شیرپوینت دیزاینر چیست؟

احتمالاً اگر با دنیای مدیریت اسناد و همکاری‌های سازمانی آنلاین سروکار دارید، نام مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) را به گوشتان خورده است. این پلتفرم محبوب به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد، لیست‌ها، کتابخانه‌ها و سایر ابزارهای همکاری را به‌صورت مشترک مدیریت کنند. اما برای اینکه شیرپوینت را به‌نحو احسن شخصی‌سازی کنید و مطابق نیازهای سازمان خود درآورید، به یک ابزار جانبی قدرتمند نیاز دارید. اینجاست که نقش شیرپوینت دیزاینر (SharePoint Designer) پررنگ می‌شود.

شیرپوینت دیزاینر چیست؟

شیرپوینت دیزاینر یک نرم‌افزار رایگان از مجموعهٔ مایکروسافت آفیس است که به‌طور خاص برای طراحی، توسعه و سفارشی‌سازی وب‌سایت‌ها و گردش کارهای ایجادشده در بستر شیرپوینت ساخته شده است. با استفاده از این ابزار، می‌توانید بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی پیچیده، بخش‌های مختلف سایت شیرپوینت خود را ویرایش کنید، فرم‌های تعاملی بسازید و اتوماسیون‌های مفیدی برای مدیریت فرآیندهای کاری سازمانتان راه‌اندازی نمایید.

چرا باید از شیرپوینت دیزاینر استفاده کنیم؟

فرض کنید یک کتابخانهٔ اسناد مشترک در شیرپوینت دارید. با کمک شیرپوینت دیزاینر می‌توانید این کتابخانه را به‌گونه‌ای سازماندهی کنید که کاربران به‌راحتی به بخش‌های موردنظر خود دسترسی پیدا کنند. برای مثال، می‌توانید فرم‌های آپلود خودکار طراحی کنید تا کاربران هنگام درج اسناد جدید، مجبور به پر کردن اطلاعات اضافی نباشند. یا اینکه با راه‌اندازی گردش کارهای اتوماتیک، مسیر تأیید و انتشار اسناد را به شکلی روان و کارآمد مدیریت نمایید.

قابلیت‌های کلیدی شیرپوینت دیزاینر

شیرپوینت دیزاینر مجموعه‌ای از قابلیت‌های کاربردی را ارائه می‌دهد که به شما در سفارشی‌سازی و بهبود عملکرد سایت شیرپوینت کمک می‌کند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین این قابلیت‌ها اشاره می‌کنیم:

• طراحی وب‌سایت: با استفاده از ویرایشگر WYSIWYG (آنچه می‌بینید، همان چیزی است که دریافت می‌کنید) در شیرپوینت دیزاینر، می‌توانید ظاهر و چیدمان سایت شیرپوینت خود را به‌صورت بصری ویرایش کنید. این ویرایشگر امکاناتی مانند جابه‌جایی المان‌ها، تغییر قالب‌ها و حتی ویرایش کد HTML را در اختیار شما قرار می‌دهد.

• ایجاد فرم‌های تعاملی: شیرپوینت دیزاینر به شما امکان می‌دهد تا فرم‌های سفارشی برای جمع‌آوری داده، ثبت اطلاعات و خودکارسازی فرآیندها طراحی کنید. این فرم‌ها می‌توانند شامل انواع فیلدهای ورودی، دکمه‌ها، قوانین شرطی و اعتبارسنجی داده‌ها باشند.

• گردش کار (Workflow): یکی از قابلیت‌های قدرتمند شیرپوینت دیزاینر، امکان راه‌اندازی گردش کارهای اتوماتیک است. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید مجموعه قواعدی را تعریف کنید که به‌صورت خودکار مراحل خاصی را طی کند. برای مثال، می‌توانید یک گردش کار برای تأیید اسناد، تأیید مرخصی یا هر فرآیند دیگری که نیازمند طی شدن مراحلی مشخص است، راه‌اندازی نمایید.

• مدیریت محتوا (Content Management): شیرپوینت دیزاینر به شما امکان می‌دهد تا انواع محتوا مانند صفحات وب، لیست‌ها، کتابخانه‌ها و سایر اجزای سایت شیرپوینت را به‌طور منظم مدیریت کنید. این ابزار همچنین به شما کمک می‌کند تا سطوح دسترسی کاربران به محتوا را کنترل نمایید.

• اتصال به منابع خارجی: این پلتفرم می‌تواند به منابع خارجی مانند پایگاه‌های داده و سرویس‌های وب متصل شود. این قابلیت به شما امکان می‌دهد تا داده‌ها را از منابع مختلف استخراج کرده و در محیط شیرپوینت خود نمایش دهید.

آیا شیرپوینت دیزاینر برای شما مناسب است؟

اگر سازمان شما از بستر شیرپوینت برای مدیریت اسناد و همکاری‌های آنلاین استفاده می‌کند، شیرپوینت دیزاینر می‌تواند ابزاری بسیار کاربردی برای شما باشد. به کمک این ابزار می‌توانید بدون نیاز به دانش تخصصی برنامه‌نویسی، سایت شیرپوینت خود را شخصی‌سازی کرده و فرآیندهای کاری سازمانتان را به شکلی روان و کارآمد مدیریت نمایید.

