ده مرحله برای اجرای موفقیت‌آمیز شیرپوینت
اجرا و استقرار شیرپوینت، مانند هر پروژه تجاری بزرگ و پیچیده دیگر، از موارد بسیار مهمی است که یک سازمان باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشد. این استقرار، چیزی نیست که سازمان به تنهایی بتواند از عهده‌ی آن برآید، زیرا به تخصص و دانش گسترده در زمینه راه‌حل‌های سازمانی (شیرپوینت) نیاز دارد. تهیه یک راهنمای پیاده‌سازی مرحله به مرحله شیرپوینت برای تضمین استقرار موفقیت‌آمیز پروژه‌های شما، از موارد بسیار مهمی است که سازمان‌ها باید به آن توجه کنند. در ادامه به 10 مرحله برای اجرای موفقیت آمیز راه‌حل شیرپوینت می‌پردازیم:
دریافت پشتیبانی مدیریت
پیاده‌سازی راه‌حل‌های تخصصی مانند شیرپوینت، در جهت تقویت بهره‌وری کلی سازمان برنامه‌ریزی شده است. اجرای موفقیت‌آمیز شیرپوینت، بطور قابل توجهی به مقبولیت آن از سمت طرف‌های مربوطه، یعنی تیم‌های کاربری بستگی دارد که بخواهند در آینده از این راه‌حل استفاده کنند. بنابراین همیشه بهتر است از قبل مدیران و مسئولین اجرایی را آماده کنیم و از آن‌ها حمایت کنیم تا از هرگونه مغایرت احتمالی جلوگیری شود. این کار نه تنها باعث بهبود پذیرش کاربر می‌شود، بلکه به تحقق اهداف مورد نظر نیز کمک می‌کند.
اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود را به روشنی مشخص کنید
دستیابی به اهداف سازمانی از جمله موارد مهمی است که بسیاری از سازمان‌ها به دنبال آن هستند. به عنوان مثال، کاهش هزینه مالکیت، ساده‌سازی فرایندهای مدیریت داده، تعریف و بهبود استانداردها و غیره، از جمله اهدافی هستند که سازمان‌ها همواره می‌کوشند تا به آن‌ها دست یابند. مهم نیست که اهداف شما شامل چه مواردی هستند، مهم این است که این اهداف بطور واضح و دقیق تعریف شده باشند. در غیر اینصورت، همیشه در اندازه‌گیری موفقیت پروژه یا تحقق اهداف اختلاف نظر وجود خواهد داشت. از این‌رو، تنظیم و اجرای یک برنامه مدیریت شیرپوینت جامع و درست، ایده بسیار خوبی خواهد بود. این طرح جامع باید شامل اهداف استفاده از شیرپوینت در سازمان، نحوه استفاده از آن، ذینفعان شیرپوینت، نتایج پیش‌بینی شده و غیره باشد.
استخدام کارکنان حرفه‌ای و متخصص
حتما تاکنون با کلمه تیم الف یا A-Team آشنا شده اید. تیم الف یا تیم برتر، گروهی از افراد حرفه‌ای و متخصص هستند که تمام وظایف خود را به راحتی و با نهایت دقت و کارایی انجام می‌دهند. اما، انجام وظایف توسط این گروه مستلزم این است که شما تمام کارمندان تازه کار خود را به انجام کار‌ها موظف کنید. دنیای کسب‌و‌کار امروزی کاملا به تخصص وابسته است، بنابراین هنگام استفاده از شیرپوینت باید این واقعیت را در نظر داشته باشید که استخدام یک توسعه دهنده خبره شیرپوینت به تنهایی مفید و موثر نخواهد بود. کل مراحل پیاده‌سازی نیز به تخصص ویژه تحلیل‌گران، فرایند کسب‌و‌کار، مدیران پروژه، طراحان و غیره نیاز دارد. بنابراین، هنگامی که قصد دارید از شیرپوینت در سازمان خود استفاده کنید، حتما باید با منابع انسانی سازمان خود مشورت کنید.
تنظیم یک استراتژی آموزشی
گام مهم دیگر با تاثیر بسیار چشمگیر در پذیرش کاربر، آموزش کارمندان است. آموزش کارمندان اصلی فناوری اطلاعات برای استفاده کارآمد از شیرپوینت، بخشی از فرایند آماده‌سازی یک تیم فنی است. اما در مورد سایر کارکنان سازمان که از این راه‌حل استفاده می‌کنند، ارائه یک دوره آموزش کامل ضروری است. با این کار، شما خلاقیت و مهارت آن‌ها را کشف خواهید کرد و همچنین خطراتی که کارمند ممکن است با آن مواجه شود را به آن‌ها گوشزد می‌کنید. همچنین شما با ارائه آموزش دارای کارکنانی قدرتمند، باسواد و متخصص خواهید بود. وقتی تصمیم می‌گیرید که سیستم مدیریت منابع انسانی را در سازمان خود پیاده کنید، حتما با بخش منابع انسانی خود در ارتباط باشید.
