افزایش بهره‌وری در محیط کار با 8 روش ساده
گاهی پیش می‌آید که میزان بهره‌وری کارمندان در محیط کار کاهش می‌یابد، به‌طوری که این موضوع برای مدیران و حتی کارمندان چالش‌برانگیز می‌شود. ممکن است شما نیز در حال حاضر دچار این مشکل شده باشید، اما بدانید که هیچ جای نگرانی وجود ندارد! شما می‌توانید با روش‌های موثر مختلفی مانند استفاده از تجهیزات خاص، انجام فعالیت‌های ویژه در محل کار و بسیاری گزینه‌های دیگر بهره‌وری خود یا کارمندانتان را در محل کار افزایش دهید. پس اگر به دنبال کشف روش‌های کاربردی افزایش بهره‌وری در محیط کار هستید، با ما همراه باشید.
1. استفاده از دو صفحه نمایش در جهت افزایش بهره‌وری در محیط کار
اولین پیشنهاد ما به شما استفاده از دو صفحه نمایش (نمایشگر، مانیتور) به صورت همزمان است. این راه‌حل برای افرادی مناسب است که برای انجام کارهای خود از لپ‌تاپ و یا تنها یک مانیتور استفاده می‌کنند. به طور کلی استفاده از یک صفحه نمایش باعث محدود شدن کار شما می‌شود. استفاده از دو نمایشگر به صورت همزمان در افزایش سرعت و در پی آن در افزایش بهره‌وری شما نقش مهمی ایفا می‌کند. علاوه بر مورد ذکر شده، استفاده از دو صفحه نمایش به صورت همزمان منجر به کاهش فشار بر چشمان شما می‌شود. در صورتی که برای مدت طولانی روی یک صفحه نمایش تمرکز کنید، فشار بیشتری به چشمانتان وارد می‌شود که علاوه بر خستگی چشم به مرور زمان باعث کاهش میزان بینایی شما نیز می‌گردد.
2. استفاده از داک استیشین‌ها
یکی دیگر از روش‌های افزایش بهره‌وری در محیط کار استفاده از فناوری پیشرفته‌ای به نام داک استیشن است. داک استیشن‌ها به راحتی به هر دو صفحه نمایش شما متصل می‌شوند و برای شما امکان دسترسی به تمامی اطلاعات را در هر دو صفحه نمایش فراهم می‌سازند. علاوه بر این، داک استیشن با افزایش سرعت انتقال اطلاعات، یعنی دقیقاً زمان از دست رفته‌ای که بسیار کم به آن توجه می‌شود، بهره‌وری شما را در روزهای شلوغ کاری افزایش می‌دهد.
3. تنظیم میز کار
به همان اندازه که برخورداری از تجهیزات به‌روز و پیشرفته در افزایش بهره‌وری در محیط کار تأثیر گذار است، میز کار نیز دارای اهمیت است. ارتفاع مناسب میز، صندلی قابل‌تنظیم، ارتفاع مناسب صفحه نمایش و فضای خالی روی میز کار مواردی هستند که با کاهش فشار به چشمان، گردن، دستها و کمر شما می‌توانند به افزایش بهره‌وری در محیط کار بپردازند.
4. استراحت‌های منظم و کاهش حواس‌پرتی
به راحتی می‌توانید با کاهش عواملی که در حواس‌پرتی شما نقش دارند، بهره‌وری خود را در محیط کار افزایش دهید. به عنوان مثال نرم‌افزارهای پیام‌رسان گوشی تلفن همراه خود را در حالت «مزاحم نشوید» قرار دهید یا گوشی خود را فقط در زمان استراحت چک کنید. شما با این کار یکی از مهمترین عوامل حواس‌پرتی را حذف می‌کنید و می‌توانید با تمرکز کامل به انجام کارتان ادامه دهید. علاوه بر این، به شما توصیه می‌کنیم در طول ساعات کاری از چندین زمان استراحت کوتاه بهره‌مند شوید. به عنوان مثال می‌توانید برای حتی 2 دقیقه از پشت میز کار خود بلند شوید، داخل دفتر کار قدم بزنید و با همکارانتان صحبت کنید. این استراحت کوتاه باعث می‌شود ذهن شما برای کار مجدد آماده شود و در نتیجه بهره‌وری شما در محیط کار افزایش می‌یابد.
5. فهرست کارهای روزانه
یکی دیگر از بهترین روش‌های افزایش بهره‌وری در محیط کار تهیه فهرست کارهای روزانه است. این فهرست به شما انگیزه می‌دهد تا با اتمام گزینه‌های ایجاد شده و علامت زدن آنها سرعت و بهره‌وری خود را افزایش دهید. برای ایجاد فهرست کارهای روزانه می‌توانید از Microsoft To-Do نیز استفاده کنید. این نرم‌افزار به شما اجازه اشتراک‌گذاری می‌دهد، در نتیجه می‌توانید فهرست وظایف به اتمام رسیده خود را با همکارانتان به اشتراک بگذارید. نرم‌افزارهای این چنینی نقش مهمی در ایجاد نظم و سرعت در کارهای شما دارند.
6. استفاده از Focus Assist
ویندوز با نرم‌افزارهای انحصاری خود در نظر دارد میزان حواس‌پرتی شما را به حداقل برساند. یکی از این نرم‌افزارهای کاربردی، نرم‌افزار Focus Assist نام دارد. از ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌توان به اولویت‌بندی نوتیفیکشین‌های دریافتی اشاره کرد. به عنوان مثال، شما می‌توانید به این نرم‌افزار دستور دهید فقط نوتیفیکیشن‌های ایمیل را به شما نشان دهد.
7. صندوق ورودی متمرکز
یکی دیگر از نرم‌افزارهای موثر در افزایش بهره‌وری در محیط کار نرم‌افزار Outlook است. شما می‌توانید با استفاده از گزینه صندوق ورودی متمرکز Outlook ایمیل‌هایی که دارای اهمیت بیشتری هستند را مشاهده کنید. این گزینه با حذف ایمیل‌های تبلیغاتی و اسپم‌ها به افزایش تمرکز شما در ساعات کاری می‌پردازد.
8. تغییر وضعیت Microsoft Teams
اگر شرکت شما برای ایجاد ارتباط میان کارمندان بخش‌های مختلف از پلتفرم مایکروسافت تیمز استفاده کند، به راحتی می‌توانید با تغییر وضعیت حضور در این نرم‌افزار بهره‌وری خود را در محیط کار افزایش دهید. به طور کلی این نرم‌افزار سه حالت «در دسترس»، «مزاحم نشوید» و «غایب» را در اختیار شما قرار می‌دهد که با انتخاب هر یک از این گزینه‌ها می‌توانید وضعیت حضور خود را به همکارانتان اطلاع دهید. به عنوان مثال می‌توانید با انتخاب گزینه «مزاحم نشوید» به همکاران خود اعلام کنید که در حال انجام کار مهمی هستید.
شرکت تکران ارائه دهنده راهکارهای سازمانی در سطحی بین‌المللی است.
مترجم: شب بو گلی