محدودیت‌های شیرپوینت دیزاینر

با اینکه شیرپوینت دیزاینر یک ابزار قدرتمند و کاربردی برای سفارشی‌سازی سایت شیرپوینت است، اما مانند هر ابزار دیگری، دارای محدودیت‌هایی نیز هست. در ادامه به برخی از این محدودیت‌ها اشاره می‌کنیم:

• محدودیت‌های برنامه‌نویسی: شیرپوینت دیزاینر بر پایهٔ رابط کاربری بصری (WYSIWYG) و فرمول‌ها بنا شده است. اگر نیاز به انجام تغییرات پیچیده یا سفارشی‌سازی‌های در سطح کد دارید، ممکن است شیرپوینت دیزاینر برای شما کافی نباشد و به دانش برنامه‌نویسی مانند C# یا JavaScript نیاز داشته باشید.

• محدودیت‌های امنیتی: این ابزار به‌طور پیش‌فرض برای کاربران با سطح دسترسی محدود (Contributor) قابل‌دسترسی است. اگر نیاز به اعطای دسترسی‌های بیشتر به کاربران برای استفاده از این ابزار دارید، باید تنظیمات امنیتی شیرپوینت را به‌طور دستی پیکربندی کنید.

• محدودیت‌های مقیاس‌پذیری: این نرم افزار برای استفاده در سایت‌های شیرپوینت با حجم و ترافیک بالا طراحی نشده است. اگر سایت شما حجم زیادی از داده‌ها یا ترافیک سنگینی را تجربه می‌کند، ممکن است با استفاده از شیرپوینت دیزاینر با چالش‌هایی روبرو شوید.

• محدودیت‌های ادغام: شیرپوینت دیزاینر به‌طور پیش‌فرض با تعداد محدودی از ابزارها و سرویس‌های خارجی ادغام می‌شود. اگر نیاز به اتصال شیرپوینت به سیستم‌های دیگر یا استفاده از APIهای خارجی دارید، ممکن است به ابزارهای جانبی یا دانش برنامه‌نویسی نیاز داشته باشید.

راهکارهای جایگزین شیرپوینت دیزاینر

می توان از ابزارهای دیگری نیز برای سفارشی‌سازی و توسعهٔ سایت‌های شیرپوینت وجود دارند. برخی از این ابزارها عبارتند از:

• Visual Studio: این ابزار قدرتمند توسعه نرم‌افزار، امکان نوشتن کدهای C# و JavaScript را برای ایجاد وب‌سایت‌ها و گردش کارهای پیچیده در شیرپوینت فراهم می‌کند.

• Power Automate: این ابزار مبتنی بر ابر، به شما امکان می‌دهد تا بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، گردش کارهای اتوماتیک را برای وظایف مختلف در شیرپوینت و سایر برنامه‌های مایکروسافت 365 ایجاد کنید.

• SharePoint Apps: این برنامه‌های کاربردی که توسط توسعه‌دهندگان شخص ثالث ساخته می‌شوند، می‌توانند قابلیت‌های جدیدی را به سایت شیرپوینت شما اضافه کنند.

انتخاب ابزار مناسب

انتخاب ابزار مناسب برای سفارشی‌سازی سایت شیرپوینت به نیازها و مهارت‌های شما بستگی دارد. اگر به دنبال یک ابزار ساده و بصری برای انجام تغییرات اولیه هستید، شیرپوینت دیزاینر می‌تواند گزینه مناسبی باشد. اما اگر نیاز به انجام تغییرات پیچیده یا ادغام با سایر سیستم‌ها دارید، ممکن است به ابزارهای قدرتمندتر مانند Visual Studio یا Power Automate نیاز داشته باشید.

جمع‌بندی

شیرپوینت دیزاینر ابزاری کاربردی و قدرتمند برای سفارشی‌سازی و توسعه سایت‌های شیرپوینت است. این ابزار به شما امکان می‌دهد تا بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی پیچیده، بخش‌های مختلف سایت خود را ویرایش کنید، فرم‌های تعاملی بسازید و اتوماسیون‌های مفیدی برای مدیریت فرآیندهای کاری سازمانتان راه‌اندازی نمایید. بااین‌حال، مانند هر ابزار دیگری، شیرپوینت دیزاینر نیز دارای محدودیت‌هایی است که باید قبل از استفاده از آن در نظر بگیرید.

در نهایت، انتخاب ابزار مناسب برای سفارسی‌سازی سایت شیرپوینت به نیازها و مهارت‌های شما بستگی دارد. با بررسی دقیق نیازهایتان و مقایسهٔ ابزارهای مختلف، می‌توانید بهترین گزینه را برای ارتقای سطح عملکرد و کارایی سایت شیرپوینت خود انتخاب کنید.