7 مزیت شیرپوینت برای ساخت یک محل کار پویا
از سال 2001 ابزار Microsoft sharepoint طراحی شده، و از آن زمان تا به حال پیشرفت‌های قابل توجهی کرده است. نسخه‌ی جدیدتر، ویژگی‌های بیشماری دارد که آن را به انتخاب اول کسب و کارها تبدیل کرده‌است. شیرپوینت به تیم‌های مختلف پروژه این امکان را می‌دهد که سازماندهی، ذخیره و دسترسی ایمنی داشته باشند؛ همچنین به مشاغل امکان همکاری و اشتراک اطلاعات را با تجار و فروشندگان دیگر می‌دهد.
در اینجا هفت ویژگی شیرپوینت معرفی می‌شود، که می‌تواند به تقویت سازمان شما و افزایش بهره وری کارکنان کمک کند:
همکاری آسان
اگر از Microsoft Sharepoint استفاده کنید، همکاری همزمان چند نفر در مکان‌های مختلف امکان پذیر می‌شود. کاربران فقط باید یک رایانه یا دستگاه تلفن همراه، مجهز به اینترنت داشته باشند. شیرپوینت برای سازمان‌هایی که روی پروژه‌های مختلف کار می‌کنند، ایجاد سایت‌های جداگانه را امکان پذیر می‌کند. کارمندان می‌توانند با توجه به پروژه، به تیم‌های مختلف تقسیم شوند؛ که این کار باعث می‌شود کارکنان به اطلاعاتی که مربوط به پروژه‌ی آن ها نیست، دسترسی نداشته باشند.
آسان کردن اشتراک‌گذاری داده‌ها
اگر از Microsoft Sharepoint به عنوان یک مدیر استفاده می‌کنید، کنترل کاملی در مورد اینکه چه کسی می‌تواند کدام پرونده‌ها و پوشه‌ها را مشاهده کند، دارید. اگر یک شریک تجاری، سرمایه گذار یا تأمین کننده دارید که می خواهید داده‌ها، گزارش‌ها یا هر پرونده‌ی دیگری را با آن ها به اشتراک بگذارید، روند کار ساده است. شما این امکان را دارید که پیوند مهمان برای آن ها بسازید؛ یا می‌توانید یک حساب Microsoft نیز به ایمیل تجاری آن ها متصل کنید. تنظیمات مختلف مجوز، این امکان را می‌دهد که فقط شما به این اطلاعات دسترسی داشته باشید؛ یا آن ها را از دیدن اطلاعات محرمانه مانند اطلاعات شخصی کارمند، اطلاعات مربوط به محصولات دیگر یا هرگونه داده‌ی مربوط به حساب محدود کنید.
تنظیم وظایف
Microsoft Sharepoint برای یک پروژه‌ی هدف‌گرا مانند تولید محصول، توسعه‌ی فرآیند تولید یا طراحی یک اپلیکیشن، می‌تواند بهترین ابزار باشد. در چنین مواردی می‌توانید چندین تیم را به یک پروژه اضافه کنید و به آن ها وظایفی اختصاص دهید؛ که هر عضو تیم می‌تواند وظایفی را که به آن ها محول شده است، ببیند. بنابراین اگر وابستگی بین وظایف وجود داشته باشد، تا زمانی که وظیفه A انجام نشود، نمی‌توان کار B را شروع کرد. کل برنامه‌ریزی پروژه در دسترس تیم است؛ که این کار به مدیریت موثر پروژه کمک می‌کند.
ادغام با MS Office
بیشتر کسب و کارها از MS Office استفاده می‌کنند. یکی دیگر از مزایای استفاده از Microsoft Sharepoint سازگاری آن با نرم افزار MS Office است؛ که امکان مدیریت بهتر اسناد را فراهم می‌کند. مدت زیادی طول نمی‌کشد تا کاربران با شیرپوینت سازگار شوند. ادغام Sharepoint با Microsoft Office یکپارچه است.
افزایش بهره‌‌وری
تصور کنید در بایگانی خود جستجو می‌کنید تا یک فرم یا سند اعلان را بیابید! اگر کار شما مستندات زیادی را در قالب های مختلف در بر دارد، مدت زمانی که شما یا اعضای تیم باید برای جستجو صرف کنید را تصور کنید! می‌تواند برای همه وقت گیر باشد. شیرپوینت به شما امکان مدیریت و سازماندهی پرونده‌ها، پوشه‌ها و زیر پوشه‌ها را می‌دهد. فقط چند کلیک طول می‌کشد و سیستم شما تمام جستجو را انجام می‌دهد؛ در حالی که شما می‌توانید روی سایر کارهای تولیدی و مسئولیت های اصلی خود تمرکز کنید.
مبتنی بر سیستم Cloud
مهمترین مزیت Microsoft Sharepoint استفاده از سیستم Cloud است. بدین معنی که کاربران به یک دستگاه یا یک شبکه‌ی واحد متصل نیستند. آن ها فقط با استفاده از رمز ورود خود می‌توانند از هر دستگاهی به پرونده‌ها، پوشه‌ها، مخاطبین یا ایمیل ها دسترسی داشته باشند. اسناد از طریق پورتال در Cloud بارگذاری می‌شوند؛ به این ترتیب کاربرانی که توسط سایر کاربران ویرایش و ذخیره می‌شوند، مجوز دسترسی به آن اطلاعات را دارند. تاریخچه‌‌ی ویرایش در هر پرونده، با توجه به اینکه چه کسی تغییراتی ایجاد کرده است، به صورت مجزا حفظ می‌شود. فقط با چند کلیک، می‌توان پرونده را به حالت اولیه‌‌ی خود بازگرداند. انتقال به شیرپوینت آنلاین بدون دردسر انجام می‌شود و بسیاری از شرکت‌های ارائه دهنده‌ی خدمات شیرپوینت متخصصانی دارند، که می‌توانند سرویس‌های مرتبط با مهاجرت به نسخه‌ی آنلاین را انجام دهند.
امنیت IT
Microsoft Sharepoint کنترل‌های امنیتی، تأیید اعتبار و مجوز دسترسی به داده‌ها را تقویت می‌کند. یکپارچگی سند حفظ می‌شود و شما دیگر نگران فاش شدن اطلاعات حساس یا رمزگذاری شده نخواهید بود. علاوه بر این، شیرپوینت برای اطمینان از اینکه مردم به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشند، اقدامات امنیتی خوبی را ارائه می‌دهد. همچنین گزینه‌‌ی پشتیبانی خودکار (data backup) از داده‌ها را ارائه می‌دهد؛ بنابراین مطمئن باشید داده‌های شما ایمن هستند و در اثر حوادث ناخوشایند آسیب نخواهند دید.
