چرا (سایوری ماتسوبارا) از سال 2003 تا به امروز از شیرپوینت استفاده می کند؟

سیستم های تجاری ژاپن JBS

سیستم های تجاری ژاپن در سال 1990 تاسیس شده و ارائه دهنده راه حل های فناوری اطلاعات مبتنی بر فناوری سطح بالا، با در نظر گرفتن شرایط مشتری و همچنین ارائه راه حل هایی به عنوان سیستم یکپارچه ساز مستقل است.

چرا سایوری ماتسوبارا از سال 2003 تا به امروز از شیرپوینت استفاده می کند؟

وضعیت مشاغل داخلی شرکت JBS کاملا ساماندهی نشده بود، به ویژه در پورتال اصلی که اسناد مدیریت و اطلاعات به اشتراک گذاشته می شوند. این شرکت تصمیم گرفت از شیرپوینت ۲۰۰۳، پورتالی که مورد علاقه تیم مهندسی آنها بود، در کل شرکت استفاده کند. هدف از پیاده سازی این برنامه، حل و فصل سه وظیفه عمده بود:

• اشتراک و ارسال اطلاعات (عملکرد پورتال)
• استفاده از فایل های موجود (جستجوی متن کامل)
• ایجاد یک محیط کاری بدون کاغذ (مجازی) با اجرای جریان کاری با نرم افزار Nintex

سیستم کسب و کار ژاپن یا JBS با اجرای AvePoint به عنوان هماهنگ کننده ی سیستم های شیرپوینت به دنبال چه هدفی بود؟

در JBS مهم است که همه اعضای شرکت، از فروشندگان تا مهندسین، با دیدگاه مشتری فکر کنند و در صورت لزوم سریعا مطابق با نیازهای مشتری، پیشنهاداتی را ارائه دهند. ما معتقدیم که این ثابت ترین و صادقانه ترین روش کسب و کار است. به عنوان مثال، JBS یک بار فرصت همکاری با مشتری را داشت و معامله این بود که JBS اطلاعات مشتری را برای دستیابی به گزارش های حسابرسی حفظ کند. در این شرایط، JBS توانست به مشتری نشان دهد که ما می توانیم از DocAve Auditor، محصولی که AvePoint ارائه کرده است، برای به دست آوردن این گزارش های حسابرسی استفاده کنیم. انتظار می رود DocAve بتواند با ذخیره تجربه و دانش فنی بر اساس مشاهدات واقعی، خدماتی را فراهم کند که نیازهای مشتریان را رفع کند.

برداشت JBS در زمان استفاده از پلتفرم نرم افزاری DocAve

DocAve محصولی است که می تواند در زمان نصب در محیط شیرپوینت عملکردهای مورد نیاز را تحقق بخشیده و نظارت ما را درک کرده و محصولات خود را بر اساس آن سفارشی کند. بیشتر هنگامی از DocAve استفاده می شود که در حال کار با اسناد مشتریان بوده و از خدمات پشتیبانی استفاده می کنیم. این واقعا کمک بزرگی برای ما است، زیرا تیم پشتیبانی بلافاصله به ما پاسخ می دهد. گاهی اوقات ما پرس و جوهای بسیار دشواری را انجام می دهیم، از جمله مواردی که شامل ساختارهای بازیابی مشکلات یا DR است، اما تیم پشتیبانی AvePoint همواره با مهربانی و از نزدیک به ما کمک می کند.

معرفی شیرپوینت 2010 و استفاده از DocAve

اولین باری که JBS از DocAve استفاده کرد، زمانی بود که از Moss 2007 به شیرپوینت 2010 به وسیله DocAve Migrator ارتقا یافت و سپس فهمیدند که میتوان با استفاده از برنامه های نرم افزاری DocAve document به همراه شیرپوینت، مشکلاتی را که در روند تجارت خود با آن روبرو بوده اند را حل نمود. بنابراین تصمیم گرفتند محصولات اضافی را نیز نصب کنند. این نیازها شامل بروزرسانی از Moss 2007 به شیرپوینت 2010، دسترسی به داده ها از سرور پرونده موجود از طریق شیرپوینت، تهیه پشتیبان و بازیابی آسان از داده های شیرپوینت و پیشگیری و مقابله با نشت اطلاعات است.

