مایکروسافت پراجکت سرور و مزایای استفاده از آن

پراجکت سرور یک راهکار مدیریت پروژه تحت سرور است که از سال 2000 توسط شرکت مایکروسافت ساخته شده است. که برای مدیریت تمامی پروژه‌ها و منابع سازمان کاربرد دارد. راهکار بسیار انعطاف‌پذیر و مقیاس پذیری می‌باشد که از مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft Sharepoint) به عنوان پایه و اساس استفاده می‌کند. این راهکار همه جا قابل دسترس است همچنین پراجکت سرور شامل ابزارهای آشنایی است که کارایی و سرعت کار را بالا می‌برد. پشتیبانی آن از طریق دو نوع رابط کاربری می‌باشد:

1. نرم افزار مایکروسافت پراجکت (MSP)
2. مرورگر وب (که به مولف Project Web App – PWA- متصل است)

مایکروسافت پراجکت سرور از ارتباطات الکترونیکی تحت وب از طریق PWA پشتیبانی می‌کند. علاوه بر این، اطلاعات پروژه را در یک پایگاه داده مرکزی SQL Server ذخیره می‌کند و از دسترسی های غیرمجاز محافظت می‌کند. یک مدیر پروژه می‌تواند امنیت تعریف کاربران و دسترسی ها را کنترل کند و وظایف اعضای تیم را در این سامانه تعریف کند که هر شخص می تواند وظایف تعیین شده را در کارتابل شخصی اش مشاهده نماید. همچنین امکان پرداخت حقوق پرسنل از طریق اطلاعات این سامانه وجود دارد.

پراجکت سرور یک ماژول برنامه ریزی منابع نیز می باشد که برنامه ریزی در سطح کلان منابع، برای پروژه ها را تسهیل می‌کند. همچنین حجم کار منابع را می توان تجزیه و تحلیل کرد، این امر به سازمان ها امکان پیش‌بینی نیازهای منابع آتی و استفاده بهینه تر از منابع موجود، را می‌دهد.

پراجکت سرور تقویم ها، نمایش ها، جداول، فیلتر و زمینه‌های سفارشی را در یک منطقه تجارت جهانی (Enterprise Global area) ذخیره می کند. جایی که کاربران با هر بار Restart کردن مایکروسافت پراجکت به آخرین ورژن آن دسترسی پیدا می کنند.

تاریخچه پراجکت سرور کمپانی مایکروسافت

مایکروسافت پراجکت سرور از سال 2000 تا کنون هشت نسخه از محصول خود را روانه بازار کرده است. آخرین ورژن آن تا به حال مربوط به سال 2016 می باشد که تحت عنوان پراجکت سرور 2016 یا پراجکت آنلاین (Project Online) معرفی شد.

• 2000 – Project Central
• 2002 – Project Server 2002
• 2003 – Office Project Server 2003
• 2007 – Office Project Server 2007
• 2010 – Project Server 2010
• 2013 – Project Server 2013
• 2013 – Project Online (cloud Version)
• 2016 – Project Server 2016 / Project Online

راهکار EPM

راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM)، پلتفرم انعطاف ­پذیری است که توسط سازمان­ها برای اتوماتیک کردن فرآیندهای مدیریت پورتفولیو (PPM) مورد استفاده قرار می­ گیرد.

در طول یک صد سال گذشته، روند شکل گیری مدیریت پروژه به منظور برطرف کردن نیازهای سازمانی صنایع مختلف و بهره گیری از مزایای تکنولوژی های جدید تکامل پیدا کرده است. امروزه، مدیریت پروژه و پورتفولیو به سازمان ها در به دست آوردن دید شفاف و کنترلی نسبت به پورتفولیوهای متنوع، همسو سازی آنها با اهداف استراتژیک، و ایجاد همکاری تیمی به منظور اتمام پروژه ها در زمان مقرر و بودجه مصوب کمک خواهد کرد.

در شرایط اقتصادی امروز، سازمان ها با بودجه های در حال کاهش مواجه هستند؛ آن ها باید در مورد اینکه چه موقع دارایی خود را هزینه کرده و چطور از منابع شان استفاده کنند، تصمیم گیری صحیحی انجام دهند. سازمان ها به دنبال ابزارهای مدیریت پورتفولیو هستند تا بتوانند به کمک آن ها هزینه های خود را کاهش دهند، با بهره وری بالاتری به پیش بروند، و نهایتاً کسب و کارشان را گسترش دهند.

( فارستر: نرخ بازگشت سرمایه و ابزار مدیریت پورتفولیو، May 2009 )

پیاده ­سازی راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM) به سازمان­ها برای دستیابی به اهداف ذیل کمک می­ کند:

• مدیریت تقاضا: تمام درخواست ها را به طور مستقیم در یک مخزن ضبط کرده، و آن ها را بر اساس گردش کاری اداری مدیریت می کند.
• انتخاب پورتفولیو و تحلیل آن: اولویت گذاری، بهینه سازی و انتخاب پورتفولیوهایی که بیشترین همسویی را با اهداف استراتژیک سازمان دارند.
• مدیریت منابع: منابع را به طور مستمر در تمام طول پروژه مدیریت می کند.
• مدیریت زمانبندی: زمانبندی پروژه ها از ساده تا پیچیده را به آسانی ایجاد می کند.
• مدیریت مالی: شاخص مالی پورتفولیو و پروژه را اندازه گیری و کنترل می کند.
• مدیریت زمان و وظیفه: جمع آوری اطلاعات، بروز رسانی زمان و وظایف اعضای تیم پروژه را آسان می کند.
• همکاری تیمی: ارتباط بهتر با تیم های پراکنده و جمع آوری اطلاعات از آن ها را برقرار می کند.
• مدیریت مشکلات و ریسک: تعریف، کاهش و مدیریت ریسک ها و مشکلاتی که تاثیر مستقیمی بر موفقیت پروژه دارند.
• هوش کسب و کار و گزارش گیری: به طور موثر شاخص پروژه را اندازه گیری کرده و دید شفاف و واضحی از تمام پورتفولیوها به دست می آورد.
• مدیریت برنامه: تعریف، طراحی و تحویل برنامه های استراتژیک.

برای انتخاب نوع راهکار سازمانی مناسب و کاربردی مختص شما، متخصصین تکران می توانند با در نظر گرفتن ویژگی ها و پتانسیل های موجود در سازمان تان، راهکار مناسب را معرفی، پیاده سازی و پشتیبانی کنند.

برخی از خدمات شرکت تکران روی پلتفرم EPM|Microsoft project server

معرفی راهکار مدیریت Timesheet پیشرفته در مایکروسافت پراجکت

سیستم مدیریت برگه های زمانی (Time Sheet)، برای ثبت کارکرد منابع سازمان نسبت به کار تعریف شده (چه پروژه ای و چه غیرپروژه ای) برای آن ها است. پایگاه داده این سیستم قابلیت اتصال به پایگاه داده های دیگر از جمله پایگاه داده EPM، Primavera و دستگاه کارت ساعت خوان سازمان ها را دارا است. منابع سازمان فقط می توانند برای فعالیت هایی که تعریف شده است، ثبت کارکرد کنند. بدین معنا که وظایف منابع از نرم افزار MSP، Primavera و… به این سیستم آورده می شود. ثبت کارکرد منابع پس از تایید مدیر برگه زمانی مربوطه (بدون محدودیت در تعداد سطوح تایید) در فایل پروژه ها بروزرسانی می شوند. همچنین سیستم می تواند انواع خروجی های مورد نیاز را در قالب گزارش های متنوع (داشبوردهای نظارتی تحت وب) تولید نماید.

قابلیت های سیستم مدیریت برگه های زمانی

• امکان ثبت کارکردهای افراد در حالت های مختلف و مشاهده آنها
• امکان دریافت اطلاعات از خارج سیستم
• امکان ارسال خروجی به سایر سیستم ها

راهکار میز کار PMO در پراجکت سرور

میز کار دفتر مدیریت پروژه بخشی از سامانه است که امکانات متنوع و گسترده‌ای را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. به کمک این ابزارها، PMO می‌تواند از بعد سیستمی و مدیریتی کنترل کاملی بر روی عملکرد سامانه و کاربرانش داشته باشد. در این میز کار می‌توان به دیگر بخش‌های سامانه دسترسی پیدا کرد، پاسخگویی درخواست‌ها و سوالات کاربران بود، گزارش‌های دلخواه از وضعیت پروژه‌ها تهیه کرد و در نهایت بازدیدها و جلسه‌های مرتبط با پروژه‌ها را مدیریت نمود.

