شیرپوینت 2019: انقلابی در مدیریت اسناد و همکاری سازمانی

مدیریت اسناد و همکاری در دنیای دیجیتال، چالشی همیشگی برای سازمان‌ها بوده است. تصور کنید در یک شرکت بزرگ، صدها کارمند با انبوهی از فایل‌ها و پوشه‌های مختلف سر و کار دارند. پیدا کردن یک سند خاص، به اشتراک گذاری به روز و امن آن، و اطمینان از ویرایش همزمان بدون تداخل، کابوسی به نظر می‌رسد.

خوشبختانه، مایکروسافت با معرفی شیرپوینت 2019، نجات بخش این آشفتگی شد. این نسخه، تحولی چشمگیر در زمینه مدیریت اسناد و همکاری تیمی ایجاد کرد. در این مقاله، با امکانات جدید و کاربردی شیرپوینت 2019 آشنا می‌شویم و می‌بینیم که چگونه می‌تواند سازمان شما را به سطح بالاتری از بهره‌وری برساند.

رابط کاربری مدرن و کاربرپسند

اولین چیزی که در شیرپوینت 2019 جلب توجه می‌کند، رابط کاربری (UI) مدرن و زیبای آن است. دیگر خبری از آن محیط شلوغ و گیج‌کننده نسخه‌های قبلی نیست. حالا همه چیز ساده، مرتب و قابل فهم طراحی شده است. این رابط کاربری شبیه به Office 365 است؛ بنابراین افرادی که با آن پلتفرم آشنایی دارند به راحتی می‌توانند از شیرپوینت 2019 استفاده کنند.

خانه‌ای برای همه سایت‌های شما: SharePoint Home

صفحه اصلی شیرپوینت 2019 یا همان SharePoint Home، نقش یک مرکز فرماندهی را ایفا می‌کند. در این صفحه، به لیستی از تمامی سایت‌هایی که عضو آن‌ها هستید دسترسی دارید. همچنین، می‌توانید اخبار و رویدادهای مهم سازمان را مشاهده کنید. دیگر لازم نیست زمان زیادی را صرف پیدا کردن سایت‌های مورد نظر خود کنید.

سایت‌های تیمی مدرن: همکاری آسان‌تر از همیشه

سایت‌های تیمی، قلب تپنده همکاری در شیرپوینت هستند. در نسخه 2019، این سایت‌ها با شکل و شمایلی مدرن‌تر و امکانات جدیدتری ارائه شده‌اند. بخش‌های «اخبار» (News)، «لینک‌های سریع» (Quick Links) و «فعالیت‌های سایت» (Site Activity) به صورت به‌روزرسانی شده در اختیار شما قرار می‌گیرند.

با استفاده از بخش «اخبار»، می‌توانید به راحتی رویدادها و اطلاعات مهم را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. بخش «لینک‌های سریع» دسترسی به اسناد و منابع کلیدی تیم را تسهیل می‌کند. و نهایتا، بخش «فعالیت‌های سایت» به شما این امکان را می‌دهد که از آخرین تغییرات و به‌روزرسانی‌های صورت گرفته در سایت مطلع شوید.

بهبود تعامل در سایت‌های ارتباطی

سایت‌های ارتباطی، برای برقراری ارتباط و به اشتراک گذاری اطلاعات با مخاطبان گسترده‌تر طراحی شده‌اند. در شیرپوینت 2019، قابلیت‌های جدیدی به این نوع سایت‌ها اضافه شده است که تعامل با مخاطبان را بهبود می‌بخشد. برای مثال، امکان افزودن نظرات و بازخورد به صفحات و همچنین قابلیت لایک کردن محتوا برای کاربران فراهم شده است.

لیست‌ها و کتابخانه‌های مدرن: سازماندهی و مدیریت هوشمند اسناد

لیست‌ها و کتابخانه‌ها، ستون فقرات مدیریت اسناد در شیرپوینت هستند. در نسخه 2019، این بخش‌ها نیز متحول شده‌اند. رابط کاربری آنها مدرن‌تر و کاربرپسندتر شده است. همچنین، امکانات جدیدی برای مدیریت و سازماندهی اسناد به آن‌ها اضافه شده است. برای مثال، حالا می‌توانید به راحتی فایل‌ها را کپی، جابجا و پین (Pin) کنید. گزینه‌های فیلتر و مرتب‌سازی پیشرفته‌تر شده‌اند و به شما این امکان را می‌دهند که به سرعت به فایل مورد نظر خود دست پیدا کنید.

