شیرپوینت و افزایش همکاری و بهره‌وری
همکاری، صرف‌نظر از اندازه کسب‌و‌کار، یکی از بزرگترین عوامل موفقیت یک کسب‌و‌کار است. اگر کارکنان شما نتوانند با یکدیگر یا با اشخاص خارجی به‌صورت کارآمد همکاری کنند، احتمال موفقیت بسیار ناچیز خواهد بود. همکاری کارکنان امروزه یکی از موضع‌های بسیار مهم در دنیای کسب‌و‌کار است. بسیاری از شرکت‌ها سعی می‌کنند تا سطح تعاملات سازمانی را با ابزارهایی مانند نظرسنجی و غیره اندازه‌گیری کنند. مدیران همچنین از وب برای کسب ایده‌های مشارکتی کارکنان استفاده می‌کنند. همکاری تیمی، موتور تقویت‌کننده نوآوری در کسب‌و‌کار است. گردآوری دیدگاه‌های مختلف و تجارب متنوع، می‌تواند باعث ایجاد خدمات و محصولات جدید و همچنین راه‌های جدید برای ایجاد درآمد و افزایش سود شود. همکاری می‌تواند نیرویی در ایجاد انگیزه میان کارکنان ایجاد کند که در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری نیروی کار شود. با این وجود، همکاری موثر و کارآمد مستلزم به‌کار‌گیری ابزارها، سیستم‌های عامل و پلتفرم‌هایی است که همکاری مشترک برای دستیابی به یک هدف مشترک را آسان می‌کند. طی چند سال گذشته، مایکروسافت آفیس 365 با طراحی مجدد پلتفرم خود، توجه خود را بر روی همکاری تیمی متمرکز کرده است. شاید هیچ پلتفرم دیگری همچون مایکروسافت شیرپوینت، به این اندازه بر همکاری تیمی متمرکز نشده باشد.
شیرپوینت، نرم‌افزار توسعه یافته شده توسط شرکت مایکروسافت، یک پلتفرم همکاری مبتنی بر وب است که به راحتی با آفیس 365 و سایر برنامه‌ها و پایگاه‌های داده ادغام می‌شود. شیرپوینت برای مدیریت اطلاعات، پورتال‌های اینترانت و همکاری در شبکه‌های داخلی بسیار مفید است. شیرپوینت اولین بار در سال 2001 ارائه شد و امروزه تقریبا بیش از 190 میلیون کاربر از این پلتفرم استفاده می‌کنند. این پلتفرم همچنین امکان همکاری گردش کار، به اشتراک گذاری ایمن و دسترسی به اطلاعات را در یک مکان واحد فراهم می‌کند.
اما شیرپوینت چگونه می‌تواند به کسب‌و‌کارها کمک کند؟
همکاری آسان
مایکروسافت شیرپوینت، به ویژه هنگامی که به عنوان بخشی از آفیس 365 استفاده می‌شود، یک فضای کاری مجازی را ایجاد می‌کند که در آن تیم‌ها می‌توانند وظایف خود را مشاهده کنند، همکاری کنند و وظایف محوله را تکمیل کنند. رمز موفقیت شیرپوینت در یک شرکت این است که هر کارمند می‌تواند یک نمونه شیرپوینت ایجاد و حفظ کند و سپس تعیین کند که اعضای تیم می‌توانند به آن بپیوندند.
یکپارچه‌سازی بدون عیب‌و‌نقص
شیرپوینت، یکپارچه‌سازی برنامه‌های رایج دسکتاپ، ایمیل و مرورگرهای وب را که معمولا توسط بسیاری از کاربران مورد استفاده قرار می‌گیرند، فراهم می‌کند. این بدان معناست که کاربران می‌توانند ضمن استفاده از ویژگی‌های شیرپوینت، بطور همزمان از همان برنامه‌هایی که به آن‌ها عادت کرده‌اند، به‌راحتی استفاده کنند.
افزایش کارایی گردش کار
با استفاده از شیرپوینت، کارکنان می‌توانند فرایندهای مشترک را آغاز و ردیابی کنند. به عنوان مثال، گردش کار درخواست خرید سازمان به‌طور خودکار در کل سازمان انجام می‌شود. شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا یک فرآیند را ردیابی کنید، مراحل مورد نیاز آن را مدیریت کنید و ببینید که کدام آیتم در کدام شرایط مناسب است. جمع‌آوری امضاهای مورد نیاز برای فرایندهای سازمانی نیز با استفاده از شیرپوینت بسیار آسان است. گیرندگان می‌توانند از طریق شیرپوینت، به‌طور یکپارچه از سند خارج شده و آن را برای دیگران ارسال کنند.
سوابق تجاری را مدیریت کنید
نگهداری سوابق دقیق و پیروی از مقررات قانونی برای هر کسب‌و‌کار بسیار ضروری است. شیرپوینت به مشاغل اجازه می‌دهد تا به‌راحتی اطلاعات مربوط به مشاغل را سازماندهی کرده و به قوانین تجاری پایبند باشند.
داده‌های تجاری را به راحتی در دسترس قرار دهید
با استفاده از شیرپوینت، کارکنان می‌توانند به راحتی به داده‌های مورد نیاز برای انجام نقش‌ها و پروژه‌های خود دسترسی پیدا کنند. کارکنان حتی می‌توانند تجربه شیرپوینت خود را تا حدی شخصی سازی کنند تا آن را متناسب با نیازهای خود شخصی سازی کنند.
اطلاعات مهم مشتری را جمع آوری کنید
شیرپوینت امکان جمع‌آوری اطلاعات کارآمد از مشتریان سازمان را به راحتی فراهم می‌کند. قابلیت‌های جمع‌آوری قدرتمند آن، به اطمینان از صحت اطلاعات کمک می‌کند و خطر اطلاعات نادرست و ناقص را کاهش می‌دهد.
دسترسی به اطلاعات واقعی
کارکنان به کمک اطلاعات درست و دقیق، تصمیمات درست و کاملی می گیرند. با استفاده از شیرپوینت، کارکنان می‌توانند اطلاعات مربوطه را در زمان واقعی دریافت کنند و تصمیمات آگاهانه و به موقع‌تری اخذ کنند.
همکاری در پروژه‌های تیمی
کار بر روی پروژه‌های تیمی می‌تواند با چالش‌های زیادی همراه باشد. شیرپوینت، تمام پرونده‌ها و اطلاعات را در یک مکان واحد ذخیره می‌کند، بنابراین اعضای تیم می‌توانند در صورت نیاز به هر آنچه نیاز دارند دسترسی پیدا کنند. این باعث افزایش بهره‌وری و از بین بردن تکرار بیهوده و وارد کردن دستی اطلاعات می‌شود که می‌تواند سرعت تیم شما را کند.
ادغام تقویم
با یکپارچه کردن تقویم شرکت با شیرپوینت، می‌توان هر کارمند را از بازه‌ی زمانی پروژه‌ها مطلع کرد. تیم‌های سازمانی می‌توانند از رویدادهای آینده، نقاط عطف و مهلت‌های مقرر دیدن کنند. کارکنان همچنین می‌توانند هشدارها و یادآوری‌ها را تنظیم کنند یا از فعالیت‌های تجاری مطلع شوند یا از مهلت‌های از دست رفته جلوگیری کنند.
فرایندهای خودکار
کارهای تکراری دستی، فرصتی برای صرفه‌جویی در وقت و هزینه است. شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا وظایف سازمانی را به‌صورت خودکار انجام دهید و فرآیندهای گردش کار و کارایی را بهبود ببخشید.
