شیرپوینت، مرکز فرماندهی همکاری در سازمان شما
تصور کنید سازمان شما یک ارکستر بزرگ است. هر بخش حکم یک ساز مجزا را دارد و برای خلق یک سمفونی زیبا، هماهنگی و رهبری نقش کلیدی ایفا می‌کنند. حالا بیایید شیرپوینت را به عنوان رهبر ارکستر در نظر بگیریم. این پلتفرم قدرتمند از مجموعه مایکروسافت، ابزارهای متنوعی را برای مدیریت اسناد، همکاری بر روی پروژه‌ها، برقراری ارتباطات و در نهایت، ایجاد یکپارچگی در سازمان شما ارائه می‌دهد. اما شیرپوینت به تنهایی قادر به انجام تمام کارها نیست. درست شبیه به یک ارکستر که برای تکمیل شدن به سازهای مختلف نیاز دارد، شیرپوینت نیز با بهره‌گیری از ابزارهای جانبی، قابلیت‌های خود را به شکل چشمگیری گسترش می‌دهد.
به میدان آمدن ابزارهای جانبی شیرپوینت: افزایش کارایی و انعطاف‌پذیری
ابزارهای جانبی شیرپوینت، نرم‌افزارهای مستقلی هستند که به صورت یکپارچه با شیرپوینت کار می‌کنند و به شما امکان می‌دهند تا قابلیت‌های این پلتفرم را متناسب با نیازهای خاص سازمان خود، سفارشی‌سازی کنید. این ابزارها طیف وسیعی از امکانات را در اختیار شما قرار می‌دهند، از جمله:
- فرم‌سازهای قدرتمند: شیرپوینت به صورت پیش‌فرض دارای قابلیت ایجاد فرم‌های ساده است. اما اگر نیاز به فرم‌های پیچیده‌تر با قابلیت‌های بیشتر مانند توالی منطقی، محاسبات خودکار و گردش کار دارید، ابزارهای جانبی فرم‌ساز به کمک شما می‌آیند.
- گردش کار (Workflow): اتوماسیون فرآیندهای کاری تکراری، باعث صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری می‌شود. ابزارهای جانبی گردش کار به شما این امکان را می‌دهند تا مراحل مختلف یک فرآیند را تعریف کرده و جریان اسناد و اطلاعات را به صورت خودکار مدیریت کنید.
- داشبوردسازی و تجسم داده‌ها (Business Intelligence): شیرپوینت به تنهایی امکان گزارش‌گیری ساده را ارائه می‌دهد. اما برای تحلیل و تجسم داده‌ها در قالب نمودارها و داشبوردهای تعاملی، به ابزارهای جانبی هوش تجاری (BI) نیاز دارید.
- مدیریت پروژه: شیرپوینت می‌تواند به عنوان یک مخزن مرکزی برای اسناد و اطلاعات پروژه مورد استفاده قرار گیرد. اما ابزارهای جانبی مدیریت پروژه، امکاناتی مانند تخصیص وظایف، ردیابی پیشرفت پروژه، مدیریت منابع و ارتباط با اعضای تیم را در اختیار شما قرار می‌دهند.
- شبکه‌های اجتماعی سازمانی: با استفاده از ابزارهای جانبی شبکه‌های اجتماعی سازمانی، می‌توانید یک پلتفرم داخلی برای برقراری ارتباطات، به اشتراک گذاری دانش و تجربیات، و ایجاد جوامع کاری ایجاد کنید.
یکی از خدمات شرکت تکران ارائه راهکارهای سازمانی مبتنی بر محصولات مایکروسافت به خصوص شیرپوینت است. برای افزایش کارایی سازمان خود به شما توصیه می کنم با مشاوران ما تماس بگیرید!
معرفی برترین ابزارهای جانبی شیرپوینت
با توجه به نیازهای متنوع سازمان‌ها، طیف گسترده‌ای از ابزارهای جانبی برای شیرپوینت وجود دارد. در ادامه به معرفی برخی از محبوب‌ترین و کاربردی‌ترین آن‌ها می‌پردازیم:
1. Nintex Workflow: اتوماسیون قدرتمند فرآیندها
Nintex Workflow یکی از شناخته‌شده‌ترین و قدرتمندترین ابزارهای جانبی شیرپوینت در حوزه گردش کار است. این ابزار با رابط کاربری بصری، به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای کاری پیچیده را بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، طراحی و پیاده‌سازی کنید. Nintex Workflow همچنین قابلیت‌های دیگری مانند فرم‌ساز، مدیریت وظایف و گزارش‌گیری را ارائه می‌دهد.
2. Power Apps: ساخت آسان برنامه‌های کاربردی سفارشی
Power Apps یکی دیگر از ابزارهای قدرتمند مایکروسافت است که به شما امکان می‌دهد تا بدون نیاز به کدنویسی، برنامه‌های کاربردی (App) سفارشی برای شیرپوینت خود بسازید. این ابزار رابط کاربری بصری و قابلیت‌های مختلفی مانند اتصال به منابع داده‌ای مختلف، ایجاد فرم‌های تعاملی و منطق سفارشی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
3. K2: اتوماسیون پیچیده فرآیندهای کسب‌وکار
K2 ابزاری قدرتمند برای اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار (Business Process Management) است که با شیرپوینت ادغام می‌شود. این ابزار برای سازمان‌هایی که نیاز به راه‌حلی جامع برای مدیریت فرآیندهای پیچیده، انطباق با قوانین و مقررات و تجزیه و تحلیل فرآیندها دارند، بسیار مناسب است.
4. Power BI: تجسم خیره‌کننده داده‌ها
Power BI ابزاری قدرتمند از مایکروسافت برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و ساخت داشبوردهای تعاملی است. این ابزار به شما امکان می‌دهد تا داده‌های خود را از منابع مختلف مانند شیرپوینت، پایگاه‌های داده، فایل‌های اکسل و غیره جمع‌آوری کرده و آن‌ها را در قالب نمودارها، جداول و گزارش‌های بصری و جذاب نمایش دهید. Power BI همچنین قابلیت‌های هوش مصنوعی را برای پیش‌بینی و تحلیل داده‌ها ارائه می‌دهد.
به شما توصیه می کنم مقاله زیر را نیز مطالعه بفرمایید:
SharePoint Designer یک ابزار رایگان از مایکروسافت است که به شما امکان می‌دهد تا صفحات وب و فرم‌های شیرپوینت خود را بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، طراحی و سفارشی‌سازی کنید. این ابزار رابط کاربری بصری و drag-and-drop را ارائه می‌دهد که کار با آن را برای کاربران آسان می‌کند.
6. AvePoint: مجموعه‌ای جامع از ابزارها
AvePoint مجموعه‌ای جامع از ابزارهای جانبی شیرپوینت را ارائه می‌دهد که شامل ابزارهای مدیریت محتوا، گردش کار، هوش تجاری، مدیریت پروژه و شبکه‌های اجتماعی سازمانی است. این مجموعه برای سازمان‌هایی که به دنبال راه‌حلی جامع برای مدیریت و بهینه‌سازی پلتفرم شیرپوینت خود هستند، مناسب است.
7. MetaVisio: طراحی نمودارهای سازمانی و فرآیندی
MetaVisio ابزاری قدرتمند برای طراحی نمودارهای سازمانی، فرآیندی و گردش کار است. این ابزار با شیرپوینت ادغام می‌شود و به شما امکان می‌دهد تا نمودارهای خود را به طور مستقیم در صفحات وب شیرپوینت نمایش دهید.
8. Project Server: مدیریت حرفه‌ای پروژه‌ها
پراجکت سرور ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژه‌ها است که با شیرپوینت ادغام می‌شود. این ابزار امکاناتی مانند تخصیص وظایف، ردیابی پیشرفت پروژه، مدیریت منابع و ارتباط با اعضای تیم را در اختیار شما قرار می‌دهد.
9. Yammer: شبکه اجتماعی سازمانی
Yammer یک شبکه اجتماعی سازمانی است که با شیرپوینت ادغام می‌شود. این ابزار به شما امکان می‌دهد تا با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید، دانش و تجربیات خود را به اشتراک بگذارید و جوامع کاری ایجاد کنید.
انتخاب ابزار مناسب: کلید موفقیت در استفاده از شیرپوینت
انتخاب ابزار جانبی مناسب، به نیازها و اهداف خاص سازمان شما بستگی دارد. قبل از انتخاب ابزار، باید به سوالات زیر پاسخ دهید:
- چه مشکلاتی را می‌خواهید با استفاده از ابزار جانبی حل کنید؟
- چه ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی برای شما مهم هستند؟
- چه میزان بودجه برای خرید ابزار جانبی در نظر دارید؟
- سطح دانش فنی کاربران شما چقدر است؟
با پاسخ به این سوالات، می‌توانید ابزار مناسب را انتخاب کرده و از مزایای آن برای ارتقای کارایی و بهره‌وری سازمان خود بهره‌مند شوید.
جمع‌بندی: ابزارهای جانبی، دریچه‌ای به دنیای جدیدی از امکانات
ابزارهای جانبی شیرپوینت، دریچه‌ای به دنیای جدیدی از امکانات را به روی شما می‌گشایند. با استفاده از این ابزارها می‌توانید پلتفرم شیرپوینت خود را متناسب با نیازهای خاص سازمان خود، سفارشی‌سازی کرده و از مزایای آن برای افزایش کارایی، بهره‌وری و همکاری در سازمان خود بهره‌مند شوید.