مرکز دفتر مدیریت پروژه:

تمام امکانات تحت سیستم میز کار PMO در سایتی به نام مرکز دفتر مدیریت پروژه قرار گرفته است.که این درگاه می تواند میزبان ارائه تمامی خدمات به ذینفعان باشد.همچنین کلیه امکانات و تنظیمات مورد نیاز اعضای PMO در این مرکز قرار دارد.

این راهکار قابلیت و امکانات زیادی دارد که نمایش و کنترل تصاویر در اسلایدر و نمایش گزارش‌های PMO را می توان به عنوان مثال مطرح نمود.

راهکار امداد کاربران HelpDesk در پراجکت سرور

هلپ دسک (HelpDesk) امکان برقراری ارتباط بین کاربران و دفتر مدیریت پروژه را ایجاد می‌کند. در صورتی که مشکل یا سوالی در زمینه مدیریت پروژه‌ها و یا کاربری سیستم مدیریت پروژه بروز کند، کاربران می‌توانند توسط این بخش پشتیبانی لازم را از PMO دریافت کنند. از سمت دیگر، دفتر مدیریت پروژه مرکزی می‌تواند راهکارهای لازم را به ذینفعان سیستم ارائه کند و مدیریت دانش را در این حوزه فعال کند.

قابلیت ها و امکانات Help Desk

• ثبت مشکل برای ارجاع به دفتر مدیریت پروژه و پاسخ به این مشکلات مطرح شده
• آرشیو لیست مشکلات و گزارش وضعیت مشکلات

راهکار مدیریت برنامه بازدید/بازرسی پروژه‌ها در پراجکت سرور

مدیریت برنامه بازدید پروژه‌ها بخشی است که به منظور برنامه‌ریزی و پایش بازدیدهای سایت‌ پروژه‌ها توسعه داده شده است. در این سیستم می‌توان به زمانبندی بازدیدهای آتی پرداخت و در نهایت نتایج بازدید و سایر اطلاعات تکمیلی مرتبط را ثبت نمود.

قابلیت‌ها و امکانات راهکار مدیریت برنامه بازدید

• ثبت برنامه بازدیدها و ثبت نتایج آنها
• امکان ثبت بازدید مشترک از سایت چند پروژه
• کنترل دسترسی‌ها و دسته‌بندی بازدیدها

راهکار مدیریت جلسات پروژه در پراجکت سرور

مدیریت جلسات پروژه جهت برنامه‌ریزی، اجرا و پیگیری جلسه‌های مربوط به پروژه طراحی شده است. در این بخش می‌توان افراد را در جریان جلسات پیش رو قرار داد و مصوبات و گزارشات هر پروژه را در اختیار مدیران مربوطه قرار داد.

هماهنگی های مربوط به جلسات مانند تعیین زمان ، مکان و اعضای جلسه، تعیین دستور جلسه و … از قابلیت های این راهکار می باشد.

راهکار ارزیابی عملکرد تیم پروژه در پراجکت سرور

این ماژول به دفتر مدیریت پروژه و مدیران اجرایی امکان می‌دهد تا عملکرد افراد تیم پروژه را با توجه به شاخص‌های مورد نظر ارزیابی نمایند. همه ذینفعان پروژه از جمله پیمانکار و مشاور می‌توانند مورد ارزیابی قرار بگیرند. نتیجه این ارزیابی‌ها به مدیران کمک می‌کند تا کارایی و اثربخشی تیم پروژه را به صورت دوره‌ای و گرافیکی در اختیار داشته باشند و در جهت تصمیم‌گیری‌های آتی مورد استفاده قرار بدهند.

قابلیت‌ها و امکانات

• تعیین لیست اعضای تیم پروژه و شاخص‌های شرکتی و مدیریتی
• فرم ثبت وظیفه برای هر فرد و فرم ارزیابی

راهکار داشبورد پروژه در پراجکت سرور

داشبورد پروژه برای نمایش اطلاعات مهم و بروز پروژه در قالب نمودار و جدول طراحی شده است. این ماژول محلی برای نمایش اطلاعات کلیدی از برنامه زمانبندی و لیست‌های اطلاعاتی سایت است. همچنین پیشرفت پروژه در طول زمان توسط نمودارهای مختلف به تصویر در می‌آید.

قابلیت‌ها و امکانات داشبورد پروژه

• طراحی چند بخشی در قالب باکس‌های کرکره‌ای و باز و بسته نمودن کرکره‌ ها
• اکس راهبر سایت (ادمین)
• نمایش نمودار پیشرفت پروژه
• نمایش اطلاعات شناسنامه‌ای و مالی پروژه
• نمایش مشکلات و ریسک های پروژه
• لیست فعالیت‌های هفته ی گذشته و جاری و هفته ی آتی

نمودار پیشرفت پروژه در پراجکت سرور

نمودار پیشرفت پروژه می‌تواند روند پیش رفتن کل پروژه و هزینه شدن منابع مالی در آن را در طول زمان به تصویر بکشد. طراحی نمودار برنامه‌ای به شکلی است که به پیشرفت را به صورت لحظه‌ای از برنامه زمانبندی محاسبه و نمایش می‌دهد.

قابلیت‌ها و امکانات نمودار پیشرفت پروژه

• نمایش نمودار پیشرفت پروژه
• تعیین بازه‌های زمانی ثبت پیشرفت واقعی
• تنظیم ویژگی‌های نمودار توسط دفتر مدیریت پروژه
• تطابق با مرورگرهای رایج
• خروجی تصویر از نمودار

داشبورد تحلیلی پروژه در پراجکت سرور

در این دشبورد کلیه شاخص‌ها، جدول‌ها و نمودارهای مربوط به یک پروژه قرار گرفته است تا عملکرد آن را از ابعاد مختلف بررسی نماید. کلیه محاسبات بر اساس اطلاعات وارد شده در برنامه زمانبندی و سایت پروژه انجام می‌شود.

قابلیت‌ها و امکانات داشبورد تحلیلی پروژه

• نمایش نمودار پیشرفت مالی برنامه‌ای و واقعی
• نمایش نمودار ارزش کسب شده پروژه
• نمایش شاخص‌های عملکرد فیزیکی، زمانی و …
• دریافت خروجی pdf از کل صفحه گزارش

راهکار GIS (سیستم اطلاعات جغرافیایی) در پراجکت سرور

سیستم اطلاعات جغرافیایی(GIS) بستری برای ذخیره سازی، نگهداری، مدیریت و تجزیه و تحلیل اطلاعات جغرافیایی است و جهت کار همزمان با داده‌هایی که وابستگی مکانی (جغرافیایی) و توصیفی دارند، ‌طراحی شده است. با بکارگیری این سیستم ماژولی توسعه داده شده است که توسط آن امکان نمایش مکان پروژه (نقشه طرح یا GIS پروژه) در سایت آن ایجاد می‌شود.

قابلیت‌ها و امکانات راهکار GIS

• نمایش موقعیت جغرافیایی محل اجرای پروژه
• نمایش تجمیعی پروژه‌ها بر روی نقشه
• پیمایش به سایت پروژه با کلیک بر روی علامت مربوط به آن

راهکار جعبه ابزار مدیر پروژه در پراجکت سرور

مجموعه امکاناتی در اختیار مدیر پروژه قرار گرفته است تا به کمک آنها از یک جا به همه بخش‌های مورد نیاز خود در سامانه دسترسی داشته باشد. وی با استفاده از این ابزارهای متنوع می‌تواند به پروژه‌‎ها و سایت‌هایشان وارد بشود، برنامه‌های زمانبندی مربوط به خود را ممیزی کند و در جریان تغییر اطلاعات آنها توسط دیگر ذینفعان قرار بگیرد.

این ابزارها به دفتر مدیریت پروژه کمک می‌کند تا سیاست‌های مدیریتی را بر پروژه‌ها اعمال کند و ارتباط در لحظه خود با مدیران پروژه را در سطح بالایی حفظ کند.

پروفایل مدیر پروژه

پروفایل مدیر پروژه محلی است که همه اطلاعات و ابزارهای مورد نیاز را در اختیار برنامه‌ریز و کنترل‌کننده پروژه قرار می‌دهد. تمرکز امکانات و تعاملات مدیر پروژه با PMO موجب تسهیل اداره نمودن پروژه‌ها می‌شود.

