6 مزیت سرویس VoIP برای دورکاری
پاندمی کرونا باعث شد تا بسیاری از کارمندان بدون حضور در محل شرکت، وظایف خود را انجام دهند. در واقع تاکنون در این اندازه به مفهوم دورکاری توجه نشده بود. از آنجایی که برای بسیاری از افراد دورکاری یک سبک کاری و مفهوم نسبتا جدید محسوب می‌شود، شرکت‌ها برای ایجاد هماهنگی و اتمام کارهایشان با چالش‌های مختلفی مواجه بودند.
اگر شما هم به فکر تسهیل شرایط دورکاری برای کارمندان خود بوده باشید، احتمالا استفاده از ابزارهای جدیدی نظیر زوم، اسکایپ و گوگل داکس را در دستور کار قرار داده‌اید. اگرچه این ابزارها ممکن است نتیجه عالی که مدنظرتان بوده را ارائه ندهد، اما در هر حال در این شرایط عملکرد مطلوب را برای کارمندان دورکار در دسترس قرار می‌دهند.
برای مثال، ممکن است برای دسترسی و اشتراک‌گذاری راحت‌تر اسناد از سرویس مایکروسافت آفیس 365 استفاده کنید، اما به دلیل سیستم تلفن تجاری قدیمی شرکت، هنوز هم با مشکلات و اتلاف وقت زیادی مواجه باشید. اگر از سرویس VoIP (پروتکل انتقال صدا از طریق اینترنت) برای مکالمات خود استفاده نکنید، تقریبا می‌توان با قاطعیت گفت شما و کارمندانتان کلافه خواهید شد.
سرویس VoIP تماس‌های تجاری را تا حد محسوسی تسهیل می‌کند و به همین دلیل، در این مطلب به 6 مورد از مزیت های بزرگ VoIP اشاره می‌کنیم.
VoIP چیست؟
ویپ یک فناوری پیشرفته است که تماس‌های تلفنی را در قالب دیتا و در بستر اینترنت انتقال می‌دهد. بدین ترتیب برای برقراری مکالمات تجاری خود نیازی به سیم‌کشی تلفن نخواهید داشت.
سرویس تلفن اینترنتی یا VoIP برای کسب‌وکارهایی با ابعاد مختلف، مزایای محسوسی را به همراه دارد که شامل صرفه‌جویی در هزینه، دسترسی راحت‌تر و کارآمدی بیشتر می‌شود. این سرویس برای کسب‌وکارهای کوچک انعطاف‌پذیری فوق‌العاده‌ای را به دنبال دارد و نیازی نیست تمامی کارمندان در دفتر حضور داشته باشند.
مزایای برتر VoIP برای دوکاری
1) کیفیت بالاتر مکالمه
یکی از انتقاداتی که بعضی از مدیران کسب‌وکار ناآگاهانه به سرویس ویپ وارد می‌کنند، کیفیت پایین مکالمات است. بله، این انتقاد در دهه 1990 میلادی و وقتی که VoIP تازه معرفی شده بود، صحت داشت!
اما با بهبود زیرساخت‌ها در طی 30 سال اخیر، اکنون هیچ مشکلی در کیفیت مکالمات صوتی VoIP وجود ندارد و حتی می‌توان گفت تلفن‌های کابلی و رایج کیفیت پایین‌تری را ارائه می‌دهند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ مخابراتی آمریکا مانند AT&T و Verizon در آینده نزدیک دیگر سرویس تلفن‌های کابلی را ارائه نخواهند داد.
2) ارتباطات کارآمدتر درون و بیرون از شرکت
VoIP یک پلتفرم یکپارچه برای برقراری ارتباطات است که کارآمدی ارتباطات را در کسب‌وکارهای مختلف بهبود می‌بخشد. انواع ارتباطات مانند تماس‌های صوتی، فکس، ایمیل، تماس تصویری و کنفرانس‌های آنلاین، تنها با یک نرم‌افزار قابل انجام هستند.
این نرم‌افزار به طور کامل از طریق محیط دسکتاپ کامپیوتر کاربر قابل دسترس و کنترل است. نرم‌افزار VoIP امکان ضبط تماس و هدایت تماس را در اختیار کاربر قرار می‌دهد و حتی می‌توان بازه‌های زمانی خاصی را به عنوان «لطفا مزاحم نشوید» در نظر گرفت!
