کتابخانه اسناد، به عنوان یک مخزن برای ایجاد، سازماندهی و مدیریت انواع مختلف پرونده‌ها، امکان ذخیره و به اشتراک گذاری پرونده‌ها و فراداده‌های مربوط به آن‌ها را برای کاربران فراهم می‌کند. با استفاده از کتابخانه اسناد، می‌توانید تقریبا هر نوع پرونده‌ای را در انواع مختلف کتابخانه‌های آن (مانند اسناد Word، صفحات گسترده Excel، ارائه‌ها، فرم‌ها و غیره) ایجاد، ذخیره و مدیریت کنید. فراداده، اطلاعات اضافی مربوط به پرونده‌ها را فراهم می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا پرونده‌های خود را بهتر سازماندهی کنید. این اطلاعات می‌تواند شامل تاریخ ایجاد و ویرایش پرونده، اندازه پرونده، نوع پرونده و غیره باشد. یکی از فراداده‌های متداول در کتابخانه اسناد، “وضعیت پرونده” است که به شما اجازه می‌دهد تا وضعیت پرونده خود را (پیش‌نویس، نهایی، ارسال شده به مشتری و غیره) مشخص کنید. با استفاده از کتابخانه اسناد، می‌توانید به راحتی با همکاران خود در تیم همکاری کنید و پرونده‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.
اضافه کردن فراداده‌ها به پرونده‌ها، امکان ساخت نمایش‌های مختلف، تعریف قوانین گردش کار و استفاده از ابزارهای جستجو و ناوبری را در کتابخانه اسناد شیرپوینت برای شما فراهم می‌کند. شما می‌توانید چندین کتابخانه اسناد را در سایت شیرپوینت خود ایجاد کنید و از آن‌ها برای سازماندهی پرونده‌های مختلف استفاده کنید. کتابخانه اسناد یک مخزن برای نگهداری پرونده‌های شماست و شما می‌توانید پوشه‌ها را در آن برای سازماندهی بهتر پرونده‌ها ایجاد کنید. پرونده‌ها در سرور ذخیره می‌شوند و به راحتی می‌توانید آن‌ها را ویرایش کنید و مجوزهای دسترسی را تنظیم کنید. کتابخانه اسناد شیرپوینت شامل ابزارهایی مانند ایجاد پرونده، بارگذاری، ویرایش، همکاری، بررسی، بارگیری در رایانه و غیره است.
کتابخانه اسناد، مجموعه‌ای از پرونده‌ها برای به اشتراک گذاری است.
مدیران اجرایی سازمان‌ها، علاوه بر ایجاد کتابخانه اسناد سازمانی، تصمیم می‌گیرند که چند کتابخانه اسناد داشته باشند و برنامه‌های کاربردی آن‌ها را برنامه‌ریزی کنند. برای شروع ایجاد کتابخانه اسناد، باید در نظر داشت که چه کسانی به اسناد دسترسی خواهند داشت. برای مثال، اگر شما مشتری خاصی دارید که چند فایل با او به اشتراک می‌گذارید، می‌توانید یک کتابخانه اسنادی ایجاد کنید که فایل‌های به‌خصوص مشتری را نگه دارید و اشتراک آن‌ها را نیز مدیریت کنید. اضافه کردن پرونده‌های جدید به کتابخانه معمولا بسیار آسان است و پس از اضافه کردن پرونده‌های جدید، مشتریان بلافاصله می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
کتابخانه‌های اسناد در شیرپوینت، می‌توانند از ویژگی‌های مدیریت اسناد مانند کنترل نسخه و گردش کار استفاده کنند. با استفاده از ویژگی کنترل نسخه، شما می‌توانید شیرپوینت را به این صورت تنظیم کنید که هر زمان که یک فایل ذخیره می‌شود، یک نسخه کپی ایجاد شود و مشخصات آن نسخه نیز ذخیره شود. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا در صورت نیاز به بازگشت به نسخه قبلی یا به عنوان مرجع در آینده استفاده کنید.
همچنین، شما می‌توانید برای پردازش و رسیدگی به اسناد، گردش کاری را تعریف کنید که شامل چندین مرحله تاییدی است. برای اضافه کردن اسناد به کتابخانه، باید در نظر داشت که آیا این اسناد برای همه واحدهای کاربری در سازمان قابل دسترسی هستند یا خیر؟ برای مثال، اسناد مربوط به بودجه یک بخش ممکن است در یک کتابخانه برای همه کارکنان ذخیره شوند، اما توسط کارکنان حسابداری بررسی و تولید شوند. در این صورت، دو کتابخانه مجزا برای نگهداری اسناد می‌توانند تعریف شوند و از گردش کار و افزودن دستی نیز استفاده کنند.
