شیرپوینت و افزایش همکاری و بهره‌وری
همکاری، بدون توجه به اندازه کسب و کار، عاملی بسیار مهم در موفقیت آن است. اگر کارکنان نتوانند با یکدیگر یا با افراد خارجی به طور کارآمد همکاری کنند، احتمال موفقیت بسیار کم خواهد بود. همکاری تیمی، موتوری برای تقویت نوآوری در کسب و کار است. گردآوری دیدگاه‌ها و تجارب متنوع می‌تواند به ایجاد خدمات و محصولات جدید و راه‌های جدید برای افزایش سود و درآمد منجر شود. همکاری همچنین می‌تواند به ایجاد انگیزه در میان کارکنان کمک کند و در نهایت به افزایش بهره‌وری نیروی کار منجر شود.
بسیاری از شرکت‌ها از ابزارهایی مانند نظرسنجی برای اندازه‌گیری سطح تعاملات سازمانی استفاده می‌کنند و مدیران از وب برای کسب ایده‌های مشارکتی کارکنان استفاده می‌کنند. با این حال، همکاری موثر و کارآمد، نیازمند به‌کارگیری ابزارها، سیستم‌ها و پلتفرم‌هایی است که همکاری مشترک را برای دستیابی به هدف مشترک آسان می‌کند.
در چند سال اخیر، مایکروسافت با طراحی مجدد پلتفرم خود، به همکاری تیمی تمرکز کرده است و شاید هیچ پلتفرم دیگری مانند مایکروسافت شیرپوینت به این اندازه بر همکاری تیمی تمرکز نکرده باشد.
شیرپوینت، نرم‌افزار توسعه یافته شده توسط شرکت مایکروسافت، یک پلتفرم همکاری مبتنی بر وب است که به راحتی با آفیس 365 و سایر برنامه‌ها و پایگاه‌های داده ادغام می‌شود. شیرپوینت برای مدیریت اطلاعات، پورتال‌های اینترانت و همکاری در شبکه‌های داخلی بسیار مفید است. شیرپوینت اولین بار در سال 2001 ارائه شد و امروزه تقریبا بیش از 190 میلیون کاربر از این پلتفرم استفاده می‌کنند. این پلتفرم همچنین امکان همکاری گردش کار، به اشتراک گذاری ایمن و دسترسی به اطلاعات را در یک مکان واحد فراهم می‌کند.
اما شیرپوینت چگونه می‌تواند به کسب‌و‌کارها کمک کند؟
همکاری آسان
مایکروسافت شیرپوینت، به ویژه هنگامی که به عنوان بخشی از آفیس 365 استفاده می‌شود، یک فضای کاری مجازی را ایجاد می‌کند که در آن تیم‌ها می‌توانند وظایف خود را مشاهده کنند، همکاری کنند و وظایف محوله را تکمیل کنند. رمز موفقیت شیرپوینت در یک شرکت این است که هر کارمند می‌تواند یک نمونه شیرپوینت ایجاد و حفظ کند و سپس تعیین کند که اعضای تیم می‌توانند به آن بپیوندند.
یکپارچه‌سازی بدون عیب‌و‌نقص
شیرپوینت، یکپارچه‌سازی برنامه‌های رایج دسکتاپ، ایمیل و مرورگرهای وب را که معمولا توسط بسیاری از کاربران مورد استفاده قرار می‌گیرند، فراهم می‌کند. این بدان معناست که کاربران می‌توانند ضمن استفاده از ویژگی‌های شیرپوینت، بطور همزمان از همان برنامه‌هایی که به آن‌ها عادت کرده‌اند، به‌راحتی استفاده کنند.
افزایش کارایی گردش کار
با استفاده از شیرپوینت، کارکنان می‌توانند فرایندهای مشترک را آغاز و ردیابی کنند. به عنوان مثال، گردش کار درخواست خرید سازمان به‌طور خودکار در کل سازمان انجام می‌شود. شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا یک فرآیند را ردیابی کنید، مراحل مورد نیاز آن را مدیریت کنید و ببینید که کدام آیتم در کدام شرایط مناسب است. جمع‌آوری امضاهای مورد نیاز برای فرایندهای سازمانی نیز با استفاده از شیرپوینت بسیار آسان است. گیرندگان می‌توانند از طریق شیرپوینت، به‌طور یکپارچه از سند خارج شده و آن را برای دیگران ارسال کنند.
مدیریت سوابق تجاری
مدیریت سوابق تجاری و رعایت قوانین و مقررات قانونی برای هر کسب و کار ضروری است. با استفاده از شیرپوینت، سازمان‌ها می‌توانند به راحتی اطلاعات مربوط به کسب و کار خود را سازماندهی کرده و به قوانین تجاری پایبند باشند.
داده‌های تجاری را به راحتی در دسترس قرار دهید
با استفاده از شیرپوینت، کارکنان به راحتی به داده‌های مورد نیاز برای انجام نقش‌ها و پروژه‌های خود دسترسی پیدا می‌کنند. به علاوه، قابلیت‌های شخصی سازی شیرپوینت به کارکنان این امکان را می‌دهد تا تجربه خود را با آن تطبیق دهند.
اطلاعات مهم مشتری را جمع آوری کنید
شیرپوینت امکان جمع‌آوری اطلاعات کارآمد از مشتریان را به راحتی فراهم می‌کند و به اطمینان از صحت اطلاعات کمک می‌کند. این قابلیت‌های جمع‌آوری قدرتمند، خطر اطلاعات نادرست و ناقص را کاهش می‌دهد.
دسترسی به اطلاعات واقعی
با دسترسی به اطلاعات دقیق و واقعی، کارکنان می‌توانند تصمیمات درست و کاملی را اتخاذ کنند. شیرپوینت به کارکنان این امکان را می‌دهد که اطلاعات مورد نیاز خود را در زمان واقعی دریافت کنند و تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند.
همکاری در پروژه‌های تیمی
کار بر روی پروژه‌های تیمی می‌تواند با چالش‌های زیادی همراه باشد. شیرپوینت، تمام پرونده‌ها و اطلاعات را در یک مکان واحد ذخیره می‌کند، بنابراین اعضای تیم می‌توانند در صورت نیاز به هر آنچه نیاز دارند دسترسی پیدا کنند. این باعث افزایش بهره‌وری و از بین بردن تکرار بیهوده و وارد کردن دستی اطلاعات می‌شود که می‌تواند سرعت تیم شما را کند.
ادغام تقویم
با یکپارچه کردن تقویم شرکت با شیرپوینت، می‌توان هر کارمند را از بازه‌ی زمانی پروژه‌ها مطلع کرد. تیم‌های سازمانی می‌توانند از رویدادهای آینده، نقاط عطف و مهلت‌های مقرر دیدن کنند. کارکنان همچنین می‌توانند هشدارها و یادآوری‌ها را تنظیم کنند یا از فعالیت‌های تجاری مطلع شوند یا از مهلت‌های از دست رفته جلوگیری کنند.
فرایندهای خودکار
کارهای تکراری دستی، فرصتی برای صرفه‌جویی در وقت و هزینه است. شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا وظایف سازمانی را به‌صورت خودکار انجام دهید و فرآیندهای گردش کار و کارایی را بهبود ببخشید.
