هدف اصلی شیرپوینت چیست؟
فرض کنید یک کسب‌و‌کار دارید که دارای چند لوکیشن است. در این صورت، اطمینان از اینکه هر کارمند دسترسی فوری به اطلاعات تجاری و اسناد حیاتی مورد نیازشان را داشته باشد، ممکن است چالش‌برانگیز باشد. با استفاده از Microsoft SharePoint، کارمندان مجاز می‌توانند اسناد را از هر جای جهان باز کرده، بررسی و ویرایش کنند و به اشتراک بگذارند.
این بدین معنی است که کارکنان اداری و پرسنل مستقر در محل شما از آسایش یکسانی برخوردار هستند. تنها چیزی که آن‌ها نیاز دارند یک مرورگر وب است! برای افراد نا آشنا، SharePoint مشابه Google Drive کار میکند، اما شامل بسیاری از ابزارها و ویژگی‌هایی است که آن را به یک راه‌حل پیشرفته‌تر و چند وجهی تبدیل میکند.
شیرپوینت می‌تواند به عنوان یک مخزن فایل اشتراکی، سایت وبلاگ، سیستم مدیریت محتوای وب و اینترانت SharePoint عمل کند. همچنین در نسخه‌های مختلفی از جمله SharePoint Server و SharePoint Online که بخشی از Office 365 است ارائه می‌شود.
هنگامی‌که یک سایت جدید تیم مایکروسافت را در SharePoint باز می‌کنید، تعدادی از ویژگی‌هایی که می‌توانید اضافه کنید عبارتند از:
- نسخه‌بندی فایل
- ثبت و تحویل سند
- فهرست‌بندی و جستجو
- رابط وب طراحی شده
- ادغام یکپارچه با سایر برنامه‌های ویندوز
SharePoint برای چه چیزی استفاده می‌شود؟ می‌توانید آن را برای هر چیزی که برای یکپارچه‌سازی سازمان شما طراحی شده است، استفاده کنید. از تحویل تیم پروژه تا ارتباطات داخلی، هیچ محدودیتی در مورد داده‌هایی که می‌توانید در این پلتفرم ذخیره و نگهداری کنید وجود ندارد.
اگر صاحب کسب و کاری هستید، سرمایه‌گذاری روی ابزارها و فناوری‌هایی که نیروی کار شما را گرد هم می‌آورند، سود خوبی در پی خواهد داشت. در ادامه، به بررسی چند روش می‌پردازیم که SharePoint on premises یا SharePoint Online می‌تواند سازمان شما را تقویت کند و بهبود بخشد.
تحقیقات نشان می‌دهد که کارگران معمولاً 28٪ از روز کاری خود را برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌های صندوق دریافتی خود صرف می‌کنند. به طور متوسط، حدود 2.6 ساعت و 120 پیام برای هر کارمند در هر روز است. این داده‌ها به تنهایی نشان می‌دهند که نیروی کار امروزی می‌تواند از هر داده‌‌ای در هر نقطه‌ی کاری استفاده کند. اگر ایمیل نباشد، درخواست‌های پشتیبانی مشتریان، دقایق جلسات، گزارش‌های بازاریابی و موارد مشابه ممکن است.
به این منظور، تلاش برای سازماندهی همه اینها ممکن است تلاشی سخت باشد. ممکن است یک سیستم پیچیده فایل را بر روی دسکتاپ خود ایجاد کنید تا اسناد مرتبط با کار خود را پیگیری کنید، اما زمانی که یک کارمند در محل کار دیگری نیاز به دسترسی به یکی از فایل‌ها دارد چه اتفاقی می‌افتد؟ داده‌های شرکت شما مربوط به پروژه‌های مختلف است، متعلق به تیم‌های دیگر است و به فرمت‌ها و اندازه‌های مختلف ارائه می‌شود. تلاش برای پیگیری همه چیز حتی برای رهبران قوی هم چالش‌برانگیز است. اینجاست که SharePoint می‌تواند به شما کمک کند. در یک لحظه، کاربران می‌توانند کنترل نقاط داده دقیقی که نیاز دارند را بدون اینکه بخواهند، از بین تعداد زیادی از اسنادی که نیاز ندارند پیدا کنند. اگر از SharePoint Online مبتنی بر ابر استفاده می‌کنید، این کار را می‌توانید از هر کجا و هر زمانی انجام دهید. اینکه نیازی نیست که شما از روش‌های موجود خود دست بکشید تا از نوع جدیدی از مدیریت داده بهره‌مند شوید، بهترین بخش داستان است.
راه‌حل SharePoint شما با مجموعه Microsoft Office هماهنگی دارد، از جمله Microsoft Excel، PowerPoint، Word و Outlook، و همچنین ارتباط یکپارچه Microsoft و سرور Microsoft Exchange. کاربران همچنین می‌توانند به سیستم‌های خط کسب و کار دسترسی پیدا کنند، از جمله .Microsoft Dynamics CRM
همزمان، اتصالات پشتیبانی‌پذیر به کاربران اجازه می‌دهد تا نمایش‌ها و تعاملات شخصی‌سازی شده با آن سیستم‌ها را ایجاد کنند. این کار مدیریت داده را آسان می‌سازد.
به فرایندهایی که برای مدیریت فعالیت‌های روزانه کسب‌و‌کارتان اجرا می‌کنید فکر کنید. کسب‌و‌کار شما چگونه شروع، مدیریت و گزارش‌دهی از توابع استاندارد را انجام می‌دهد؟ برخی از رایج‌ترین فعالیت‌ها عبارتند از:
- ارسال سند یا آیتم برای تأیید
- جمع‌آوری بازخورد
- جمع‌آوری امضا
- پیگیری مسئله، پروژه یا وظیفه
- ارسال سند برای انتشار
SharePoint شامل چندین گردش کار آماده به کار است که برای خودکارسازی این فرایندها و موارد دیگر طراحی شده‌اند. کارمندان می‌توانند آن‌ها را با برنامه‌های کاربردی معمولی مشتری، برنامه‌های ایمیل و مرورگرهای وب ادغام کنند تا تجربه کاربری ساده و یکپارچه‌ای داشته باشند.
در بسیاری از صنایع، از حوزه مراقبت‌های بهداشتی تا حقوقی و مالی، متخصصان ملزم به رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سختگیرانه هستند. بخش قابل توجهی از این الزامات بر کنترل کارآمد اسناد متمرکز است.
به‌ویژه، ضروری است اقداماتی برای اطمینان از دسترسی کاربران دارای مجوز به داده‌های محرمانه کارکنان و مشتریان وجود داشته باشد. SharePoint به کاربران امکان می‌دهد تنظیمات امنیتی را بر اساس مقررات خاصی که ملزم به رعایت آن هستند، در هر مرحله مشخص کنند. همچنین می‌توانید سیاست‌های ذخیره‌سازی و حسابرسی و اقدامات لازم در زمان انقضای سوابق کسب‌و‌کار را تعیین کنید. این امر به سازمان شما در حفظ انطباق با مقررات و کنترل و مدیریت مؤثر اطلاعات حیاتی کسب‌و‌کار کمک میکند.
حتی اگر کسب‌و‌کار شما حول مقررات سختگیرانه نمی‌چرخد، باز هم کنترل دسترسی به داده‌ها در سازمان مهم است. SharePoint به شما امکان می‌دهد مجوزهای خاصی را تعیین کنید که کنترل روی موارد زیر را دیکته میکند:
- سایت‌ها
- پوشه‌ها
- لیست‌ها
- اسناد
- برنامه‌های وب
علاوه بر این، می‌توانید تنظیمات امنیتی دیگری را نیز تنظیم کنید که نیاز کارمندان شما برای ویرایش به بررسی اسناد، مشاهده تمام ویرایش‌های انجام شده روی یک سند و حتی بازگشت به حالت اولیه یک سند با یک کلیک رفع میکند.
بسیاری از کاربران کسب‌و‌کار، از نویسندگان وبلاگ تا متخصصان رسانه، در پشت صحنه برای بهینه‌سازی استراتژی محتوای شرکت شما تلاش می‌کنند. یک استراتژی موفق نیازمند تاییدیه‌های به موقع، ویرایش‌ها و بازخوردهای فوری از پرسنل شماست. اگر برای مدیریت محتوای قدرتمند به شبکه‌ای از پوشه‌های پراکنده متکی باشید، به احتمال زیاد به نتیجه مطلوب نخواهید رسید. تشخیص اینکه چه کسی روی سند کار کرده، چند بار مورد بازبینی قرار گرفته و آیا نسخه‌ای که در حال مشاهده آن هستید آخرین نسخه است، می‌تواند چالش برانگیز باشد.
با سرمایه‌گذاری در SharePoint، پاسخی فوری به این سوالات و موارد دیگر دریافت می‌کنید. کاربران می‌توانند به سرعت محتوا ایجاد و برای تأیید ارسال کنند. فرض کنید محتوای خود را برای انتشار در تاریخ و زمان مشخصی در اینترانت یا وب‌سایت‌های SharePoint برنامه‌ریزی کنید. در این صورت، دیگر هرگز نیازی به نگرانی در مورد این ندارید که آیا پست یا مقاله شما مراحل بررسی لازم را طی کرده است یا خیر. اگر شرکتی با نیازهای مدیریت محتوای چند زبانه هستید، SharePoint برای این کار مناسب است. این نرم‌افزار شامل قالب‌های کتابخانه‌های اسناد است که به شما کمک میکند به راحتی بین سند اصلی و ترجمه‌های متعدد آن جابجا شوید.
همکاری و ارتباط موثر حتی برای تیم‌های کوچک ضروری است. اما بدون ابزارهای مناسب، احتمال سردرگمی و ناهماهنگی افزایش می‌یابد. مثلا فرض کنید فرد A سندی را ایجاد میکند و برای بررسی به فرد B ارسال میکند. در همان زمان، فرد A تصمیم به اعمال تغییرات بیشتری می‌گیرد و دوباره روی سند کار میکند، بدون اینکه فرد B را مطلع کند.
ناگهان هیچ کدام از افراد نمی‌دانند کدام نسخه دقیق‌تر است، زیرا هیچ یک از اسناد کامل نیست. SharePoint امکانات کنترل نسخه را دارد که هر ویرایش انجام شده روی یک کپی، زمانی که رخ داده است، و شخص مسئول آن را پیگیری میکند. علاوه بر این، تنها یک نفر می‌تواند به صورت همزمان به فایل دسترسی پیدا کند تا از انجام کار تکراری جلوگیری شود. همکاران می‌توانند به صورت لحظه‌ای فایل‌ها و به‌روزرسانی‌ها را به اشتراک بگذارند و همکاری خود را بهبود ببخشند.
به عنوان یک رهبر کسب‌و‌کار، فکر می‌کنید در هفته چند ساعت از زمان خود را برای گشتن در بایگانی برای پیدا کردن یک فایل صرف می‌کنید؟ مهم نیست که درون یک فایل جستجو می‌کنید یا در پوشه‌های مختلف کلیک می‌کنید، اینکار می‌تواند زمان‌بر و ناراحت‌کننده باشد که در طول روز کاری شلوغ خود، به دنبال کارهای بی‌هدف باشید.
جستجو برای آنچه نیاز دارید به سادگی با چند کلیک، زمانی که تمام اسناد شما به پلتفرم SharePoint ترکیب شده‌اند انجام می‌شود. کارمندان خود را برای یافتن تنها یک فرم به سمت یک چاله خرگوش نفرستید. می‌توانید یک سایت MS SharePoint را سازماندهی کنید تا فقط شامل پوشه‌ها و زیرپوشه‌هایی باشد که نیاز دارید.
به این ترتیب، می‌توانید زمانی که وقت کمی دارید و باید تصمیم سریعی در کسب‌و‌کار بگیرید، مستقیماً به منبع بروید. این ویژگی مفیدی برای مدیران کسب‌و‌کار و کارمندان است.
زمانی که آن‌ها دنبال داده‌های مورد نیاز خود نیستند، می‌توانند بیشتر وقت خود را به مسئولیت‌های اصلی خود اختصاص دهند.
اگر مسئولیت مدیریت SharePoint را در سازمان خود بر عهده دارید، ممکن است گاهی به تنظیمات پیکربندی نیاز پیدا کنید. با وجود وسعت این پلتفرم، شاید تصور کنید این فرایند پیچیده و زمان‌بر باشد. اما خوشبختانه SharePoint دارای یک کنسول مدیریت مرکزی است که این کار را بسیار آسان میکند.
مدیران مجاز می‌توانند به جای جستجو در صفحات مختلف، تمامی تغییرات را از طریق یک کنسول مرکزی اعمال کنند. این کنسول دسترسی، نظارت و به‌روزرسانی موارد زیر را امکان‌پذیر می‌سازد:
ویژگی‌های مدیریت برنامه
فارم‌های SharePoint
تنظیمات سیستم
پشتیبان‌گیری و بازیابی
ارتقاهای SharePoint
تنظیمات امنیتی
تنظیمات عمومی برنامه
این ویژگی به شما امکان می‌دهد کنترل مؤثری بر کل پلتفرم SharePoint داشته باشید، بدون توجه به اندازه و پیچیدگی آن.
قابلیت‌های استاندارد SharePoint بسیار کاربردی هستند، اما ممکن است تیم‌های شما برای انجام وظایف خود به عملکردهای تخصصی‌تری نیاز داشته باشند. در این صورت، توسعه‌دهندگان SharePoint می‌توانند به راحتی برنامه‌های سفارشی ایجاد کرده و آن‌ها را به نرم‌افزار متصل کنند.
این قابلیت به این معنی است که اعضای تیم شما همیشه به ابزارهای مورد نیاز برای انجام کار خود دسترسی فوری خواهند داشت. همچنین به‌عنوان مدیر، می‌توانید تجربه SharePoint سازمان خود را با افزودن لوگوی برندتان سفارشی کنید.
امروزه برای موفقیت در کسب‌و‌کار، باید همراه با پیشرفت فناوری همگام باشید و پاسخگوی نیازهای مشتریان باشید. شاید فکر کنید برای ساختن راه‌حل‌های پیشرفته و پاسخ به این نیازها، حتما باید برنامه‌نویسی بلد باشید. اما با SharePoint، نیازی به این مهارت نیست.
این نرم‌افزار ابزارهایی در اختیار شما قرار می‌دهد که بدون دانش توسعه برنامه‌نویسی هم بتوانید از آن بهره ببرید. چه بخواهید از صفر سایتی برای تیم خود بسازید، چه سایت موجود را به‌روزرسانی کنید، یا ابزار آنلاین تخصصی برای اعضای تیم خود طراحی کنید، SharePoint همراه شماست.
آیا یک شرکت گسترده با چندین دفتر فرعی که وظایف مختلف را انجام می‌دهند دارید؟ اگر بله، ممکن است سخت باشد که با مجموعه مهارت‌ها و مسئولیت‌های شغلی منحصر به فرد هر عضو تیم هماهنگ شوید.
وقتی نیاز به راهنمایی، هدایت یا اطلاعات از یک فرد خاص دارید، چگونه می‌توانید آن فرد را پیدا کنید؟ اگر تنها ۲۰ نفر یا به همان تعداد افراد در محل مرکزی شرکت خود داشته باشید، به نسبت آسان است که تیم خود را پیدا کنید.
این مرحله زمان‌بر تر می‌شود اگر صدها یا حتی هزاران کارمند برای جستجو داشته باشید. SharePoint به شما این امکان را می‌دهد که نمودارهای سازمانی ایجاد کنید تا این فرایند را به سرعت انجام دهید. این نمایشی از نقش هر فرد در یک تیم بزرگ است. با کلیک بر روی نام هر فرد، نقش و در دسترس بودن او نیز آشکار می‌شود.
دلیل محکمی وجود دارد که هزاران شرکت از لیست Fortune 500، SharePoint را به‌عنوان راه‌حل کنترل اسناد و همکاری خود انتخاب می‌کنند. اگر شما هم در پی پیوستن به آن‌ها هستید، این قدم مهمی است.
SharePoint بلیت طلایی شما برای بهبود عملکرد در تمامی زمینه‌هاست. از مدیریت محتوا تا جستجوی همکاران، این نرم‌افزار راه‌حل‌های متنوعی برای موفقیت هر چه بیشتر کار تیمی شرکتی در اختیار شما قرار می‌دهد.
بهبودهایی که تنها در تیم‌های داخلی خود مشاهده خواهید کرد، به اندازه‌ای سودآور است که سرمایه‌گذاری در آن کاملاً ارزش داشته باشد.
آیا علاقه‌مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد مزایای SharePoint و نحوه بهبود کسب‌و‌کار خود با آن هستید؟ برای گفتگو در مورد مشاوره SharePoint یا خدمات مدیریت فناوری اطلاعات، همین امروز با ما تماس بگیرید.
