راهکارهایی برای مواجهه با چالش گزارشات انتزاعی شیرپوینت
شیرپوینت قابلیت‌های فراوانی دارد، یکی از مهم‌ترین آن‌ها ابزار گزارش‌دهی است. در این مقاله قصد داریم این ابزار را بررسی کرده و نکات مهمی را که در استفاده از آن بهتر است مدنظر داشته باشید، پوشش دهیم.
در مقایسه با محصولات سابق مایکروسافت، گزارش‌گیری در پلتفرم جامع Microsoft 365 نسبت به دیگر پلتفرم‌ها عملکرد بهتر و سرویس‌های پیشرفته‌تری را ارائه می‌کند.
در گذشته از PowerShell برای گزارش‌گیری استفاده می‌شد، ولی اکنون به شیوه‌ای بسیار کاربرپسندتر این سرویس در اختیار افراد قرار گرفته است و می‌توانید به طیف گسترده‌ای از گزارش‌ها، از طریق پنل مدیریت Microsoft 365 دسترسی داشته باشید.
با وجود پیشرفت در زمینه گزارش‌دهی، هنوز هم نتایج انتزاعی و کلی است. این چالش با رونمایی مایکروسافت از یک API تا حدودی برطرف شد. این API به توسعه‌دهندگان امکان ایجاد ابزارهای نظارتی برای دستیابی به جزئیات بیشتر را می‌دهد.
اگر می‌خواهید امکانات بیشتری برای گزارش‌گیری داشته باشید، به چند نکته توجه کنید:
- انواع گزارش‌های شیرپوینت
- امکان خودکارسازی گزارش‌دهی
- ردیابی دسترسی‌ها در شیرپوینت
- پیگیری فعالیت‌ها در شیرپوینت
انواع گزارش‌های شیرپوینت
با استفاده از ابزار گزارش‌گیری شیرپوینت شما می‌توانید: لیست کاربرانی که از سایت شیرپوینت استفاده می‌کنند، فعالیت‌های صورت گرفته در شیرپوینت، گروه‌های Microsoft 365، کاربران فعال، کاربران Teams، فعالیت‌های درون Teams، فعالیت‌های تحت ایمیل، استفاده از مرورگر مایکروسافت و … را مشاهده کنید.
در این بین اگر به دنبال ابزاری برای گزارش‌گیری هستید، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که گزارش‌های آماده را سفارشی کند، یا با توجه به نیاز شما گزارش‌های جدیدی تولید کند.
به طور مثال؛ شما می‌توانید موارد زیر را سفارشی کنید:
- فقط گزارشات مربوط به سایت‌های فعال شیرپوینت را دریافت کنید.
- به اسناد حجیم در Microsoft 365 و SharePoint دسترسی پیدا کنید.
- لیست‌ها و اسنادی را که در یک بازه زمانی مشخص تغییر نکرده‌اند، بیابید.
- اسنادی را که لینک‌های ناشناس دارند، بیابید و در صورت لزوم اقدامات لازم را برای آنان انجام دهید.
- برای دستیابی به سایت‌ها، لیست‌های شیرپوینت، آیتم‌های لیست‌ها و اسناد به کاربران مجوزهای لازم را بدهید.
امکان خودکارسازی گزارش‌دهی
شیرپوینت قابلیت گزارش‌دهی خودکار را مجاز نمی‌داند، بنابراین باید به مرکز مدیریت هر سایت به‌صورت جداگانه دسترسی داشته باشید. شما می‌توانید از Power BI برای راه‌اندازی اتوماسیون «خانگی» استفاده کنید که موجب می‌شود گزارش‌ها با صحت بالا و به موقع ارائه شوند، فقط مد نظر داشته باشید که این روش به دانش درباره PowerBI و توانایی کدنویسی نیاز دارد.
ردیابی دسترسی‌ها در شیرپوینت
گزارش‌های شفاف می‌تواند بر سازوکار و مسائل تجاری شما اثرگذار باشد. پس ابزاری را تایید و انتخاب کنید که نحوه دسترسی کاربران به سایت، مجوزها، نحوه تعامل کاربران با محیط شیرپوینت، جزئیات اشتراک‌گذاری‌ها، گزارشات اسناد و موارد نظارتی را مطرح کند که بررسی آن‌ها به صورت دستی برای شما زمان‌بر و پر زحمت خواهد بود.
پیگیری فعالیت‌ها در شیرپوینت
پذیرش شیرپوینت در یک سازمان علاوه بر تاثیری که بر گسترش همکاری میان افراد و افزایش عملکرد دارد، ریسک‌های امنیتی و خطراتی را نیز با خود به همراه می‌آورد.
به طور مثال، آیا شیت‌های اکسل در مورد هزینه‌ها، درآمد، بودجه و صورت وضعیت‌های مالی هنوز برای شرکت حسابداری سابق شما قابل مشاهده است؟ چه کسانی به گزارشات واحد R&D دسترسی دارند؟
در مقاله قبلی از تکران، به شما درباره قابلیت تعامل و اشتراکات خارجی شیرپوینت گفتیم. به دنبال ابزاری باشید که امکان ارتباطات و همکاری‌های میان سازمانی را برای اعضای تیم شما به وجود آورد و در عین حال، بتوانید مجوزهای شیرپوینت را برای کاربران داخلی و خارجی مدیریت کنید.
به شما توصیه می کنم مقاله زیر را نیز مطالعه بفرمایید:
