لیست مزایا و معایب شیرپوینت که هر شرکتی باید از آن آگاه باشد

شیرپوینت یک سرویس مبتنی بر فضای ابری است که به شرکت ها کمک می کند بین کاربران خود ارتباط برقرار کنند و با آنها همکاری کنند. با شیرپوینت، از هر جای دیگر، حتی از خانه و با استفاده از دستگاه های هوشمند (تلفن های همراه) به وب سایت ها، پرونده ها و موارد دیگر میتوان دسترسی داشت. شیرپوینت یک سیستم شبکه مشترک است که از برنامه های پایگاه داده و سایر ویژگی های وب و همچنین ویژگی های امنیتی برای کمک به مشاغل استفاده می کند. شیرپوینت همچنین بسترهایی را برای شرکت هایی فراهم میکند که قادر به دسترسی به اطلاعات هستند و گردش کار را در تمام مشاغل به صورت خودکار کنترل می کنند.

شیرپوینت سیستمی مشترک مبتنی بر شبکه است که از گردش کار، پایگاه داده ها و سایر ویژگی های امنیتی استفاده می کند که به صاحبان مشاغل اجازه می دهد با هم همکاری کنند. شیرپوینت همچنین بسترهای نرم افزاری را در اختیار شرکت ها قرار می دهد تا از توانایی نظارت بر دسترسی به اطلاعات و خودکار کردن گردش کار در تمام واحدهای تجاری استفاده کنند.

چرا به شیرپوینت نیاز داریم؟

از یک تجربه کاربری ساده، آشنا و سازگار اطمینان حاصل کنید.

شیرپوینت به طور کامل با وسایل الکترونیکی مصرفی، مرورگر و نرم افزارهای مرورگر یکپارچه شده است تا تجربه کاربری مشروعی را فراهم کند و تعامل افراد با محتوا و داده هایی جاری در حال اجرا را آسان می کند. این ادغام نامحسوس، همراه با یک جعبه قوی به نام جعبه خارجی، به کاربران کمک می کند تا به خدمات خود دسترسی پیدا کنند و به راحتی به محصولات موجود سر بزنند.

فعالیت های روزمره تجاری را انجام دهید.

از این دستیار جادوگر برای شروع، پیگیری و گزارش فعالیت های تجاری، مانند بازبینی اسناد و تایید موارد تبلیغ و جمع آوری ثبت نام ها استفاده کنید. می توانید این اقدامات را بدون رمز گذاری انجام دهید. یکپارچه سازی، یکپارچه شدن با برنامه های سفارشی مشتری، ایمیل و مرورگر، یک تجربه ساده و مداوم را برای شما مهیا می کند.

به تامین نیازهای نظارتی کمک کنید

با تعریف تنظیمات امنیتی، سیاست های امنیتی، سیاست های رسانه های سمعی و بصری و تکمیل سوابق تجاری استاندارد، میتوانید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات حساس کسب و کار به طور موثر مدیریت می شود. همچنین می توانید ریسک تجارت خود را به حداقل برسانید.

مدیریت و تغییر محتوا به طور موثر

مشتریان و نویسندگان محتوا می توانند محتوا را برای تایید و برنامه ریزی در وب سایت ها ایجاد و ارسال کنند. مدیریت محتوای چند زبانه با یک مدل آزمایشی سند جدید که برای پیوند دادن نسخه های اصلی با ترجمه های دیگر طراحی ساده شده است.

دسترسی آسان به داده های تجاری

می توان به کاربران امکان دسترسی به داده های شرکتی را که در سیستم های رایج تجاری مانند CRM یافت می شود داد. همچنین کاربران می توانند نماهای سفارشی ایجاد کنند و با سیستم معاملاتی تعامل داشته باشند. مدیریت فایل پشتیبان به سازمان کمک می کند تا لیست مشاغل را در یک مکان مرکزی ذخیره و سازماندهی کند.

سرعت بخشیدن به فرایندهای تجاری مشترک

بدون رمزگذاری شخصی، می توانید از یک فرم الکترونیکی هوشمند برای جمع آوری اطلاعات مهم کسب و کار از مشتریان، شرکا و مشاغل خود از طریق مرورگر وب استفاده کنید. قوانین استاندارد داده ها به شما کمک می کند اطلاعات دقیقی را فراهم کنید که می توانند مستقیما در سیستم قرار گیرند تا از مزاحمت ها و اشتباهات ناشی از راهنمای داده جلوگیری شود.

ابزارهای ویژه آفیس 365 به صورت رایگان در دسترس هستند

یک مزیت بزرگ برای استفاده از شیرپوینت آنلاین این است که به شما امکان می دهد به طیف وسیعی از خدمات یکپارچه مفید و ابزارها و ویژگی های ویژه ی آفیس 365 دسترسی رایگان داشته باشید.

افزایش ظرفیت ذخیره سازی و اندازه پرونده های اضافی برای به اشتراک گذاری و بارگذاری

در کنار همه پیشرفت هایی که عملکرد شیرپوینت شما را افزایش می دهد، می توانید از ذخیره سازی تا ترابایت و اشتراک گذاری فایل ها تا اندازه گیگابایت در Onedrive لذت ببرید.

معایب استفاده از شیرپوینت

هزینه های مجوزها و ماشین ها

بله، حتما متوجه شده اید که ایجاد و ذخیره فایل های شیرپوینت می تواند گران تمام شود. اما این تنها هزینه ای نیست که با آن مواجه می شوید. یکی از معایب شیرپوینت ساختار مجوز آن و هزینه های متعلق به آن است، البته مزایای استفاده از شیرپوینت هم زیاد است

آموزش کارکنان الزامی است

حتی متخصصان با تجربه فناوری اطلاعات هم ممکن است برای استفاده بیشتر از ترافیک شیرپوینت به آموزش نیاز داشته باشند. به خصوص اگر به تنظیمات زیادی نیاز است که انجام دهند. بسیاری از شرکت ها آموزش شیرپوینت را ارائه می دهند که به طور کلی باید گفت آموزش آن آسان نیست.

شیرپوینت همواره شلوغ است

اگر قبلا با شیرپوینت کار کرده باشد، این مهم را دیده اید. پرونده های چند ماه یا یک سال پیش را پیدا خواهید کرد، ولی این اطلاعات آنهایی نیستند که باید باشد، یا پرونده ای را اشتباها به شما ارائه می دهد. این گم شدن فایل ها می تواند ساعت ها کار شما را عقب بیندازد.

قابلیت جستجوی ضعیف

این موضوع ممکن است در ابتدا امر مهمی به نظر نرسد. بنابراین اگر عملکرد جستجو کامل نباشد چه می شود؟ هر کس که قرار است از شیرپوینت استفاده کند، به عملکرد جستجوی پیشرفته نیاز خواهد داشت. اما همه چیز سریع از کنترل خارج می شود و این بدان معنی است که جستجوی subpar امری مهم است.

نقص در سفارشی سازی

اگرچه سایت های مدرن و سایت های کلاسیک در شیرپوینت به شما امکان می دهند سطح خاصی از سفارشی سازی را داشته باشید، اما به روز رسانی های منظم نیز باعث از بین رفتن این سفارشی سازی ها می شود. هنگامیکه به روزرسانی یا نسخه جدید توسط مایکروسافت منتشر می شود، ممکن است بر روی تنظیمات سفارشی سازی موجود شما تاثیر بگذارد.