تفاوت میان کتابخانه شیرپوینت یا SharePoint library و یک فولدر چیست؟
کتابخانه اسناد یک مخزن برای ایجاد، سازماندهی و مدیریت انواع مختلف اسناد است. کتابخانه اسناد این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا پرونده‌ها و فراداده (MetaData) مربوط به پرونده‌ها را در آنجا ذخیره کنید. بدین ترتیب، می‌توان از کتابخانه اسناد در میان اعضای مختلف تیم استفاده کرد. همچنین می‌توانید تقریبا هر نوع پرونده‌ای را در انواع مختلف کتابخانه (به عنوان مثال، اسناد ورد، صفحات گسترده اکسل، ارائه‌ها، فرم‌ها و غیره) ایجاد، ذخیره و مدیریت کنید. فراداده، اصطلاحی است که برای توصیف داده‌های اضافی استفاده می‌شود و اطلاعات مربوط به پرونده‌های شما را فراهم می‌کند. فراداده‌هایی که ممکن است از قبل با آن‌ها آشنایی داشته باشید، شامل تاریخ ایجاد شده، اصلاح شده، اندازه پرونده، نوع پرونده و غیره است. فراداده متداول که اغلب در کتابخانه اسناد شیرپوینت یافت می‌شود، “وضعیت پرونده” است (پیش‌نویس، نهایی، ارسال شده به مشتری).
افزودن فراداده‌ها به پرونده‌ها این امکان را به شما می‌دهد تا نماهای کتابخانه، قوانین گردش کار و سایر وسایل کمک ناوبری و جستجو را ایجاد کنید. یک کتابخانه اسناد شیرپوینت معمولا در هر سایت شیرپوینت یافت می‌شود. همچنین می‌توان چندین کتابخانه اسناد مختلف در شیرپوینت ایجاد کرد. کتابخانه اسناد همچنین سازمان “اسناد مشترک” نامیده می‌شود. کتابخانه اسناد یک مخزن است که اسناد در آن قرار می‌گیرند. پوشه‌ها را می‌توان در یک کتابخانه اسناد برای سازماندهی بیشتر ایجاد کرد. اسناد در سرور ذخیره می‌شوند، بنابراین اعضای سایت به راحتی به آن‌ها دسترسی دارند و می‌توانند آن‌ها را ویرایش کنند. ایجاد، بارگذاری، ویرایش، همکاری، تنظیم مجوزها، بررسی، بارگیری در رایانه و غیره از مواردی هستند که در کتابخانه اسناد شیرپوینت یافت می‌شوند.
کتابخانه اسناد، مجموعه‌ای از پرونده‌ها برای به اشتراک گذاری است.
مدیران اجرایی سازمان‌ها نه تنها کتابخانه‌های اسناد سازمانی را ایجاد می‌کنند، بلکه تصمیم می‌گیرند که چه تعداد از آن‌ها را داشته باشند و برنامه‌های کاربردی کتابخانه‌ها را برنامه‌ریزی می‌کنند. هنگام تصمیم‌گیری برای شروع ایجاد کتابخانه اسناد، باید در نظر داشته باشید که چه کسی به اسناد دسترسی خواهد داشت. به عنوان مثال، اگر مشتری خاصی دارید که چند فایل با او به اشتراک می‌گذارید، می‌توانید یک کتابخانه اسنادی ایجاد کنید که فایل‌های به‌خصوص مشتری را نگه دارید و اشتراک آن‌ها را نیز مدیریت کنید. افزودن پرونده‌های جدید به کتابخانه معمولا کاری بسیار آسان است و هنگامیکه پرونده‌های جدید را به کتابخانه اضافه کردید، مشتری بلافاصله می‌تواند به آن‌ها دسترسی داشته باشد.
کتابخانه‌های اسناد همچنین می‌توانند از ویژگی‌های مدیریت اسناد شیرپوینت مانند کنترل نسخه و ایجاد گردش کار استفاده کنند. ویژگی کنترل نسخه، به شیرپوینت دستور می‌دهد تا هنگام ذخیره سازی یک فایل، از آن کپی تهیه کند و درباره نسخه آن نیز یادداشت برداری کند. نسخه قدیمی پرونده در صورت نیاز به مرجع (مخزن) و یا هنگام برگرداندن سند به حالت قبلی، ممکن است مورد احتیاج باشد. گردش کار پردازش و رسیدگی به اسناد شامل چندین مرحله تاییدی نیز می‌شود.
شما همچنین باید نحوه اضافه شدن اسناد به کتابخانه و اینکه آیا قرار است توسط سایر واحدهای کاربری سازمان استفاده شوند را نیز در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اسناد مربوط به بودجه یک بخش ممکن است در یک کتابخانه برای همه کارکنان اداری ذخیره شود، اما توسط کارکنان حسابداری بررسی و تولید شوند. در این مثال، ممکن است دو کتابخانه مجزا وجود داشته باشد که اسناد را در خود جابه‌جا کنند یا از گردش کار و افزودن دستی استفاده کنند.