می توانید لطفا هر نیاز را به طور جدا شرح دهید؟ لطفا با ارتقای Moss 2007 به شیرپوینت 2010 شروع کنید.

در ابتدا ما در فکر انتقال با استفاده از یک به روز رسانی درجا برای هر پایگاه داده بودیم. با این حال، محیط شیرپوینت 2010 ما در حال اجرا بود و تنها کاری که ما باید انجام میدادیم انتقال محتوا از Moss 2007 بود که بخش های مختلف شرکت ما هنوز از آن نیز استفاده می کنند و آنها را در شیرپوینت 2010 ادغام کردیم.

لطفا دلیل انتخاب DocAve را بیان کنید.

پس از مقایسه چندین محصول، DocAve را انتخاب کردیم، زیرا Avepoint قبلا تجربه زیادی با مشتریان داخلی در ژاپن داشته است و این که محصول کاملا بومی سازی شده است.

با توجه به روند انتقال به طور خاص از DocAve چه انتظاری دارید؟

به طور معمول اگر سایت تیم خود را در Moss 2007 با ابزارهایی مانند طراحی شیرپوینت سفارشی کرده باشید، باید بررسی کنید که آیا میخواهید آن تنظیمات دقیق را در شیرپوینت 2010 حفظ کنید یا طرح را کاملا تغییر دهید. با این حال، ما نمی توانیم فقط برای این کار تجارت را متوقف کنیم، بنابراین در حال برنامه ریزی کردن هستیم که بتوانیم تنها اختلافات را تغییر دهیم تا بتوانیم تاثیرات تجاری را محدود کنیم.

در مورد دستیابی به داده ها از سرور پرونده موجود خود از طریق شیرپوینت چطور؟ آیا می توانید منظورتان را دقیق تر توصیف کنید؟

ما مدتی طولانی است که از یک سرور پرونده استفاده می کنیم و متعاقبا مقدار داده ذخیره شده در این سرور بسیار زیاد است. وقتی به حجم کار انتقال یا هزینه ذخیره سازی SQL فکر میکنیم، جایی که مقصد داده های سرور خواهد بود، آوردن اطلاعات به شیرپوینت غیرواقعی است. به همین دلیل است که ما از سرورهای پرونده و شیرپوینت در یک محیط استفاده میکنیم.

لطفا دلیل انتخاب DocAve آرشیو را بیان کنید.

من فکر میکنم استفاده از عملکرد مدیریت اسناد شیرپوینت، در حالی که پرونده واقعی را در سرور پرونده نگهداری میکنیم، کاملا منطقی است که باعث صرفه جویی در منابع SQL server sharepoint می شود.

وقتی شروع به استفاده از DocAve کردید چه حسی داشتید؟

مانند این است که شما در حال ساخت یه سایت پروژه جدید، برای پرونده مشتری هستید و درخواستی برای مدیریت هر نسخه، از جمله پرونده های مشتریان قدیمی ذخیره در سرورهای پرونده موجود، دریافت کرده است. استفاده از DocAve و اتصال به محتوای ذخیره شده در سرور پرونده بسیار سریع تر از انتقال به محتوا به شیرپوینت است.

اکنون، در مورد تهیه پشتیبان و بازیابی آسان از داده های شیرپوینت بیشتر توضیح دهید.

ما تیم های فناوری اطلاعاتی داریم که در میزهای کار در داخل دفتر مشتری کار می کنند و همچنین یک تیم فروش که اسناد تخمینی را با استفاده از سایتی که با Nintex workflow تعامل دارد ایجاد می کند و اعضای این تیم ها از شیرپوینت استفاده می کنند. بنابراین هرگونه از دست دادن داده یا خرابی در شیرپوینت، مستقیما بر ارائه خدمات یا فروش کسب و کار اصلی ما تاثیرگذار است. این به ما فهمانده است که هنگام نصب شیرپوینت بسیار مهم است که بتوانید تک تک داده ها را در سطح فایل اجرا کنید.

لطفا دلیل انتخاب پشتیبان و بازیابی DocAve را بیان کنید.

پس از آزمایش چندین محصول، ما پشتیبانی و بازیابی DocAve را انتخاب کردیم، زیرا تنها موردی بود که می توانست در سطح فایل بازیابی کند که به عنوان اقدام مقابله ای ما برای رفع هر گونه قطعی پس از وقوع مورد نیاز بود.

