مزایای استفاده از شیرپوینت به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد
مدیریت اسناد، برای هر سازمانی از اهمیت بسیاری برخوردار است زیرا ممکن است اسناد به صورت الکترونیکی و یا کاغذی، به دلیل خطاهای انسانی، از بین بروند. بنابراین، استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد خودکار بسیار حیاتی و اساسی است که امکان جمع‌آوری، ذخیره و بازیابی آسان اسناد را فراهم می‌کند.
با شیوع کرونا و پیامدهای آن در سال 2020، راهکارهای ریموت برای مدیریت اسناد به شیوه دیجیتال، بسیار مورد توجه سازمان‌ها و مدیران قرار گرفت.
در ادامه با ما همراه باشید تا مشکلاتی را که به واسطه این پلتفرم‌های دیجیتال به راه‌حل رسیدند، بررسی کنیم:
کاهش فضای ذخیره‌سازی فیزیکی
آیا تا به حال هزینه‌ای را که به طور خاص برای تهیه اسناد کاغذی و فضای نگهداری آن‌ها پرداخت می‌کنید، محاسبه کرده‌اید؟ سیستم مدیریت اسناد، فضای ارزشمند اداری را آزاد می‌کند و هزینه‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.
امنیت سطح بالا
امنیت داده‌های محرمانه در هر مقیاسی مهم است. سیستم مدیریت اسناد بر روی اطلاعات محرمانه کنترل دارد، امکان ارائه سطوح مختلف دسترسی به اسناد را ایجاد و همچنین تاریخچه‌ها را حفظ می‌کند: چه کسی یک سند را دیده است؟ در چه زمانی؟ و چه تغییراتی اعمال شده است؟
بازیابی آسان‌تر
اگر در نظر داشته باشید که زمان نوعی ثروت است، پس پر کردن اسناد، طبقه‌بندی آن‌ها، جستجو برای یک سند، پیدا کردن اسناد، یافتن اسنادی که به اشتباه بایگانی شده‌اند و حتی جایگزین کردن اسناد گم شده، همه و همه هزینه‌هایی هستند که بخاطر اسناد کاغذی و حجم کاری همراه آن مجبور به پرداخت هستید.
یک سیستم مدیریت اسناد می‌تواند حتی فایل‌های موجود در اسناد را با یک کلمه یا عبارت پیدا کند. همچنین دسترسی به اطلاعات از راه دور فقط با اتصال به اینترنت فراهم است.
ایجاد همکاری
با این سیستم‌ها تبادل اطلاعات و همکاری آسان شده است. تصویربرداری الکترونیکی امکان تبادل اسناد جمع‌آوری شده از منابع مختلف، یا حتی مکان‌های جغرافیایی متفاوت را از طریق ایمیل یا شبکه فراهم می‌کند. نرم‌افزار مدیریت اسناد قابلیت نظارت بر نسخه‌ها را نیز ارائه کرده است؛ در صورت نیاز می‌توانید نسخه قدیمی یک سند را پیدا کنید و دسترسی‌ها را کنترل و نظارت کنید.
حفظ و پشتیبان‌گیری مدارک
مدارک کاغذی با راهکار بایگانی دیجیتال از بلایای طبیعی، همچون سیل و آتش سوزی در امان و قابل پشتیبان‌گیری هستند. احتمال طبقه‌بندی اشتباه اسناد کمتر است و انتخاب چندین تگ مناسب برای اسناد باعث می‌شود با سهولت و سرعت بیشتری آن‌ها را بیابید.
این سیستم‌ها علاوه بر مزیت‌های برشمرده در بالا، دارای مزیت‌های کمتر مشهود نیز هستند که عبارتند از:
- انعطاف پذیری برای نیازهای در حال تغییر
- رقابت‌پذیری
- بهبود روابط با مشتری و رضایت‌مندی آنان
- آرامش خیال کارکنان
- صرفه جویی در زمان
مدیریت اسناد شیرپوینت
در ابتدای فعالیت شیرپوینت، نقش اصلی آن مدیریت اسناد بود. با گذر زمان این پلتفرم به یک پرتال تجاری تبدیل شد، بنابراین امروزه سازمان‌ها می‌توانند با معرفی یک اینترانت شیرپوینت، فعالیت‌های متعددی از جمله مدیریت دانش، مشارکت کارکنان و همکاری‌های اجتماعی را انجام دهند.
آخرین نسخه شیرپوینت دارای ویژگی‌های بسیار مفیدی است:
شیرپوینت آنلاین
مدیریت اسناد توسط شیرپوینت شما را قادر می‌کند تا به چرخه عمر اسناد شرکت، از زمان توسعه تا تحویل نظارت کنید. متادیتا و تگ‌ها باعث ایجاد ساختاری با قابلیت جستجو می‌شوند. کنترل‌گر داده‌های شیرپوینت از اطلاعات شما محافظت می‌کند.
OneDrive نسخه بیزینس
ابزاری که با استفاده از آن دیگر نیازی به ذخیره اطلاعات بر روی کامپیوتر یا هارد نیست و به کاربران این امکان را می‌دهد که به راحتی اطلاعات را ایجاد، ذخیره و نگهداری کنند و هر زمان که نیاز بود به سادگی انتقال دهند.
در بخش بعدی، ویژگی‌های مدیریت اسناد توسط شیرپوینت را بیان می‌کنیم.
مدیریت اسناد در مقیاس بالا
شیرپوینت مناسب سازمان‌هایی با حجم تعامل روزانه بالا، میان بخش‌های مختلف است. اگر این سازمان‌ها اقدام به راه‌اندازی سرویس شیرپوینت کنند، نه تنها از تهدید امکان از دست رفتن اسناد کاغذی و خسارات گاهاً جبران ناپذیر آن، خطاهای انسانی در بایگانی اسناد، هزینه‌های کاغذ و … رها می‌شوند، بلکه می‌توانند از رکوردهای جمع شده سازمان خود به عنوان فرصتی در جهت اهداف تجاری بهره ببرند.
مدیریت اسناد از بیرون سازمان
با پلتفرم شیرپوینت می‌توانید این امکان را ایجاد کنید که شرکا و مشتریان‌تان به اسناد شیرپوینت دسترسی داشته باشند، البته فراموش نکنید که سطح این دسترسی را نیز خودتان مشخص می‌کنید.
رقیبان پلتفرم مدیریت اسناد شیرپوینت
جایگزین‌هایی برای این نرم‌افزار نیز وجود دارد، اما بررسی نقاط قوت و به خصوص کمبودها و نقاط ضعف آن‌ها را به شما واگذار می‌کنیم. در ادامه چند مورد از آن‌ها را به طور خلاصه معرفی می‌کنیم:
- Box یک ابزار مدیریت محتوای ابری و به اشتراک‌گذاری فایل است که به عنوان جایگزینی برای Google Drive و Dropbox توسعه یافته است.
- Alfresco یک فریم‌ورک متن باز برای مدیریت محتوا بر اساس جاوا است. برای شرکت‌هایی که از فناوری مایکروسافت استفاده نمی‌کنند، Alfresco ممکن است ابزار جذابی باشد.
- ShareFile یک سرویس برای به اشتراک‌گذاری فایل، مدیریت محتوا و همکاری است.
- Documentum، یک راهکار مدیریت محتوای سازمانی متعلق به OpenText است.
- قبل از انتخاب، فاکتورهای اصلی باید در نظر گرفته شوند. قابلیت‌های فنی و مقیاس سیستم مدیریت اسناد بسیار مهم است.