راه‌اندازی عملیات خدمات
برای اطمینان از موفقیت، بهره‌وری و کارایی اجرای شیرپوینت در سازمان، باید تمام فرایندها را به طور بی‌وقفه و کامل اجرا کنید. عملکرد سرویس شیرپوینت نیاز دارد تا بطور چندوجهی عمل کنید. این عملکرد چندوجهی شامل برنامه‌ریزی برای خود سازگاری راه‌حل شیرپوینت، دانستن مدل ارائه خدمات برای سازمان، ایجاد و مستندسازی استاندارد نظارت و قوانین برای محیط شیرپوینت و غیره است. تعریف و نوشتن تمام این موارد بسیار برای سازمان شما مفید خواهد بود و تصویر روشنی از نحوه ارائه راه‌حل‌های شیرپوینت برای دستیابی به اهداف سازمانی و تجاری به شما ارائه می‌دهد.
طراحی اطلاعات خود را تعریف و تنظیم کنید
همانطور که قبلا اشاره شد، شما در تیم پیاده‌سازی شیرپوینت خود به یک طراحی حرفه‌ای احتیاج خواهید داشت. بنابراین، اکنون زمان بهره‌گیری از یک تیم طراحی شیرپوینت است. به یاد داشته باشید که طراحی اطلاعات، پایه و اساس راه‌حل شیرپوینت شما است و باید کامل، جامع و فکر شده باشد. این کار با انجام یک تحلیل عمیق که کل ساختار پروژه شما را پوشش می‌دهد، شروع خواهد شد. این مرحله دقیقا مانند طراحی نقشه اولیه قبل از ساخت هر ساختمان است.
تعریف خط مشی‌ها و استانداردها
شیرپوینت دقیقا مانند یک جعبه گنج با امکاناتی بی‌شمار است، اما به هیچ وجه یک زمین بازی نیست. شیرپوینت مجموعه‌ای از قوانین و استانداردهای مشخص شده است که باید به خوبی درک و از آن‌ها استفاده شود تا از این سیستم عامل بیشترین بهره را برد. نحوه کارکرد تمامی فعالیت‌ها و ارتباط آن‌ها با شیرپوینت در قالب قوانین ساده و جامع مطرح شده اند. سیاست‌ها و استانداردها، سنگ بنای برنامه‌ریزی مدیریت شیرپوینت هستند و هرگز نباید آن‌ها را سبک بشمارید.
دنبال کردن بهترین روش‌های پیاده‌سازی شیرپوینت
درست مانند هر فناوری دیگر یا پروژه فناوری اطلاعات، شیرپوینت نیز قبل از شروع به کار، تکه‌های تکمیل شده جدید را از چندین مرحله عبور می‌دهد. هنگامی که هدف مفهومی ایده ایجاد شد، سپس این مفهوم توسعه می‌یابد و تمام اشکالات احتمالی در محیط توسعه برطرف می‌شوند. سپس وارد یک مرحله تضمین کیفیت در محیط اختصاصی می‌شود. تمام مراحل پیاده‌سازی شیرپوینت با یک هدف خاص تعریف شده اند، بنابراین تمامی مراحل را گام به گام دنبال کنید.
تشویق فرهنگ اتخاذ
مهمتر از همه، موفقیت پروژه شما ارتباط مستقیمی با میزان پذیرش کاربران دارد. برای اطمینان از اینکه کاربران به خوبی از شیرپوینت استقبال می‌کنند، باید تمام مزایای احتمالی که شیرپوینت به همراه دارد را اعلام کنید. ارتقای جنبه همکاری پلتفرم، ارائه آموزش به کارکنان و انتقال مزایای دیگر، از رویکردهای بلندمدت شیرپوینت خواهد بود. همچنین بهبود مستمر پلتفرم، کلید اصلی موفقیت سازمان شما است.
ساده‌سازی
این یکی از نکاتی است که شما باید در کل پروژه به یاد داشته باشد. همه‌ی ما اغلب شنیده‌ایم که می‌گویند ” هرچه ساده‌تر، بهتر”. در مورد شیرپوینت، شما باید هدف و چشم‌انداز خود را دنبال کنید و یک تصویر واضح و ساده از عملکرد شیرپوینت به کاربران خود ارائه دهید. ساده‌سازی فرایند پردازش برای کاربران بسیار مهم است.