در مورد حفاظت از داده های حاصل از DocAve چه انتظاری دارید؟

ما انتظار داریم DocAve بلافاصله به هنگام از دست دادن داده ها، سطح پرونده را بازیابی کند، که این باعث می شود تاثیر کلی در تجارت کاهش یابد. ما همچنین از نسخه پشتیبان و بازیابی داده های Nintex استفاده خواهیم کرد، زیرا روزانه بیش از 100 گردش کار مرتبط با فروش داریم که از آنها استفاده می شود.

می توانید در مورد نیاز شرکت برای جلوگیری از نشست اطلاعات صحبت کنید؟

ما باید برای اسناد مختلف در سرورهای پرونده و شیرپوینت مجوزهای مناسب را بر اساس پرونده های مشتری، عملیات دفتری یا متعلقات موجود در سازمان برای هر یک از اعضا تنظیم کنیم. با این حال، مدیریت مجوزهای دسترسی در سرورهای پرونده می تواند بسیار پیچیده باشد و حتی محیط شیرپوینت نیز می تواند گیج کننده باشد. ما باید تجزیه و تحلیل دسترسی و تنظیمات مجوز را که حاوی اطلاعات محرمانه است تجسم کنیم.

لطفا دلیل انتخاب DocAve را برای این نیاز بیان کنید.

با مرکز گزارش DovAve و مدیریت آن، ما می دانستیم که می توانیم نیاز خود را برای مدیریت و گزارش برآورده سازیم. مشتریان ما نیز از این محصولات استفاده می کردند، بنابراین ما برای پذیرش آنها مشکلی نداشتیم.

برای مدیریت و گزارش گیری خود از DocAve چه انتظاری دارید؟

ما انتظار داریم که برای تجزیه و تحلیل دسترسی به اطلاعات محرمانه یا انجام تحقیقات دقیق در صورت مشکوک بودن به نشت آنها، از این تابع برای جمع آوری گزارش های حسابرسی و ایجاد گزارش استفاده کنیم. ما همچنین در حال استفاده از عملکردی هستیم که وضعیت تنظیمات مجوز را برای هر سایت در صفحه گسترده اکسل جمع آوری میکند تا بتوانیم آنها را به صورت عمده تغییر دهیم.

شما از DocAve5 استفاده کرده اید و اکنون به 6 ارتقا یافته اید. تفاوت آنها چیست؟

نسخه 6 با عملکرد های مختلف تقویت شده است، اما من میگویم سه تغییر بزرگ در عملکرد، پشتیبانی از Windows Powershell و پشتیبانی از نسخه پشتیبان و بازیابی نمونه های Nintext اعمال شده است. این برنامه اکنون از Silverlight پشتیبانی می کند که باعث افزایش عملکرد، و همچنین افزایش کاربر پسندی با افزایش پیام های راهنما و توضیحات می شود. با اضافه شدن پشتیبانی از پاورشل، کارهایی مانند یکپارچه سازی مدیریت کسب و کار تغییر کرده و کنترل آن بسیار آسان تر شده است.

در نهایت، آیا توضیح می دهید که دوست دارید در آینده با DocAve چه کار کنید؟

پس از انتقال از Moss 2007 به شیرپوینت 2010، ما در حال فکر کردن در مورد سازماندهی مجدد محتوا به عنوان مرحله بعدی هستیم. DocAve content manager یا قسمت مدیریت محتوا، به ما امکان می دهد تا به سرعت و با انعطاف پذیری، سایت ها را در شیرپوینت ارتقا دهیم یا آنها را به صورت عمده جابه جا کنیم. همچنین ما اکنون از شیرپوینت 2010 استفاده می کنیم، اما گزینه های زیادی از جمله شیرپوینت 2013، آفیس 365 و غیره داریم. ما هنوز تصمیم نگرفته ایم که کدام یک برای ما بهترین است و هر یک از طرفداران و موافقان را برای هر انتخاب بررسی خواهیم کرد، اما با وجود اینکه DocAve6 از شیرپوینت 2013 و آفیس 365 پشتیبانی میکند، شیرپوینت آنلاین به این معناست که می توانیم اطمینان داشته باشیم محصولات AvePoint می توانند نیازهای شیرپوینتی آینده ما را رفع کنند.