3) خدمات مشتری از راه دور
اگر در کسب‌وکار شما بخش اعظمی از خدمات مشتری براساس تماس‌های تلفنی انجام می‌شود، احتمالا پس از پاندمی کرونا و تعطیلی ادارات، شرایط بسیار سختی را تجربه کرده‌اید. اما با استفاده از سرویس VoIP به کال سنتر یا حضور فیزیکی کارمندان در محل شرکت نیازی نیست. سیستم ویپ از طریق یک اپلیکیشن پیکربندی می‌شود و قابلیت ادغام شدن با گوشی‌های هوشمند را دارد.
بدین ترتیب کارمندانی که وظیفه اصلیشان پشتیبانی تلفنی از مشتریان است، به راحتی می‌توانند در هر مکان و زمانی به وظایف خود عمل کنند. ویپ به کارمندان اجازه می‌دهد با شماره رسمی شرکت، از طریق تلفن همراه یا کامپیوتر شخصیشان با مشتری تماس برقرار کنند.
4) مدیریت و مانیتورینگ از طریق یک اپلیکیشن
همان‌طور که اشاره کردیم، ماهیت اپلیکیشن‌محور سیستم‌های VoIP امکان کنترل آسان تنظیمات تماس، در دسترس بودن و موارد دیگر را ارائه می‌دهد. علاوه بر این، از دیدگاه مدیریتی، ویپ یک دید جامع و از بالا بر روی کارمندان را در دسترس مدیران قرار می‌دهد. مثلا به راحتی می‌توانید ببینید آیا کارمندان در زمان‌های مقرر با مشتری تماس می‌گیرند یا نه.
به عنوان یک مدیر، فقط با اجرای یک اپلیکیشن ساده می‌توانید ببینید آیا کارمندی که قصد صحبت با او را داشتید در دسترس است یا خیر.
5) ارائه آمار مکالمات و راحتی بیشتر
اگر به جای تلفن‌های رایج از سیستم VoIP استفاده کنید، می‌توانید به آمارهای فوری و اطلاعات تحلیلی در خصوص مدت زمان متوسط تماس‌ها، مکان تماس‌گیرنده‌ها و موارد دیگر دسترسی داشته باشید، که همگی باعث بهبود کارایی دورکاری خواهند شد.
علاوه بر این، یکی از ویژگی‌های محبوب در سرویس‌های VoIP قابلیت ارسال پیام‌های صوتی در قالب پیامک یا ایمیل است. پیام‌های صوتی ضبط شده، قابلیت ارسال مستقیم به صندوق دریافت ایمیل را دارند. بنابراین به راحتی می‌توانید این پیام‌ها را به سایر اعضای تیم بفرستید.
بزرگترین مزیت VoIP که صاحبان کسب‌وکار عاشقش هستند!
تا اینجا به مزایایی از ویپ اشاره شد که عملکرد کارمندان را تسهیل می‌کرد و اگر صاحب یک کسب‌وکار کوچک یا مدیر مرکز تماس باشید، شرایط کاریتان را بهبود می‌بخشید. اما ویپ علاوه بر انعطاف‌پذیری بالا و کاربرپسندی، مقرون‌به‌صرفه است. این موضوع حتی وقتی سیستم تلفن کابلی پیچیده خود را به ویپ تغییر بدهید نیز ملموس خواهد بود.
6) مقرون‌به‌صرفه
در سرویس ویپ، نیازی به پرداخت هزینه برای میزبانی (هاست) یا شبکه‌های ارتباطاتی و دیتای مجزا ندارید. این سرویس از طریق همان شبکه‌ای که در حال حاضر با استفاده از آن به اینترنت متصل شده‌اید، امکان برقراری و دریافت تماس‌ها را میسر می‌کند.
همان‌طور که اشاره شد، مدیریت تلفن‌های VoIP از طریق گوشی هوشمند یا کامپیوتر شخصی به راحتی انجام می‌شود و نیازی به سرمایه‌گذاری بر روی آموزش یا تغییرات پیچیده در شرکت وجود ندارد.
شرکت تکران ارائه دهنده راهکارهای سازمانی در سطحی بین‌المللی است.
مترجم: مصطفی طبری
منبع: https://www.ezcomputersolutions.com/benefits-of-voip-for-remote-work/
