیدا کردن یک پرونده در قفسه‌ها تقریباً یک کابوس بود.
پرینت پرونده‌ها، دسته‌بندی، شماره‌گذاری، بایگانی و یافتن پرونده‌ها علاوه بر هزینه‌هایی که به سازمان تحمیل می‌کرد، زمان‌بر نیز بود.
نرم‌افزار مدیریت اسناد راهکاری است که این فرایند را تسهیل می‌کند. چگونه؟
فراهم کردن امکان ایجاد، اشتراک‌گذاری، سازماندهی و بایگانی اسناد که همزمان منجر به مدیریت دیجیتالی پرونده‌ها می‌شود.
چرا باید مدیریت اسناد را خودکار کنید؟
چند آمار جالب را بدانید؛ 21% کاهش کارایی بخاطر اسناد کاغذی که در طولانی مدت افزایش نیز می یابد. اگر یک پرونده به خوبی بایگانی نشده باشد، بیش از 15 دقیقه برای یافتن آن زمان صرف می‌شود و موارد مشابه از همین قبیل. همه این موارد بعلاوه اینکه پرونده یافت شده آخرین ورژن باشد، در غیر اینصورت 83% از زمان صرف مطمئن شدن از این موضوع می‌شود.
اکثر کارکنان از طریق ایمیل با یکدیگر در ارتباط هستند که با وجود این، دیجیتالی کردن مدیریت اسناد، بازدهی و کارایی آن‌ها را بهبود می‌بخشد. مطابق با ادعای یک سرویس مدیریت اسناد، امضای الکترونیکی زمان گردش یک سند در جریان کاری را تا 80% کاهش می‌دهد. روال کاری دیجیتال پرونده‌ها را به صورت ایمن منتقل و ذخیره می‌کند.
مزایای مدیریت اسناد با یک نرم افزار چیست؟
- نرم‌افزار مدیریت اسناد به راحتی با استفاده از تگ و لیبل‌ها اسناد را ذخیره می‌کند. هنگامی که به دنبال یک پرونده هستید، می‌توانید سرچ و حتی نتایج را فیلتر کنید. این کار کل فرایند دستی تشکیل پرونده، طبقه‌بندی اسناد، اختصاص شماره و ردیف به هر پرونده، بایگانی آن‌ها در کمدها و در نهایت در زمان نیاز، بیرون کشیدن یک برگه از لای انبوه اسناد را به طرز چشمگیری کاهش می‌دهد.
- چند نفر همزمان روی یک پرونده کار می‌کنند؟ این نرم‌افزار، امکان مشاهده و ویرایش یک سند به طور همزمان، کاهش زمان ارسال، به‌روزرسانی و نمایش آخرین تغییرات ایجاد شده به صورت لحظه‌ای را به همه می‌دهد. در صورتی که چندین نسخه از یک پرونده وجود داشته باشد، به هر کاربر همه‌ی تغییرات ایجاد شده را نشان می‌دهد تا همه هماهنگ شوند. به‌روزرسانی‌های دوره‌ای، تعیین زمان پایان تحویل پروژه و حتی هشدارهایی برای یادآوری از مزایای دیگر استفاده از آن است.
- مدیر می‌تواند به کاربران اجازه دسترسی به اسناد را بدهد و همچنین مشخص کردن اینکه هر فرد در نقش خود چه اقداماتی می‌تواند انجام دهد؛ مانند مشاهده، ویرایش و به اشتراک‌گذاری سند. علاوه بر این، مدیر لاگ‌ها و تاریخچه‌ها را در اختیار دارد که چه کاربری سند را مشاهده کرده و چه کاربری تغییراتی اعمال کرده است. این شیوه اسناد را از آتش‌سوزی، سیل و … محافظت می‌کند و امنیت اسناد چه به طور فیزیکی و چه از لحاظ دستکاری حفظ می‌شود.
- در گذشته همیشه مواردی وجود داشتند که اسناد گم می‌شدند یا به اشتباه در پرونده‌های دیگر قرار می‌گرفتند. حتی اگر این اتفاقات رخ نمی‌داد، افراد نصف زمان خود را صرف پیدا کردن پرونده و بخشی دیگر از زمان خود را به خواندن پرونده برای پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز صرف می‌کردند. تسریع در بازیابی این امکان را فراهم می‌کند که به سادگی از یک کلمه یا عبارت کلیدی برای جستجوی یک پرونده خاص استفاده کنید. همچنین امکان استفاده از نرم‌افزار از راه دور وجود دارد.
- با نرم‌افزار مدیریت اسناد می‌توان تمامی پرونده‌ها را واضح، قابل استناد، دقیق و امن ذخیره، بازیابی و پشتیبان‌گیری کرد.
- به حفظ محیط زیست اهمیت می‌دهید؟ این گزینه از اتلاف کاغذ جلوگیری می‌کند. همچنین استفاده از جوهر و دستگاه‌های چاپ، اسکن و فکس را به حداقل می‌رساند.
برای تکمیل دانسته‌های خود در مورد مزایای نرم‌افزار مدیریت اسناد به شما توصیه می کنم مقاله زیر را مطالعه بفرمایید:
نرم‌افزار مدیریت اسناد چه ویژگی‌هایی دارد؟
- ذخیره سازی: پرونده‌های خود را برای زمانی در آینده که نیاز به بازیابی و یا اشتراک‌گذاری آن‌ها از راه دور دارید، بایگانی کنید.