یکپارچگی کامل با OneDrive: دسترسی به فایل‌ها از هر کجا

یکی از نوآوری‌های مهم در شیرپوینت 2019، یکپارچگی کامل آن با OneDrive است. حالا می‌توانید به راحتی به فایل‌های ذخیره شده در OneDrive خود از طریق شیرپوینت دسترسی داشته باشید. این قابلیت، انعطاف‌پذیری بالایی را برای کاربر فراهم می‌کند. فرقی نمی‌کند در محل کار باشید یا در خانه؛ با داشتن اتصال اینترنت، به تمامی اسناد مورد نیاز خود دسترسی خواهید داشت.

تجربه‌ای بهینه برای کاربران موبایل

رابط کاربری شیرپوینت 2019 برای استفاده در دستگاه‌های موبایل بهینه‌سازی شده است. شما می‌توانید به راحتی با استفاده از گوشی هوشمند یا تبلت خود، به سایت‌های شیرپوینت، لیست‌ها، کتابخانه‌ها و فایل‌های خود دسترسی داشته باشید.

برخی از مزایای استفاده از شیرپوینت 2019 در موبایل عبارتند از:

• دسترسی آسان به اطلاعات: به تمام اسناد و اطلاعات مورد نیاز خود در هر کجا که هستید دسترسی داشته باشید.
• همکاری در حین حرکت: با اعضای تیم خود در پروژه‌ها و وظایف مختلف، حتی زمانی که در محل کار نیستید، همکاری کنید.
• به‌روزرسانی‌های لحظه به لحظه: از آخرین تغییرات و به‌روزرسانی‌های سایت‌های خود به‌طور لحظه به لحظه مطلع شوید.
• ثبت ایده‌ها و نظرات: به راحتی ایده‌ها و نظرات خود را در مورد اسناد و محتوای سایت به اشتراک بگذارید.

بهبود زیرساخت و مدیریت

شیرپوینت 2019 از نظر زیرساخت و مدیریت نیز پیشرفت‌های قابل توجهی داشته است. برخی از این پیشرفت‌ها عبارتند از:

• عملکرد و مقیاس‌پذیری: عملکرد و مقیاس‌پذیری شیرپوینت 2019 به طور قابل توجهی ارتقا یافته است. این نسخه می‌تواند حجم عظیمی از داده‌ها و ترافیک را به راحتی مدیریت کند.
• امنیت: امنیت شیرپوینت 2019 با استفاده از جدیدترین فناوری‌های امنیتی تضمین شده است.
• مدیریت آسان: مدیریت شیرپوینت 2019 ساده‌تر از همیشه شده است. با استفاده از ابزارهای مدیریتی جدید، می‌توانید به راحتی وظایف مختلفی مانند نصب، پیکربندی و به‌روزرسانی را انجام دهید.

هوش مصنوعی در خدمت شما

مایکروسافت از هوش مصنوعی (AI) در شیرپوینت 2019 برای بهبود تجربه کاربری و افزایش بهره‌وری استفاده کرده است. برای مثال، هوش مصنوعی می‌تواند به شما در موارد زیر کمک کند:

• جستجوی سریع و آسان: با استفاده از هوش مصنوعی، می‌توانید به سرعت و به آسانی اسناد و اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید.
• شخصی‌سازی تجربه کاربری: هوش مصنوعی تجربه کاربری شما را با ارائه محتوای مرتبط و پیشنهادات مفید، شخصی‌سازی می‌کند.
• وظایف: هوش مصنوعی می‌تواند وظایف خسته‌کننده و تکراری را به طور خودکار انجام دهد تا شما وقت خود را صرف وظایف مهم‌تر کنید.

شیرپوینت 2019: انتخابی ایده‌آل برای سازمان‌های مدرن

شیرپوینت 2019 با ارائه امکانات جدید و کاربردی، به ابزاری ایده‌آل برای مدیریت اسناد و همکاری در سازمان‌های مدرن تبدیل شده است. این نسخه با رابط کاربری مدرن، قابلیت‌های موبایل قدرتمند، زیرساخت قوی و استفاده از هوش مصنوعی، تجربه کاربری بی‌نظیری را برای شما رقم خواهد زد.