تفاوت میان کتابخانه شیرپوینت یا SharePoint library و یک فولدر چیست؟

کتابخانه اسناد، به عنوان یک مخزن برای ایجاد، سازماندهی و مدیریت انواع مختلف پرونده‌ها، امکان ذخیره و به اشتراک گذاری پرونده‌ها و فراداده‌های مربوط به آن‌ها را برای کاربران فراهم می‌کند. با استفاده از کتابخانه اسناد، می‌توانید تقریبا هر نوع پرونده‌ای را در انواع مختلف کتابخانه‌های آن (مانند اسناد Word، صفحات گسترده Excel، ارائه‌ها، فرم‌ها و غیره) ایجاد، ذخیره و مدیریت کنید. فراداده، اطلاعات اضافی مربوط به پرونده‌ها را فراهم می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا پرونده‌های خود را بهتر سازماندهی کنید. این اطلاعات می‌تواند شامل تاریخ ایجاد و ویرایش پرونده، اندازه پرونده، نوع پرونده و غیره باشد. یکی از فراداده‌های متداول در کتابخانه اسناد، “وضعیت پرونده” است که به شما اجازه می‌دهد تا وضعیت پرونده خود را (پیش‌نویس، نهایی، ارسال شده به مشتری و غیره) مشخص کنید. با استفاده از کتابخانه اسناد، می‌توانید به راحتی با همکاران خود در تیم همکاری کنید و پرونده‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

اضافه کردن فراداده‌ها به پرونده‌ها، امکان ساخت نمایش‌های مختلف، تعریف قوانین گردش کار و استفاده از ابزارهای جستجو و ناوبری را در کتابخانه اسناد شیرپوینت برای شما فراهم می‌کند. شما می‌توانید چندین کتابخانه اسناد را در سایت شیرپوینت خود ایجاد کنید و از آن‌ها برای سازماندهی پرونده‌های مختلف استفاده کنید. کتابخانه اسناد یک مخزن برای نگهداری پرونده‌های شماست و شما می‌توانید پوشه‌ها را در آن برای سازماندهی بهتر پرونده‌ها ایجاد کنید. پرونده‌ها در سرور ذخیره می‌شوند و به راحتی می‌توانید آن‌ها را ویرایش کنید و مجوزهای دسترسی را تنظیم کنید. کتابخانه اسناد شیرپوینت شامل ابزارهایی مانند ایجاد پرونده، بارگذاری، ویرایش، همکاری، بررسی، بارگیری در رایانه و غیره است.

مدیران اجرایی سازمان‌ها، علاوه بر ایجاد کتابخانه اسناد سازمانی، تصمیم می‌گیرند که چند کتابخانه اسناد داشته باشند و برنامه‌های کاربردی آن‌ها را برنامه‌ریزی کنند. برای شروع ایجاد کتابخانه اسناد، باید در نظر داشت که چه کسانی به اسناد دسترسی خواهند داشت. برای مثال، اگر شما مشتری خاصی دارید که چند فایل با او به اشتراک می‌گذارید، می‌توانید یک کتابخانه اسنادی ایجاد کنید که فایل‌های به‌خصوص مشتری را نگه دارید و اشتراک آن‌ها را نیز مدیریت کنید. اضافه کردن پرونده‌های جدید به کتابخانه معمولا بسیار آسان است و پس از اضافه کردن پرونده‌های جدید، مشتریان بلافاصله می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند.