تفاوت بین کتابخانه سند مایکروسافت SharePoint و پوشه چیست؟

اگر از SharePoint برای ایجاد ساختار محتوا استفاده می‌کنید، انتخاب مناسب بین استفاده از کتابخانه اسناد یا پوشه برای سازماندهی محتوا بسیار مهم است.

برای آسان‌تر کردن این تصمیم، این مقاله به تفاوت‌های اصلی بین استفاده از کتابخانه اسناد شیرپوینت در مقابل پوشه‌ها می‌پردازد و حوزه‌های کلیدی را که باید در هنگام مدیریت اسناد در شیرپوینت مورد توجه قرار گیرد، شناسایی می‌کند:

انتخاب یک پوشه SharePoint

یک پوشه SharePoint راهی بسیار ساده برای سازماندهی محتوا در SharePoint است. آن‌ها به عنوان بسترهای ساده برای فایل‌ها عمل می‌کنند و کاربران را قادر می‌سازند تا آن‌ها را بر اساس نام یا تنظیم سطوح دسترسی، دسته‌بندی کنند.

ساختار سلسله مراتبی پوشه‌ها و زیرپوشه‌ها امکان دسته‌بندی سیستماتیک‌تری از فایل‌ها را فراهم می‌کند، که راحتی را در یافتن اسناد خاص افزایش می‌دهد. علاوه بر این، پوشه‌ها می‌توانند برای مدیریت امتیازات دسترسی به طریقی کارآمد مورد استفاده قرار گیرند، که کنترل می‌کند کدام کاربران می‌توانند فایل‌ها را درون آن‌ها مشاهده، ویرایش یا حذف کنند.

این روش سازماندهی ساده و در عین حال مؤثر، رویکردی راحت و در دسترس را برای ساختاردهی محتوای خود در SharePoint در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

انتخاب کتابخانه اسناد SharePoint

یک کتابخانه سند SharePoint درجه بالاتری از پیچیدگی را ارائه می‌دهد، به کاربران امکان می‌دهد تا سازماندهی و ذخیره محتوا را براساس نیازهای سازمانی خود سفارشی‌سازی کنند. این انعطاف پذیری افزایش یافته منجر به یک سیستم مدیریت اطلاعات کارآمدتر و موثرتر می‌شود.

در کتابخانه‌های اسناد، کاربران می‌توانند از مجموعه‌ای از گزینه‌های ضروری، از جمله مدیریت پیشرفته فراداده برای برچسب‌گذاری دقیق فایل‌ها، کنترل نسخه برای ردیابی تغییرات و سابقه اسناد، ابزارهای همکاری قدرتمند، امکان تالیف مشترک و ویرایش لحظه‌ای بدون مشکل و مجوزهای دقیق برای کنترل دسترسی ایمن بهره ببرند.

به علاوه، کتابخانه‌های اسناد از نماهای قابل تنظیم نیز پشتیبانی می‌کنند که نمایش متناسب با معیارهای خاص را ممکن می‌سازد. این قابلیت به ساده‌سازی گردش کار و بهبود بهره‌وری کسب‌وکار کمک می‌کند.

برخی از گزینه‌های اصلی موجود در کتابخانه‌های اسناد عبارتند از:

قالب‌ها: قالب‌ها در سطح کتابخانه اسناد کار می‌کنند، بنابراین اگر با چندین مجموعه داده کار می‌کنید که به قالب‌های مختلف نیاز دارند، بهتر است به جای پوشه‌ها، دو کتابخانه جداگانه ایجاد کنید.

برچسب‌های حساسیت: برچسب‌های حساسیت بر اساس مجوزها دسترسی به اسناد را فراهم می‌کنند. آن‌ها قابل اعمال به پوشه‌ها نیستند، بنابراین فقط برای کتابخانه‌های اسناد یا فایل‌های فردی مناسب هستند.

نمایش جستجو: قابلیت نمایش یا عدم نمایش کتابخانه‌های اسناد را تنظیم کنید.

هدف‌گذاری مخاطب: افراد خاصی را برای دسترسی به کتابخانه‌های اسناد هدف قرار دهید تا مطمئن شوید افراد مناسب به اسناد دسترسی دارند.

مدیریت حقوق اطلاعات: هنگام برخورد با انطباق یا حریم خصوصی داده‌ها، مدیریت حقوق اطلاعات به کاربران این امکان را می‌دهد تا محتوای کتابخانه را کنترل کنند. این کار، کاربران خاص را از دسترسی به اسناد یا ویرایش آن‌ها باز می‌دارد.

سابقه نسخه: نسخه‌های مختلف یک فایل را که در طول زمان ویرایش و به‌روزرسانی می‌شوند، ردیابی و ذخیره کنید.

این ویژگی‌های متنوع، کتابخانه‌های اسناد SharePoint را به ابزارهای ارزشمندی برای مدیریت اسناد در مقیاس بزرگ تبدیل می‌کند.

توجه به حجم محتوا

هنگام انتخاب بین کتابخانه سند و پوشه در SharePoint، یکی از مهم‌ترین عوامل حجم محتوا است.

برای مجموعه‌های بزرگ اسناد، تکیه صرف بر پوشه‌ها ممکن است در یافتن سریع فایل‌های خاص ایجاد مشکل کند. برعکس، کتابخانه‌های اسناد با ارائه امکان استفاده از برچسب‌های فراداده در این سناریو عملکرد بسیار خوبی دارند. این برچسب‌ها به کاربران امکان می‌دهند ویژگی‌های مرتبط را به اسناد اعمال کنند و جستجو و فیلتر کردن سریع و دقیق بر اساس معیارهای خاص را تسهیل کنند. در نتیجه، کتابخانه‌های اسناد رویکردی بهینه‌تر برای مدیریت اسناد ارائه می‌دهند و اطمینان می‌دهند که کاربران می‌توانند به راحتی سوابق فردی را در میان حجم زیادی از داده‌ها پیدا و به آن‌ها دسترسی داشته باشند.

ماهیت همکاری‌محور کتابخانه‌های اسناد نیز برای مدیریت حجم زیادی از محتوا مفید است. تیم‌ها می‌توانند به‌طور همزمان روی اسناد تالیف مشترک داشته باشند، که این امر همکاری یکپارچه را تقویت می‌کند و تضادهای کنترل نسخه را کاهش می‌دهد. ویژگی سابقه نسخه نیز می‌تواند کنترل اسناد را بیشتر بهبود بخشد و به کاربران این امکان را می‌دهد تا تغییرات را ردیابی کنند، به نسخه‌های قبلی بازگردند و یک مسیر ممیزی را حفظ کنند.

کتابخانه سند SharePoint در مقابل پوشه: کدام یک مناسب است؟

در نهایت، کتابخانه‌های اسناد قابلیت‌های بسیار بیشتری را از نظر سازماندهی داده ارائه می‌دهند. اگر تنها تعداد کمی از اسناد نیاز به گروه‌بندی ساده دارند، پوشه‌ها ممکن است انتخاب مناسبی باشند. با این حال، برای سطوح بالاتر سازماندهی حول پروژه‌ها، بخش‌ها، دسته‌های موضوعی و حوزه‌های موضوعی گسترده‌تر، کتابخانه‌های اسناد گزینه مناسب‌تری هستند.

البته، زیبایی SharePoint این است که می‌توانید از پوشه‌ها در داخل کتابخانه‌های سند استفاده کنید. این به شما امکان می‌دهد یک رویکرد ترکیبی ایجاد کنید، سازماندهی سلسله مراتبی پوشه‌ها را به کار گیرید و همچنان از قابلیت‌های گسترده کتابخانه‌های اسناد بهره‌مند شوید.

اگر هنوز در مورد رویکرد مناسب برای سازمان خود در بلندمدت مطمئن نیستید، صحبت با یک مشاور SharePoint می‌تواند مفید باشد. آن‌ها می‌توانند شما را در ایجاد یک ساختار SharePoint مقیاس‌پذیر که در بلند مدت برای شما کار می‌کند، راهنمایی کنند.