سناریوهایی که شیرپوینت در آن‌ها بهترین عملکرد را دارد
شیرپوینت یک بستر همکاری بسیار موثر برای استفاده در سازمان‌ها در سراسر جهان است. دقیقا چه عواملی باعث می‌شود سازمان‌ها از این پلتفرم به سرعت استفاده کنند؟ بررسی‌ها نشان داده‌اند که بیشترین دلایل اتخاذ و استفاده از این پلتفرم شامل همکاری، مدیریت اسناد، اشتراک اسناد و خدمات اینترانت است. در ادامه به مهمترین سناریوهایی پرداخته می‌شود که شیرپوینت در آن‌ها بهترین عملکرد را دارد:
مدیریت مجوزها
با افزودن افراد به گروه‌های استاندارد کاری و گروه‌های پیش فرض مانند اعضا، بازدیدکنندگان و مالکان، می‌توانید به آن‌ها اجازه دسترسی به فایل‌ها و اسناد را بدهید. بیشتر افراد را می‌توان به عضویت گروه‌های کاری سازمانی یا بازدیدکنندگان درآورده و تعداد افراد گروه مالکان و مدیران را محدود کرد. به کمک ابزار مدیریت شیرپوینت می‌توان برای مدیریت مجوزهای سرور داخلی و آفیس 365، یک کنسول واحد فراهم کرد. همچنین مدیریت مجوز شیرپوینت عمده و هدفمند را ساده میکند، که باعث می‌شود کارمندان و مدیران کمتر از کاردستی استفاده کنند و بیشتر این کارها بصورت اتوماتیک انجام می‌شوند. علاوه بر این، گزارش بررسی مجوزها و هرگونه نشت اطلاعات را پیدا میکند و این موضوع به شما کمک کرده از نقص داده‌ها جلوگیری و راه‌های امنیتی را تقویت کنید.
تنها با چند کلیک ساده می‌توان مجوزهای مجموعه سایت هدفمند را برای کاربران و گروه‌های خاص محیا کرد. همچنین می‌توان مجوزها را برای سایت‌های فرعی، لیست‌ها و کتابخانه‌های اسناد و همچنین برای هر مجموعه سایت خاص اعمال و تمدید کرد.
مجوزهای کاربران یا گروه‌ها را به طور همزمان در یک مجموعه سایت یا در چند سایت می‌توان حذف کرد. همچنین می‌توان مجوزهای منحصر بفرد اختصاص داده شده به زیرسایت‌های خاص، لیست‌ها یا کتابخانه‌های اسناد را برای هر مجموعه سایت خاص لغو کرد.
مجوزهای مجموعه سایت‌ها، زیرسایت‌ها، لیست‌ها، کتابخانه‌های اسناد، اسناد و پوشه‌ها را می‌توان از یک کاربر یا یک گروه به یک کاربر یا گروه دیگر در یک رابط کاربری ساده و کارپسند انتقال داد.
در مجوزهای مجموعه سایت خود، از جمله مجوزهایی که به کاربران یا گروه‌های خاص، زیرسایت‌ها، محتویات و حتی مجوزهای اختصاص داده شده مستقیم یا از طریق گروه‌های شیرپوینت، می‌توانید دید کاملی داشته باشید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد پلتفرم شیرپوینت به شما توصیه می‌کنم مقاله مزایای شیرپوینت را نیز مطالعه بفرمایید.
ساختار اطلاعات
معماری یا ساختار اطلاعات یک سایت، نحوه سازماندهی و ارائه اطلاعات در آن سایت، که شامل صفحات وب، اسناد، لیست‌ها و داده‌های آن است را به کاربران سایت نشان می‌دهد. معماری اطلاعات اغلب به عنوان یک لیست، سلسله مراتبی از محتوای سایت، کلمات کلیدی جستجو، انواع داده‌ها و سایر مفاهیم تعریف می‌شود. برای ایجاد معماری اطلاعات، باید اطلاعات ارائه شده در سایت را تجزیه و تحلیل نمود. معماری اطلاعات یک فرآیند یکباره نیست، بلکه یک روند مداوم است. وقتی نوبت به شیرپوینت می‌رسد، یک معماری اطلاعاتی که به خوبی تعریف نشده است، می‌تواند منجر به مشکلات جدی مانند نشت اطلاعات شود. کلید ساخت معماری اطلاعات مناسب، برنامه‌ریزی درست در سازمان است. با تجربه مدرن در شیرپوینت، تکامل ساختار اطلاعات و پیمایش در آن‌ها بسیار آسان و سریع شده است. همه این‌ها به دلیل انعطاف پذیری بالایی است که با ساختار جدید سایت‌های هاب حاصل شده است. دلیل اینکه سازمان‌ها هنگام طراحی و تدوین معماری اطلاعات شیرپوینت خود باید هدفمند باشند، این است که محتوا در دسترس و قابل جستجو توسط کاربران باشد. این باعث افزایش همکاری کلی و پذیرش توسط کاربرانی می‌شود که از آفیس 365 یا شیرپوینت استفاده می‌کنند.
مدیریت اسناد
- نسخه بندی اسناد: برای اطمینان از حفظ و نگهداری تاریخچه اسناد، نسخه بندی کتابخانه اسناد را می‌توان فعال کرد. این امکان، ردیابی تغییرات اسناد را ممکن ساخته و سازوکاری ارائه نموده، که به کاربران اجازه بازبینی نسخه‌های قبلی اسناد با جزئیات تغییرات قبلی را می‌دهد.
- قرارداد نامگذاری کتابخانه اسناد و نامگذاری پرونده: کتابخانه‌های اسناد باید یک نام منطقی داشته باشند تا بتوانند از شیرپوینت به صورت شهودی استفاده کرده و از بارگذاری مطالب در مکان صحیح اطمینان حاصل شود. این امر باعث بهبود پذیرش و همکاری کاربران می‌شود. همچنین اطمینان از عدم وجود فاصله در نام‌های داخلی کتابخانه اسناد بسیار مهم است. توصیه می‌شود قراردادهای نام گذاری پرونده‌ها به صورت منطقی و کوتاه نامگذاری شوند تا مطمئن شوید که محدودیت‌های طول URL رعایت شده‌اند. به شدت توصیه می‌شود از هیچ حرف خاصی در نام پوشه‌ها، نام پرونده‌ها و همچنین در نامه کتابخانه‌های اسناد استفاده نشود.
- یک نوع محتوا در هر کتابخانه: برای جلوگیری از افزودن برچسب بر بارگذاری‌های انبوه، استفاده از یک نوع محتوا در هر کتابخانه می‌تواند باعث صرفه جویی در وقت گردد. این بدان معنی است که سازماندهی محتوای توزیع شده در کتابخانه‌های مختلف شیرپوینت می‌تواند به کاهش زمان مورد نیاز برای برچسب گذاری اسناد در کتابخانه‌های مربوطه کمک کند.
- استفاده از فراداده (Metadata) به جای پوشه‌ها: برای نگهداری محتوا در کتابخانه‌های اسناد، می‌توان از پوشه‌ها استفاده نکرد، زیرا این امر می‌تواند باعث ایجاد مشکلاتی از قبیل سوء استفاده کاربران از اسناد، گم شدن اسناد در پوشه‌های تو در تو گردد و برای جستجوی محتوا در کتابخانه‌ها زمان بیشتری نیز لازم است. در روش استفاده از فراداده، برچسب گذاری به دلیل انعطاف پذیری بالا بسیار توصیه می‌شود. همچنین با استفاده از این روش، شما می‌توانید موارد را با طبقه بندی‌های مختلف مشاهده کنید، که عملکرد کتابخانه شما را غنی خواهد کرد. فراداده امکان مشاهده لیست پرونده‌های مختلف را فراهم می‌‌نماید. این شیوه به شما امکان یافتن سریع محتوا، به همراه تولید گزارش‌های با کیفیت می‌دهد که با استفاده از ساختارهای پوشه ای کاملا غیر ممکن است.
