نکات کلیدی طراحی یک سایت شیرپوینت کارآمد
شیرپوینت یکی از منعطف ترین و قابل تنظیم ترین محصولات مایکروسافت است که راه حل قدرتمندی برای ایجاد مشاغل مختلف، شبکه های داخلی، شبکه های اضافی و اپلیکیشن ها به تجارت ها ارائه می دهد. مایکروسافت این پلتفرم را به عنوان سرویس مبتنی بر فضای ابری تعریف می کند که به سازمان ها کمک می کند محتوا، دانش و اپلیکیشن ها را به اشتراک بگذارند و مدیریت کنند. سایت های تیمی شیرپوینت یکی از بازوهای مشترک این محصول است که به شما اجازه میدهد فضاهایی را ایجاد کنید که افراد و اطلاعات را در گروه ها یا تیم های خاص متصل کنید. ایجاد آنها به لطف ابزارهای داخلی که شیرپوینت ارائه داده است بسیار آسان است و امکان برقراری ارتباط بسیار غنی تر از طریق واحد های تجاری، تامین کنندگان خارجی و تیم ها را فراهم می کند. به طور خلاصه، آنها برای تیم های داخلی و برای گرد هم آوردن افراد مختلف در سراسر دنیا کاربردی هستند.
سه نقش مهم طراحی شیرپوینت
- استفاده از سیستم را آسان تر می کند
پیاده سازی و استقرار نیازمندی های یک سازمان در قالب سامانه مبتنی بر شیرپوینت با طراحی سفارشی، مزایای زیر را برای آن سازمان بهمراه خواهد داشت:- بهبود ساختار محتواهای داده ای موجود در قالب نیازمندی ها
- ارائه بصری بهتر نیازمندی ها به کاربران نهایی
- متمایز نمودن موارد پیاده سازی از نیازمندی
بدیهی است، رسیدن به مزایای فوق توسط امکانات و ویژگی های موجود در شیرپوینت (SharePoint Out of the Box) کار دشوار و در برخی از موارد امکان پذیر نمی باشد. در نتیجه کیفیت طراحی سفارشی تاثیر مستقیم بر تجربه کاربری مخاطبان داشته و عملکرد قابل قبولی از فرایند های سازمان خواهد داشت.
- تقویت فرهنگ سازمانی و ارزش های تیمی.
میزبانی پورتال های درون سازمانی، پیاده سازی و استقرار راهکارهای مشارکت تیمی از ویژگی های شیرپوینت می باشد که در سازمان ها بسیار مورد توجه قرار می گیرد. طراحی سفارشی در کنار کاربردهای نامبرده موجب می گردد ارزش های سازمان و تیم های مستقر در آن بیشتر بروز کرده و انعکاس عناصر هویت سازمانی و نمادهای تیمی می توانند روح جامعه را پرورش دهند. - اطمینان از پذیرش و تعامل کاربر.
ایجاد یک طراحی شیرپوینت مدرن و پاسخگو که در دستگاه های مختلف به همان اندازه خوب به نظر می رسد، به معنای اطمینان از محبوبیت طولانی مدت این راه حل در میان کاربران است. برعکس، راه حل های ضعیف طراحی شده یا قدیمی مطمئنا با پذیرش کاربر روبرو نمی شوند.
نکاتی کلیدی برای طراحی موثر یک سایت شیرپوینت:
ساختار سایت شیرپوینت خود را ایجاد کنید:
هنگامی که شروع به تهیه پیش نویس محتوای سایت شیرپوینت خود می کنید، معنای زیرسایت های سطح بالا و نحوه ساختن سایت های سطح دوم و سوم را مدنظر قرار دهید. صفحه اصلی شما باید شامل پیمایش به تمام قسمت های اصلی، با یک سلسله مراتب ساده و واضح باشد تا بتوانید اطلاعات را سریع پیدا کنید. برخی از کاربران ساختار را نادیده می گیرند و به ویژگی جستجوی هوشمند وابسته هستند. اگرچه این یک ویژگی عالی برای استفاده کاربران است، اما بعضی اوقات ممکن است کاربران نهایی شما ندانند که از کدام کلمات کلیدی برای یافتن اسنادی که می خواهند استفاده کنند. با این حال، آنها ممکن است یک ایده کلی داشته باشند که در کدام کتابخانه ها برای یافتن اسناد مورد نیاز، به جستجو بپردازند. بنابراین، یک ساختار سازمان یافته می تواند در افزایش بهره وری تیم شما بسیار مفید و مهم باشد.
