مدیریت آنلاین اسناد در کار تیمی
همکاری و کار گروهی، به عنوان یکی از عوامل اصلی موفقیت در کسب و کارها، امروزه بسیار مهم شده است. با توجه به دسترسی گسترده به اینترنت، اعضای یک سازمان می‌توانند به راحتی با یکدیگر در هر نقطه‌ای از جهان، ارتباط برقرار کنند. بنابراین، شرکت‌ها در تلاش هستند تا از فناوری‌های مدرن برای برقراری ارتباط موثر بین کارکنان استفاده کنند. اشتراک گذاری اسناد و پرونده‌های سازمانی، به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعات را با سازمان، کارکنان و شرکای تجاری خود به امنیت بالا به اشتراک بگذارید. استفاده از ابزارهای همکاری تیمی در زمان واقعی به کارکنان کمک می‌کند تا از ارتباطات نادرست جلوگیری کنند، فرایند تصمیم‌گیری را تسریع کرده و خلاقیت و بهره‌وری را افزایش دهند.
آفیس 365 با دارا بودن نسخه‌های آنلاین پاورپوینت، اکسل، ورد، OneNote و سایر ابزارها، گزینه‌های متنوعی برای همکاری و اشتراک گذاری اسناد فراهم می‌کند. به‌طور مجزا، راه‌حل همکاری مبتنی بر مجوز یا Permission-based، فقط به کاربران مجاز امکان دسترسی به هر سندی را در داخل سازمان و در هر زمان و مکان می‌دهد. با استفاده از یک ابزار همکاری آنلاین و تنها با اتصال به اینترنت، می‌توان اسناد را به اشتراک گذاشته، ویرایش کرده و مشاهده کرد. همچنین، شیرپوینت نیز یکی دیگر از ابزارهایی است که همکاری قوی بر روی اسناد در سازمان را بصورت آنلاین فراهم می‌کند.
با این حال، همکاری آنلاین اسناد، چالش‌هایی را نیز برای سازمان بوجود می‌آورد که در ادامه به آن‌ها پرداخته میشود:
مدیریت همکاری اسناد
همکاری موثر اعضای سازمان بر روی اسناد سازمانی می‌بایست به صورت کنترل شده انجام شود. این کنترل را می‌توان از طریق اقدامات زیر انجام داد:
تفکیک نقش‌های سازمانی
هر یک از اعضای یک تیم مشترک در سازمان، تنها در صورتی که نقش مشابهی را ایفا کنند می‌توانند به صورت آزادانه یک سند و مدرک را ویرایش کنند. اما اگر تیمی متشکل از اعضا با نقش‌های مختلف سازمانی باشد، این نقش‌ها می‌بایست در مجوزهای دسترسی مربوطه تعریف شود؛ به‌عنوان مثال نماینده فروش، وکیل و حسابدار از دیدگاه‌های مختلفی به پیش‌نویس قرارداد نگاه می‌کنند و برداشت‌ها و نظارت مختلفی را ممکن است درباره‌ی آن ارائه کنند. در چنین حالتی، مجوزهای مبتنی بر نقش می‌تواند به صورت زیر تعریف شود:
- مالک یا مدیر (مشاهده و ویرایش اسناد، ارائه و همچنین لغو مجوزها، قفل ویرایش)
- همکار (مشاهده و ویرایش اسناد)
- خواننده (تنها مشاهده اسناد)
- ناظر (مشاهده و ارائه نظر درباره اسناد)
جداسازی پیش‌نویس و ویرایش
قبل از ویرایش یک سند، یک تیم همکاری می‌تواند مسئولیت مطالعه و بررسی دقیق زمینه‌ی سند را بر عهده بگیرد. بنابراین، ویرایش باید تنها پس از آماده‌شدن پیش‌نویس نهایی آغاز شود. پیش‌نویش اولیه یک سند فقط برای مشاهده اعضا قابل دسترسی است.
تعریف بازه‌ی زمانی
برای هر مرحله از تدوین یا ویرایش اسناد، باید بازه‌های زمانی دقیقی تعیین شود. برای نمونه، پیش‌نویس اولیه یک سند باید تا پایان روز جاری و پیش‌نویس نهایی، تا پایان هفته جاری آماده شود.
مشخص کردن تنها یک مدیر یا مالک سند
برای اثرگذاری همکاری اسناد، مدیریت سند مربوطه باید متمرکز باشد. یک مالک سند باید مسئول بررسی نهایی و حل اختلاف، در مورد اختلافات بر روی یک سند، تعیین بازه‌های زمانی برای مراحل نوشتن همزمان و قفل کردن یک سند یا قسمت‌هایی از آن برای ویرایش باشد.
محدود کردن تعداد نویسندگان همکار
برای جلوگیری از هرج‌و‌مرج و همکاری طولانی مدت، تنها افراد مرتبط برای همکاری آنلاین در اسناد را دعوت کنید. اگر سندی حجیم است یا دارای بخش‌های جداگانه مربوط به بخش‌ها یا تیم‌های مختلف است، بهتر است که مالیک آن را میان بخش‌ها تقسیم کنید. بنابراین، افراد می‌توانند بر روی بخش خود تمرکز کنند و در کار تیم‌های دیگر تداخل ایجاد نخواهند کرد.
ارتباطات
پیام‌رسانی فوری
استفاده از پیام‌رسان‌ها به اعضای تیم کمک می‌کند به سرعت پاسخ سوالات خود که به هنگام کار بر روی یک سند مطرح میشود را دریافت کنند. بنابراین، استفاده از پیام‌رسان باعث صرفه‌جویی در وقت میشود و همچنین از دوباره کاری جلوگیری می‌کند. بسیاری از ابزارهای همکاری آنلاین امکان ذخیره پیام‌های ارسال شده را در کنار سند فراهم می‌کند و جستجو توسط مکالمات را فعال می‌کند، که به اعضای تیم کمک می‌کند تا سوالات مشابه را بارها و بارها مطرح نکنند.
ارسال نظر
به هنگام ویرایش یک سند، همکاران باید به جای رونویسی از متن یا تغییراتی که توسط اعضای دیگر ایجاد شده، از نظارت خود استفاده کنند یا برخی از قسمت‌های سند را حذف کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند در مورد بخش‌های خاص و موردنظر خود نظر دهند.
سازگاری و امنیت اسناد
ردیابی نسخه‌ها
استفاده از قابلیت نسخه‌برداری از ابزارهای همکاری در زمان واقعی به شما کمک می‌کند تا تغییراتی که در یک سند ایجاد شده است را شناسایی کنید. این ویژگی همچنین به شما اجازه می‌دهد تا بلافاصله دسترسی غیرمجاز و اصلاح اسناد حساس را شناسایی کنید.
جلوگیری از نشت اسناد
بسیاری از ابزارهای همکاری در زمان واقعی توانایی محدود کردن ذخیره اسناد به دسک‌تاپ، دستگاه‌های تلفن‌همراه و قابل حمل را دارند. این امر مخصوصا برای کارمندانی که از راه دور بر روی اسناد حساس کار می‌کنند، بسیار مهم و حیاتی است. این ابزارها همچنین می‌توانند از کپی و چاپ اسناد جلوگیری کنند.
کنترل دسترسی به اسناد
همکاران اسناد باید دسترسی به اسناد موجود در کار را کنترل کنند و به موقع نسبت به تغییرات واکنش نشان دهند. برای نمونه، دسترسی خارجی به یک سند باید به محض اینکه کاربر دیگری به آن نیاز ندارد لغو شود.
