مزایای استفاده از شیرپوینت

کارکردهای اصلی شیرپوینت چیست؟ شیرپوینت میتواند محلی (پورتالی) برای افراد سازمان فراهم کند تا این افراد بتوانند بنا بر نیازهایشان و دسترسی‌های تعریف شده به آن متصل شوند و به تعاملات حرفه‌ای و کاری خود بپردازند. در واقع این پلتفرم، محلی مجازی برای کارکنان و کاربران ایجاد می‌نماید تا بتوانند کلیه محتوای سازمان خود را با فرمت های گوناگون در آن قرار دهند و از ویژگی هایی همچون ویرایش همزمان، دسته بندی فایل‌ها، میزان دسترسی، گروه بندی و غیره استفاده کنند؛ به عبارت دیگر آنها می‌توانند محتوای تولیدی خود را از این طریق مدیریت کنند. در این مقاله مزایای شیرپوینت به صورت کامل در اختیار شما قرار می‌گیرد.

از دیگر مزایای شیرپوینت، جستجوی پیشرفته است، به این معنا که می‌توان در کلیه اطلاعات سازمانی جستجوهای پیشرفته ای انجام داد، برای مثال جستجوی اسناد مربوط به یک ماه خاص از یک سال مشخص یا اسنادی که توسط یک کاربر مشخص ویرایش شده است. شیرپوینت دارای قابلیت الکترونیکی کردن فرم‌ها و اسناد کاغذی و همچنین اتوماسیون سازی فرآیند ها نیز می‌باشد. فرآیندهایی که در گذشته نیاز به کاغذبازی داشته‌اند مانند فرآیندهای مرخصی، ماموریت، گرفتن تاییدیه های مدیران و غیره، اکنون توسط این پلتفرم می‌توانند بصورت الکترونیکی انجام گردند. این پلتفرم همچنین می‌تواند تمامی گزارش‌ها و اطلاعات مختلف از بخش‌های متفاوت سازمان‌ها را به صورت خودکار و متمرکز در دسترس شما قرار دهد که از این ویژگی به عنوان هوشمند سازی کسب و کار یاد می‌‎شود. کاربران و مدیران می‌توانند با بهره‌گیری از این پلتفرم، سیستم‌های سفارشی جامع برای سازمان خود ایجاد کنند مانند سیستم‌های مدیریت پروژه سازمان، مدیریت قراردادها، مدیریت درخواست‌ها و غیره.

مزیت های سازمانی شیرپوینت

• باعث یکپارچگی فرایندهای سازمانی می‌شود.
• به فرآیندهای سازمانی و کاری سرعت می‌بخشد.
• باعث افزایش کنترل، نظارت و دقت می‌شود.
• باعث حذف فرآیند های تکراری می‌شود.
• باعث افزایش امنیت اطلاعات سازمان می‌شود.
• باعث افزایش سرعت، کیفیت و دقت تصمیم گیری می‌شود.
• باعث کارا تر شدن تعاملات درون سازمانی و همکاری بین کاربران می‌شود.
• باعث کاهش کاغذبازی در سازمان می‌شود.
• باعث تسریع در فرایند پاسخ دهی به نیازهای سازمانی می‌شود.
• باعث ایجاد یک تجربه کاری ساده برای کاربران می‌شود. (user friendly)
• باعث ساده سازی دسترسی به اطلاعات و داده‌های سازمان می‌شود.
• باعث می شود کارکنان تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند.
• باعث کاهش پیچیدگی فرایندهای سازمانی می‌شود.

امکانات شیرپوینت

سایت ها Sites: سایت در شیرپوینت به معنی مجموعه صفحات، لیست‌ها، امکانات و محتوا می‌باشد. نمونه‌هایی از الگوهای سایت در شیرپوینت عبارت‎‌اند از:

• سایت‌های تعاملات تیمی
• سایت‌های ویکی
• سایت‌های پایه‌ای و ساده
• سایت‌ها با قابلیت انتشار محتوا

سایت تعاملات تیمی (Team Collaboration): یکی از مزایای شیرپوینت وجود یک سایت تعاملات تیمی که شما و تیم ‌‌تان را به محتوا، اطلاعات و برنامه‌هایی که هر روز به آنها نیاز دارید، متصل کند. برای مثال، شما می‌توانید از یک سایت تیمی (همکاری)، برای ذخیره و کار همزمان روی پرونده‌ها یا ایجاد و مدیریت لیست‌های اطلاعاتی استفاده نمایید. در صفحه اصلی سایت‌های تیمی، می‌توانید پیوند به پرونده‌ها، برنامه‌ها و صفحات مهم تیم را مشاهده کرده و فعالیت اخیر سایت را در بخش فیلدها (Field) مشاهده نمایید.

سایت های ویکی(Wiki): ویکی سایتی است که برای گروه هایی از افراد طراحی شده است تا با ایجاد صفحات ساده و پیوند دادن آنها با یکدیگر، به سرعت ایده‌ها را ضبط و به اشتراک بگذارد و از اصلی‌ترین مزایای شیرپوینت برای سازمان به شمار می‌رود. سازمان شما می‌تواند از ویکی برای موارد مختلف استفاده کند. در مقیاس بزرگ، می‌توان حجم زیادی از اطلاعات را در Enterprise wiki به اشتراک گذاشت. در مقیاس کوچکتر ان می توانید از سایت تیمی به عنوان سایت ویکی استفاده کنید تا ایده های خود را در مورد یک پروژه سریع جمع و به اشتراک بگذارید.

سایت با قابلیت انتشار محتوا (publishing): یک سایت با قابلیت انتشار محتوا یک سایت کلاسیک است که با استفاده از الگوی سایت انتشار محتوا (publishing)ساخته شده و در ان تولید و اشتراک‌گذاری محتواها ساختار یافته تر انجام میگیرد گردد. از نمونه کاربردهای این نوع سایت ها می توان اجرای فرآیندهای مدیریت محتوا، ایجاد سایت (Intranet) برای شرکت و پورتال های سازمانی نام برد.

صفحات: صفحات در شیرپوینت شامل سه دسته می باشند.

• صفحه اصلی(Master Page): این صفحه جهت تعریف بخش های مشترک صفحات سایت بصورت یک فایل ASP.NET با پسوند .master ایجاد می‌گردد. در واقع جهت تعریف فضاهای عمومی مانند محل قرارگیری لوگوی سایت، منوهای بالا و جانبی، محل نمایش محتوا و … مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• الگوهای صفحه (Page Layout): این صفحات، الگوی چیدمان محتویات صفحات در سایت ها با قابلیت انتشار را تعریف می‌نماید. این الگوها قالب‌هایی هستند که چیدمان محتویات صفحات مختلف در سایت‌های شیرپوینت اعم از صفحات مقالات و … را مشخص می‌نمایند. دقیقاً همانطور که صفحه (Web part page)، الگویی است برای ترتیب قسمت‌های وب‌سایت در یک صفحه، این نوع صفخه نیز الگویی برای ترتیب قسمت‌ها در یک صفحه می‌باشد.
  کنترل فیلد ( Field) تعریف شده در یک طرح صفحه، حاوی محتوایی است که یک نویسنده ایجاد می‌کند و ساختار آن محتوا براساس الگوی صفحه است. Page یا صفحه، از یک الگوی صفحه به همراه نویسنده و کسی که محتوا را تولید میکند ساخته می‌شود.
  نویسندگان می‌توانند صفحاتی ایجاد کرده و محتوا را به قسمت‌های صفحه اضافه کنند و می توانند قسمت‌های وب را به هر قسمت از بخش وب یا ویرایشگرهای متن غنی اضافه کنند. صفحات به گونه‌ای ساخته شده‌اند که نویسندگان محتوا نتوانند خارج از قسمت‌های صفحه تغییراتی ایجاد کنند.
• صفحه ی وب پارت(Web Part Page): الگویی قابل استفاده ی مجدد می باشد که می‌توانید برای سفارشی سازی از آنها استفاده نمایید. با استفاده از وب پارت‌ها می‌توان از طریق یک مرورگر، محتوا، ظاهر و رفتار صفحات یک سایت شیرپوینت را تغییر داد. وب پارت‌ها کنترل‌های سمت سرور هستند که درون یک صفحه وب پارت کار می‌کنند.

محتوا(Content): این قابلیت به ما اجازه می‌دهد که محتوا را نگهداری و کنترل کنیم. یک محتوای شیرپوینت موارد و اطلاعات مربوط به مورد خاص را جمع‌بندی می‌کند و قابلیت نگهداری آنها را فراهم می‌نماید. این مورد می‌تواند از انواع مختلف پرونده‌ها، سند، یک کتاب کار اکسل یا حتی یک نشانگر وضعیت برای گزارش پیشرفت باشد. همچنین می‌تواند یک لیست یا یک پوشه باشد. برای مثال شما می‌توانید اطلاعات مربوط به یک فروشنده را تعریف کرده و آن اطلاعات را در قسمت کتابخانه نگهداری کنید.

حالا که با مزایای شیرپوینت آشنا شدید با کارشناسان ما در مورد نحوه ارائه خدمات این حوزه، تماس حاصل فرمایید:

021-22130288

021-26741787