- کنترل دسترسی: از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کنید. برخی از برنامه‌های نرم‌افزاری حتی IPها را محدود می‌کنند. روشی که تضمین می‌کند فقط افراد خاصی می‌توانند پرونده‌ها را مشاهده، باز و ویرایش کنند.
- ورژنینگ: ورژن‌های مختلف اسناد را کنترل کنید تا چندین نسخه از یک سند نداشته باشید. مدیر می‌تواند تمام ورژن‌ها را مشاهده کند. به هر کاربر از به‌روزترین ورژن اطلاع می‌دهد.
- طبقه‌بندی: پرونده‌ها را با لیبل زدن، فهرست کنید.
- آپلود دسته‌ای: آپلود یک به یک اسناد زمان‌بر است.
- ویرایشگر PDF: اعمال تغییرات در یک فایل PDF ساده‌تر است. اضافه کردن متن، یادداشت، تاریخ و …
- برندینگ نامحسوس: برند خود را با رنگ، تم و لوگوی آن تعریف کنید.
- نسخه موبایل: حتی زمانی که از تبلت یا موبایل استفاده می‌کنید به فایل‌های خود دسترسی داشته باشید.
- همگام‌سازی: پرونده‌های موجود در سیستم خود را همگام‌سازی کنید تا در صورت ایجاد تغییرات، تیم شما به آن‌ها دسترسی داشته باشد.
- بازرسی: این ویژگی به کاربران امکان پیگیری مسیری که پرونده طی کرده و تغییراتی را که داشته، می‌دهد. این گزارش‌ها شامل نام کاربر، تاریخ و زمان دسترسی به پرونده، درباره‌ی نوع عملی که بر روی پرونده صورت گرفته و کامنت‌ها است.
چه انواعی از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد وجود دارد؟
بسته به نحوه استفاده شما از سیستم و طراحی ساختار شبکه‌ی IT، شما را با انواع زیر آشنا می‌کنیم؛
- مبتنی بر ابر: نرم‌افزار به صورت آنلاین قابل دسترسی بوده و ورود به سیستم با استفاده از هر دستگاهی تا زمانی که اینترنت فراهم باشد، امکان پذیر است. از عواملی که باید قبل از انتخاب یک نرم‌افزار در این دسته‌بندی در نظر بگیرید، وابستگی شما به اتصال اینترنت است که همین موضوع باعث می‌شود شما برای نصب و راه‌اندازی، نیازی به تیم IT نداشته باشید. فایل‌ها به طور خودکار در فضای ابری ذخیره می‌شوند و فقط نیاز به پشتیبان‌گیری دارید.
- سرور داخلی: در این روش، سیستم مدیریت اسناد در سرورهای شرکت شما جای می‌گیرد. شما می‌توانید هر تعداد پرونده که سرورتان اجازه می‌دهد ذخیره کنید. چالش این مدل در پشتیبان‌گیری منظم از فایل‌ها به صورت دستی است. این سیستم‌ها لزوماً با کامپیوترهای مک و ویندوز سازگار نیستند، بنابراین باید مطمئن شوید که آیا سرویس مورد نظر با دستگاه‌های شما سازگار است یا خیر.
هیچ‌کدام از این دو نوع بهتر از دیگری نیستند. مهم این است که مدنظر داشته باشید کدام مدل با اولویت‌ها و منابع شما و کسب‌وکارتان همخوانی بیشتری دارد.
فاکتورهای خرید نرم‌افزار مدیریت اسناد چیست؟
- صرفه‌جویی در زمان و بیشتر شدن بازده کارمندان
- آرشیوی برای همه‌ی پرونده‌ها با امکان ایجاد تغییرات، مشاهده و اشتراک‌گذاری با همکاران و مشتریان
- دسترسی به پرونده‌ها، با هر دستگاهی، در هر زمان، حتی به صورت ریموت
- حفظ امنیت محتوا با بازرسی و تعیین نقش‌های مختلف برای کنترل محدوده دسترسی هر فرد
- امکان ادغام با نرم‌افزارهای دیگر
- سازماندهی با روش‌های مختلف مثل طبقه‌بندی پرونده‌ها و ایجاد زیرمجموعه، لیبل زدن و تگ‌ها و متادیتا
- به اشتراک‌گذاری سریع اسناد به طوری که کاربران می‌توانند لینک‌ها، پرونده‌های رمزدار و اسناد را بارگذاری کنند و در عین حال نظارت داشته باشند که چه کسی سند را باز، مشاهده و ویرایش کرده است.
مشکلات احتمالی نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟
برای انتقال از یک فرایند دستی به یک فرآیند دیجیتال، زمانی لازم است تا به آن عادت کنید، اما اکثر سیستم‌های مدیریت اسناد یک رابط کاربری ساده دارند.
هزینه بالایی برای خرید خدمات دارد که در صورت تقاضای امکانات بیشتر علاوه بر نسخه‌ی پایه، بیشتر هم می‌شود.
احتمالاً برخی از کارمندان شما تمایلی به تغییر نخواهند داشت، در این مواقع لازم است آن‌ها با مزایا و سادگی که سیستم برایشان به ارمغان می‌آورد روبه رو شوند. ارائه آموزش به آن‌ها در این زمینه ضروری است و در ابتدای کار وجود یک پشتیبان برای کمک، خوب است.
مترجم: زهره رجایی
