چطور ساختار اطلاعات شیرپوینت را با استفاده از فراداده (metadata) بهینه سازی کنیم؟
یک معماری اطلاعاتی برنامه ریزی شده و اجرا شده، پیش نیاز یک سایت هوشمند و دارای عملکرد بالا است. مهمترین و اولین قدم در ایجاد یک معماری اطلاعاتی موثر، درک کاربران و فراهم کردن ابزارهایی است که به آنها در پیش برد کارهایشان کمک بیشتری می کند. معماری اطلاعات شیرپوینت می تواند به عنوان ساختار ، سازماندهی و برچسب گذاری تمام مطالب موجود در یک مجموعه سایت شیرپوینت تعریف شود. این مجموعه شامل اسناد، داده ها و زیرسایت ها است. در نتیجه، تنظیم معماری اطلاعات شیرپوینت باید به صورت هدفمند انجام شود تا محتوا در دسترس و قابل جستجو باشد. این باعث افزایش سهولت در استفاده از شیرپوینت می شود.
طبقه بندی شیرپوینت و متا دیتا
اساس طبقه بندی شیرپوینت (Sharepoint Taxonomy) در سازماندهی محتوا به گونه ای است که کاربران نهایی بتوانند به راحتی محتوا را در هر زمان که به آن نیاز دارند، جستجو و شناسایی کنند. اگر کاربران نتوانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند، می تواند مانعی جدی برای تکمیل کار و همکاری با دیگران باشد و این شروعی برای راه اندازی ناوبری فراداده های شیرپوینت (Sharepoint MetaData Navigation) است.
تنظیم متا دیتا شیرپوینت (MetaData SharePoint) به کاربران نهایی این امکان را می دهد تا برچسبی را به محتوا اضافه کنند که توصیف می کند آن محتوا چیست. با راه اندازی ناوبری فراداده (Sharepoint MetaData Navigation)، جستجو محتوا با سهولت بیشتری انجام می شود.
به عنوان مثال برچسب استان که به عنوان یک متا دیتا در هنگام بارگزاری فایل در کتابخانه شیرپوینت آنلاین توسط یک کاربر پر می شود، به کاربری دیگر این امکان را می دهد تا بر اساس استان مورد نظر خود اسناد را ببیند یا براساس اسم، استان ها مرتب سازی کند.
ملاحظاتی که هنگام تعیین برچسب های فراداده باید مورد توجه قرار گیرند شامل عواملی مانند اسناد خاص که به طبقه بندی خاص خود نیاز دارند و محتوایی که به طور معمول جستجو می شود، می باشد. همچنین برچسب ها باید به راحتی قابل شناسایی و مرتبط با موضوع محتوا باشند.
