ده مرحله برای اجرای موفقیت‌آمیز شیرپوینت
استقرار و اجرای شیرپوینت، همانند هر پروژه تجاری پیچیده دیگر، از مهم‌ترین مراحلی است که یک سازمان باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشد. برای این کار، نیاز به تخصص و دانش گسترده در زمینه راه‌حل‌های سازمانی (شیرپوینت) داریم و سازمان نمی‌تواند به تنهایی این کار را انجام دهد.
برای تضمین موفقیت پروژه‌های شیرپوینت، ایجاد یک راهنمای پیاده‌سازی مرحله به مرحله بسیار حائز اهمیت است. این راهنما، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مراحل اجرای شیرپوینت را به درستی انجام دهند و از اشکالات و مشکلاتی که ممکن است در طول این فرآیند به وجود آیند، پیشگیری کنند.
در ادامه به 10 مرحله برای اجرای موفقیت آمیز راه‌حل شیرپوینت می‌پردازیم:
دریافت پشتیبانی مدیریت
به منظور تقویت بهره‌وری کلی سازمان، پیاده‌سازی راه‌حل‌های تخصصی مانند شیرپوینت مورد برنامه‌ریزی قرار می‌گیرد. برای جلب پذیرش کاربران در آینده، اجرای موفقیت‌آمیز شیرپوینت بسیار حائز اهمیت است. بنابراین، بهتر است مدیران و مسئولین اجرایی را قبل از هرگونه پیاده‌سازی آماده کنیم و از آن‌ها حمایت کنیم تا از هرگونه مغایرت احتمالی جلوگیری شود. این کار نه تنها باعث بهبود پذیرش کاربر می‌شود، بلکه به تحقق اهداف مورد نظر نیز کمک می‌کند.
اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود را به روشنی مشخص کنید
تعریف دقیق اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، از موارد بسیار مهمی است که سازمان‌ها باید به آن توجه کنند. این اهداف می‌توانند شامل کاهش هزینه مالکیت، ساده‌سازی فرایندهای مدیریت داده، تعریف و بهبود استانداردها و غیره باشند. اما مهم این است که اهداف به شکل دقیق و واضح تعریف شوند تا در اندازه‌گیری موفقیت پروژه و تحقق اهداف اختلاف نظری به وجود نیاید.
برنامه مدیریت شیرپوینت جامع و درست، با تعریف دقیق اهداف استفاده از شیرپوینت در سازمان، نحوه استفاده از آن، ذینفعان شیرپوینت، نتایج پیش‌بینی شده و موارد دیگر، می‌تواند به تحقق اهداف کمک کند.
استخدام کارکنان حرفه‌ای و متخصص
برای استفاده موثر از راه حل شیرپوینت در سازمان، باید چند گام مهم را در نظر داشت. در ابتدا، استخدام کارکنان حرفه‌ای و متخصص، شرط ضروری برای ایجاد تیم الف است. با این حال، پیاده‌سازی شیرپوینت نیاز به تخصص‌های مختلفی مانند تحلیل‌گران، مدیران پروژه و طراحان دارد، بنابراین باید با منابع انسانی سازمان هماهنگ شده و با توجه به نیازهای پروژه، تیمی تخصصی و کامل تشکیل داد.
تنظیم یک استراتژی آموزشی
تدوین برنامه آموزشی جهت آموزش کارمندان نیز یکی از مهم‌ترین مراحل است. با ارائه دوره آموزشی کامل، می‌توانید خلاقیت و مهارت کارکنان را بهبود بخشید و همچنین خطرات پیش‌آمده را به آن‌ها توضیح دهید. همچنین، با ارائه آموزش به کارکنان قدرتمند و ماهر، می‌توانید به بهره‌وری بیشتری دست یابید.
راه‌اندازی عملیات خدمات
راه‌اندازی عملیات خدمات نیز برای موفقیت در استفاده از شیرپوینت ضروری است. این شامل برنامه‌ریزی برای سازگاری راه‌حل شیرپوینت با نیازهای سازمان، تعریف مدل ارائه خدمات، ایجاد استانداردهای نظارت و قوانین برای محیط شیرپوینت و غیره است. تعریف دقیق این موارد، نحوه ارائه راه‌حل‌های شیرپوینت برای دستیابی به اهداف سازمانی و تجاری را به شما نشان می‌دهد و به بهره‌وری و کارایی بیشتر کمک می‌کند.
طراحی اطلاعات خود را تعریف و تنظیم کنید
برای پیاده‌سازی موفق شیرپوینت در سازمان، نیاز به طراحی اطلاعات حرفه‌ای دارید. برای این کار، باید با یک تیم طراحی شیرپوینت همکاری کنید و با انجام تحلیل عمیقی از ساختار پروژه، طرح جامعی از شیرپوینت را تعریف کنید.
تعریف خط مشی‌ها و استانداردها
همچنین، برای موفقیت در استفاده از شیرپوینت، باید خط‌مشی‌ها و استانداردهای مشخصی را تعریف کنید و تمامی فعالیت‌ها و ارتباط آن‌ها با شیرپوینت را براساس این قوانین ساده و جامع مطرح کنید.
دنبال کردن بهترین روش‌های پیاده‌سازی شیرپوینت
لازم است که بهترین روش‌های پیاده‌سازی شیرپوینت را دنبال کنید و تمامی مراحل پیاده‌سازی را با دقت و به ترتیبی که تعریف شده است، انجام دهید. با این روش، می‌توانید از شیرپوینت به بهترین نحو استفاده کنید و به بهره‌وری بیشتری دست یابید.
تشویق فرهنگ اتخاذ
مهمتر از همه، موفقیت پروژه شما ارتباط مستقیمی با میزان پذیرش کاربران دارد. برای اطمینان از اینکه کاربران به خوبی از شیرپوینت استقبال می‌کنند، باید تمام مزایای احتمالی که شیرپوینت به همراه دارد را اعلام کنید. ارتقای جنبه همکاری پلتفرم، ارائه آموزش به کارکنان و انتقال مزایای دیگر، از رویکردهای بلندمدت شیرپوینت خواهد بود. همچنین بهبود مستمر پلتفرم، کلید اصلی موفقیت سازمان شما است.
ساده‌سازی
این یکی از نکاتی است که شما باید در کل پروژه به یاد داشته باشد. همه‌ی ما اغلب شنیده‌ایم که می‌گویند ” هرچه ساده‌تر، بهتر”. در مورد شیرپوینت، شما باید هدف و چشم‌انداز خود را دنبال کنید و یک تصویر واضح و ساده از عملکرد شیرپوینت به کاربران خود ارائه دهید. ساده‌سازی فرایند پردازش برای کاربران بسیار مهم است.