قابلیت‌ها و امکانات جعبه ابزار مدیر پروژه

• تفکیک اطلاعات با توجه به سطوح دسترسی کاربر به اطلاعات پروژه‌های سامانه
• نمایش جدول ریسک‌ها و مشکلات تخصیص یافته به کاربر
• قابلیت سفارشی‌سازی بسیار سریع
• خروجی از همه جدول‌های موجود در صفحه

راهکار مدیریت اهداف سازمانی در پراجکت سرور

مدیریت اهداف سازمانی زیر سیستمی است که به تعریف اهداف شرکت در سطوح و انواع مختلف می‌پردازد. اهداف کلان تا برنامه‌های عملیاتی با وزن و ساختار شکست تعیین می‌شوند. در بازه‌های زمانی تعریف شده میزان پیشرفت توسط سطوح کاربری وارد می‌شود و عملکرد افراد و بخش‌های شرکت در اهداف تعیینی بر همین مبنا محاسبه می‌شود. این زیرسیستم با راهکار مدیریت پروژه مایکروسافت یکپارچه است و امکان ایجاد تناظر بین پروژه‌ها و برنامه‌ها در آن وجود دارد.

قابلیت‌ها و امکانات راهکار مدیریت اهداف سازمانی

• مدیریت اهداف سازمانی و اهداف اختصاصی در سطوح مختلف
• برنامه‌ریزی تعاملی اهداف
• نظارت بر عملکرد فرد، تیم، بخش، شرکت و هولدینگ و محاسبه شاخص عملکرد فرد
• گزارشات نموداری و جدولی از اهداف، برنامه‌ها، فعالیت‌ها و …
• خروجی اکسل و PDF از لیست‌های اطلاعاتی
• ثبت و ویرایش انبوه اطلاعات به سادگی و با سرعت بالا

راهکار رصدخانه پروژه‌ ها در پراجکت سرور

هوش تجاری (Business Intelligence) مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و ابزارها است که داده‌های خام را به اطلاعات معنادار و مفید تبدیل می‌کند. فناوری‌های BI در حوزه مدیریت پروژه این توان را دارند که مقدار زیادی از داده‌های ساختار نایافته را بررسی کنند تا به تشخیص انحرافات و نقاط مشکل ساز و همچنین بهبود عملکرد پروژه کمک کنند. هدف هوش تجاری این است که به تفسیر داده‌های فراوان چندین پروژه کمک نماید.

زیرسیستم رصدخانه این امکان را برای مدیران اجرایی و ارشد ایجاد می‌کند تا دید جامع و سطح بالایی به پروژه‌های شرکت یا بخش خود داشته باشند. این اطلاعات با آخرین فناوری‌های هوش تجاری و ابزارهای گرافیکی به گزارش‌ها، تحلیل‌ها و داشبوردها تبدیل می‌شوند.

قابلیت‌ها و امکانات راهکار رصدخانه پروژه‌ ها

• اتصال به چندین پایگاه‌داده در هر داشبورد و گزارش و به روز رسانی داده‌ها
• داشبوردهای مجزا جهت نمایش اطلاعات پیشرفت، مالی و زمانی
• جمع‌آوری و تحلیل میلیون‌ها رکورد در هر گزارش
• تعیین شاخص‌های عملکرد برای محاسبه پیشرفت، تاخیر و تعجیل
• گزارش‌های متنوع و دریافت خروجی تصویر از داشبوردها و گزارش‌ها
• نمایش اطلاعات با نمودارهای مختلف (میله‌ای، دایره‌ای، راداری و نقطه‌ای)
• نمایش اطلاعات پیشرفت و هزینه بر روی محور زمان

تعیین پروژه‌های قابل نمایش در کلیه داشبوردها

برای پیاده سازی و پشتیبانی هر کدام از این راهکارها، تکران در کنار شما خواهد بود، برای دریافت راهنمایی‌ها، مشاوره‌های حرفه‌ای و بهبود عملکرد سیستم شرکت خود، می‌توانید از متخصصین ما کمک بگیرید. تکران با به کارگیری دانش به روز و تجربه حرفه‌ای مهندسین، قابلیت ارائه راهکارهای مناسب و کاربردی برای سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف را دارد.