مزایای نرم افزار مدیریت اسناد
اسناد، جزء ضروری هر سازمانی هستند. مدیریت اطلاعات از چندین منبع، بخصوص با وجود تهدیدات امنیت سایبری، می‌تواند سخت و پیچیده باشد. بنابراین چگونه کسب‌وکارها می‌توانند حساسیت‌های مدیریت اسناد را در نظر بگیرند؟
بسته به ذات هر سازمان، یک راهکار مدیریت محتوا توسط سیستم مدیریت اسناد می‌تواند علاوه بر مرتفع کردن مشکلات، مزیت‌هایی نیز به همراه داشته باشد.
به شما توصیه می کنم مقاله زیر را هم مطالعه بفرمایید:
مزایای نرم افزار مدیریت اسناد برای سازمان‌ها
در ابتدای راه، تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال برای هر سازمان و شرکتی قدمی بزرگ است. اما باید در نظر داشت کسب‌وکارهایی که سرمایه‌گذاری در یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را برگزیده‌اند، جریان کاری ساده‌تری خواهند داشت؛ چون این کار باعث مدیریت فرایندها و بحران‌های آتی می‌شود. علاوه بر بهبود کارآمدی و بازدهی کسب‌وکار، در اینجا مزایای استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برای شما آورده شده است.
فضای ذخیره‌سازی کمتری نیاز خواهید داشت.
یک نرم‌افزار مدیریت اسناد می‌تواند نیاز به اتاق‌های بایگانی، کمدها، قفسه‌های نگهداری از پرونده‌ها، پوشه‌ها و … را کاهش دهد. امروزه با افزایش نرخ املاک، خالی کردن حتی یک اتاق و استفاده مفیدتری از آن برای هر سازمانی ارزشمند است. اسنادی که لزوماً باید به صورت کاغذی نگهداری شوند می‌توانند در انبار بمانند.
سطح بالایی از امنیت را برایتان فراهم می‌کند.
حفاظت از اطلاعات و امنیت اسناد برای هر سازمانی در هر مقیاسی ضروری است. سیستم مدیریت اسناد دسترسی افراد به اسناد را کنترل می‌کند. همچنین، لاگ‌هایی از عملکردها ثبت می‌شود. به این شکل که چه کسی سند را مشاهده کرده است، چه تغییراتی بر روی سند ایجاد کرده و چه زمانی این کار را انجام داده است. اسناد در سیستم قابل ردیابی هستند و می‌توان برای آن‌ها هشدارهای اطلاع‌رسانی خودکار تنظیم کرد.
اسناد را سریع‌تر بیابید.
جستجو برای یافتن اسناد می‌تواند بسیار زمان‌بر باشد، به طوری که کارمندان اداری حدود یک سوم از زمان با ارزش کاری را فقط صرف یافتن اسناد چاپی می‌کنند. همزمان، هزینه‌های غیر ضروری اسناد کاغذی بودجه‌ی سازمان را تلف، بهره‌وری را کم و پتانسیل پیشرفت را محدود می‌کند.
این سیستم می‌تواند ابزاری قدرتمند برای صرفه‌جویی در زمان باشد. می‌توان پرونده‌ها را با جستجوی یک کلمه یا عبارت یافت. امکان ادغام با برنامه‌های تجاری را دارد و می‌توان دسترسی به اطلاعات حیاتی را به آن برنامه‌ها داد. همچنین، سیستم مدیریت اسناد محدودیت جغرافیایی و زمانی برای استفاده ندارد، چون امکان دسترسی از راه دور را فراهم می‌کند.
منجر به ایجاد همکاری بهتر میان کارمندان شما می‌شود.
دسترسی بهتر به اطلاعات یکی از مزایای نرم افزار مدیریت اسناد است. حتی از منابع مختلف، توسط این سیستم سریع و راحت شده است و تبادل اطلاعات میان کارمندان و اعضای تیم از طریق ایمیل و اینترنت امکان‌پذیر است. سیستم مدیریت اسناد وضوح بیشتری در فرآیندهای کسب‌وکار به وجود می‌آورد و قابلیتی دارد که نظارت بر دسترسی‌های مجاز داشته باشید.
گزینه پشتیبان‌گیری و در زمان وقوع حوادث، امکان بازیابی اطلاعات وجود دارد.
هر سیستم مدیریت اسناد با بایگانی به صورت دیجیتال، اسناد کاغذی را از آتش و سیل و سایر بلایای طبیعی محافظت می‌کند. پرونده‌ها در این سیستم قابل پشتیبان‌گیری و در صورت لزوم قابل بازیابی هستند. قابلیت‌های ردیابی اسناد در این سیستم‌ها احتمال از دست رفتن یا طبقه‌بندی اشتباه پرونده‌ها را پس از مشاهده، کاهش می‌دهد.
صرفه‌جویی در زمان یکی از مزایای نرم افزار مدیریت اسناد است.
بعضی معتقدند ذخیره زمان معنای مستقیم افزایش بازدهی است، چون زمان را ارزشمند می‌دانند. اگر کارمندی به دنبال یک سند باشد و بتواند سریع آن را بیابد، وظایفش را کارآمدتر انجام می‌دهد که این سرعت عمل علاوه بر تقویت روحیه‌ی خود کارمندان، منجر به رضایت مشتریان نیز می‌شود.
راهکارهای مدیریت اسناد با توجه به نیازهای سازمانی تعیین می‌شوند و با رشد یک سازمان، امکان افزایش امکانات این سیستم‌ها وجود دارد. یک سیستم جامع اسناد الکترونیکی انعطاف‌پذیر و رقابتی است و موجب بهبود روابط با مشتریان می‌شود.
استفاده از یک سیستم جامع کمک می‌کند جریان کاری را تسهیل و خودکار کنید، مدیریت اطلاعات را بدون خطا پیش ببرید و زمان زیادی برای تمرکز روی دیگر حوزه‌های مهم داشته باشید.
مترجم: زهره رجایی