پیمایش سایت خود را سفارشی کنید:
برای شخصی سازی پیمایش سایت خود می توانید پیوندهای موجود در نوار پیمایش با نوار راه اندازی سریع را اضافه، حذف یا ویرایش کنید تا کاربران بتوانند راه خود را به طرف موضوع مورد نظر پیدا کنند. برای شروع می توانید روی یکی از گزینه های ویرایش پیوندها در صفحه اصلی وب سایت تیم کلیک کنید. اگر گزینه ویرایش پیوندها را در صفحه اصلی مشاهده نمی کنید، ممکن است اجازه ایجاد تغییر را نداشته باشید، یا ممکن است مدیر شما سایت را سفارشی کرده باشد تا گزینه ویرایش پیوندها را در صفحه اصلی سایت تیم قرار ندهد.
قابلیت استفاده از چند دستگاه را در ذهن داشته باشید:
یکی دیگر از مزایای مهم استفاده از سایت تیمی شیرپوینت، این واقعیت است که تیم شما می تواند از هر دستگاه و در هر زمان به محتوای سازمانی دسترسی داشته باشد و تنها چیزی که لازم است اتصال به اینترنت است. با این حال، برای اطمینان از اینکه سایت تیم شیرپوینت شما به راحتی در این دستگاه ها قابل مشاهده است، باید سایت تیم شیرپوینت خود را بهینه کنید تا بین دستگاه ها به راحتی عمل کند. مطمئن شوید که نوار پیمایش و نوار راه اندازی سریع، خیلی طولانی نیستند تا در دستگاه ها به درستی نمایش داده شوند. همچنین مطمئن شوید که سایت تیم شیرپوینت شما از کانال های دستگاه استفاده میکند (بخشی از زیرساخت انتشار شیرپوینت است که به شما امکان می دهد محتوای خود را در دستگاه های مختلف ویرایش کنید).
صفحاتی که اخیرا به روز میشوند را در صفحه اصلی قرار دهید:
اگر برای اولین بار از یک سایت تیمی استفاده می کنید، امیدوارید چه چیزی را در صفحه اصلی قرار دهید؟ اگر کارمند جدیدی در سازمان هستید، آیا می توانستید به سرعت محتوای مورد نیاز را پیدا کنید؟ هنگام طراحی سایت تیمی شیرپوینت، به صفحاتی فکر کنید که بیشترین به روز رسانی را دارند و بسیاری از کاربران نهایی را به خود جلب می کنند. نمونه های خوب شامل صفحاتی مانند آخرین اخبار، اطلاعیه ها، رویدادهای شرکتی و غیره هستند.
تصویر!تصویر!تصویر!:
تصاویر موثر بهتر از نوشتار عمل می کنند. تصاویر در صفحه اصلی سایت شیرپوینت می توانند جلوه و احساس جالبی داشته باشند و میزان استفاده کاربران از سایت را افزایش دهند. نمایش اسلایدی ساده شامل عکس های تیم، عنصر مناسبی برای افزایش تعامل کاربری است.
مقدمه و نکاتی درباره نحوه استفاده از سایت تیمی را در صفحه اصلی بگنجانید:
یکی از مهمترین مواردی که بسیاری از کاربران فراموش می کنند از آن استفاده کنند، یک پیام استقبال در بالای صفحه اصلی با معرفی سریع پورتال است. ما توصیه می کنیم نکاتی مانند نحوه استفاده از سایت تیمی شیرپوینت، نحوه تنظیم نگه داشتن کتابخانه ها و برچسب گذاری را ذکر کنید. در پایان مقدمه، پیوندی را به یک دستورالعمل دقیق اضافه کنید که کاربران بتوانند آن را بارگیری کنند.
با استفاده از ساختار مسطح سایت تیمی، شیرپوینت خود را سازماندهی کنید:
یکی از کارهایی که می توانید با سایت های تیمی شیرپوینت خود انجام دهید این است که اطلاعات خود را به جای پوشه ها توسط فراداده (Metadata) سازماندهی کنید. از این روش به عنوان ساختار مسطح یاد می شود و متکی بر برچسب گذاری محتوای شما به روشی خاص است.
انعطاف پذیر باشید:
شیرپوینت یک پلتفرم انعطاف پذیر است که می توانید متناسب با نیازهای خود آن را تنظیم کنید. هنگامیکه برای اولین بار سایت تیمی شیرپوینت خود را طراحی می کنید، یک دوره آزمایشی داشته باشید که در آن بتوانید نحوه استفاده کاربران نهایی خود را مشاهده کنید و مطمئن شوید که از کاربران نهایی خود بازخورد می گیرید و سپس تغییرات لازم را اعمال کنید.
