7 مزیت شیرپوینت برای ساخت یک محل کار پویا

Microsoft SharePoint ابزاری است که از سال 2001 طراحی شده و از آن زمان تا به حال پیشرفت‌های قابل توجهی را تجربه کرده است. نسخه‌های جدیدتر آن، ویژگی‌های بیشماری دارند که آن را به یکی از انتخاب اول کسب و کارها تبدیل کرده‌اند. با استفاده از SharePoint، تیم‌های مختلف پروژه می‌توانند به صورت سازماندهی شده، اطلاعات خود را ذخیره و به آن‌ها به صورت ایمن دسترسی پیدا کنند. همچنین، این امکان را به کاربران می‌دهد تا با دیگران همکاری و اشتراک اطلاعات داشته باشند، از جمله تجار و فروشندگان.

در اینجا هفت ویژگی شیرپوینت معرفی می‌شود، که می‌تواند به تقویت سازمان شما و افزایش بهره وری کارکنان کمک کند:

همکاری آسان

اگر از Microsoft Sharepoint استفاده کنید، همکاری همزمان چند نفر در مکان‌های مختلف امکان پذیر می‌شود. کاربران فقط باید یک رایانه یا دستگاه تلفن همراه، مجهز به اینترنت داشته‌ باشند. شیرپوینت برای سازمان‌هایی که روی پروژه‌های مختلف کار می‌کنند، ایجاد سایت‌های جداگانه را امکان پذیر می‌کند. کارمندان می‌توانند با توجه به پروژه، به تیم‌های مختلف تقسیم شوند؛ که این کار باعث می‌شود کارکنان به اطلاعاتی که مربوط به پروژه‌ی آن ها نیست، دسترسی نداشته‌ باشند.

آسان کردن اشتراک‌گذاری داده‌ها

اگر از مایکروسافت شیرپوینت به عنوان یک مدیر استفاده می‌کنید، کنترل کاملی در مورد اینکه چه کسی می‌تواند کدام پرونده‌ها و پوشه‌ها را مشاهده کند، دارید. اگر یک شریک تجاری، سرمایه گذار یا تأمین کننده دارید که می خواهید داده‌ها، گزارش‌ها یا هر پرونده‌ی دیگری را با آن ها به اشتراک بگذارید، روند کار ساده است. شما این امکان را دارید که پیوند مهمان برای آن ها بسازید؛ یا می‌توانید یک حساب Microsoft نیز به ایمیل تجاری آن ها متصل کنید. تنظیمات مختلف مجوز، این امکان را می‌دهد که فقط شما به این اطلاعات دسترسی داشته باشید؛ یا آن ها را از دیدن اطلاعات محرمانه مانند اطلاعات شخصی کارمند، اطلاعات مربوط به محصولات دیگر یا هرگونه داده‌ی مربوط به حساب محدود کنید.

تنظیم وظایف

شیرپوینت یک ابزار کارآمد برای مدیریت پروژه‌های هدف‌گرا مانند تولید محصول، توسعه‌ی فرآیند تولید یا طراحی اپلیکیشن است. با استفاده از SharePoint، می‌توانید چندین تیم را به یک پروژه اضافه کرده و برای هر عضو تیم وظایفی را که به آن‌ها اختصاص داده شده است، نمایش دهید. اگر وظایف با یکدیگر وابستگی دارند، تا زمانی که وظیفه‌ A انجام نشده باشد، کار B را شروع نمی‌کنیم. به این ترتیب، تمام برنامه‌ریزی پروژه در دسترس تیم قرار می‌گیرد که به مدیریت موثر پروژه کمک می‌کند.

ادغام با MS Office

بیشتر کسب و کارها از MS Office استفاده می‌کنند. یکی دیگر از مزایای استفاده از Microsoft Sharepoint سازگاری آن با نرم افزار MS Office است؛ که امکان مدیریت بهتر اسناد را فراهم می‌کند. مدت زیادی طول نمی‌کشد تا کاربران با شیرپوینت سازگار شوند. ادغام Sharepoint با Microsoft Office یکپارچه است.

افزایش بهره‌‌وری

تصور کنید در بایگانی خود جستجو می‌کنید تا یک فرم یا سند اعلان را بیابید! اگر کار شما مستندات زیادی را در قالب های مختلف در بر دارد، مدت زمانی که شما یا اعضای تیم باید برای جستجو صرف کنید را تصور کنید! می‌تواند برای همه وقت گیر باشد. شیرپوینت به شما امکان مدیریت و سازماندهی پرونده‌ها، پوشه‌ها و زیر پوشه‌ها را می‌دهد. فقط چند کلیک طول می‌کشد و سیستم شما تمام جستجو را انجام می‌دهد؛ در حالی که شما می‌توانید روی سایر کارهای تولیدی و مسئولیت های اصلی خود تمرکز کنید.

مبتنی بر سیستم Cloud

یکی از مهمترین مزایای Microsoft SharePoint، استفاده از سیستم Cloud است. این به این معنی است که کاربران نیازی به متصل بودن به یک دستگاه یا شبکه‌ی واحد ندارند. با استفاده از رمز عبور خود، می‌توانند از هر دستگاهی به پرونده‌ها، پوشه‌ها، مخاطبین یا ایمیل‌ها دسترسی داشته باشند. اسناد به صورت بارگذاری شده در Cloud قرار می‌گیرند و تمام کاربرانی که به آن اطلاعات دسترسی دارند، مجوز ویرایش و ذخیره را دارند. همچنین، تاریخچه‌ی ویرایش هر پرونده به صورت جداگانه حفظ می‌شود و با چند کلیک، می‌توان پرونده را به حالت اولیه بازگرداند. انتقال به SharePoint آنلاین به راحتی انجام می‌شود و شرکت‌هایی هستند که متخصصانی دارند که می‌توانند سرویس‌های مرتبط با مهاجرت به نسخه‌ی آنلاین را انجام دهند.

امنیت IT در Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint امنیت داده‌ها، تأیید اعتبار و مجوز دسترسی به آن‌ها را تضمین می‌کند. با استفاده از SharePoint، می‌توانید از یکپارچگی سند استفاده کنید و نگرانی درباره فاش شدن اطلاعات حساس یا رمزگذاری شده را نداشته باشید. همچنین، SharePoint برای تأمین اینکه افراد فقط به اطلاعاتی دسترسی داشته باشند که باید دسترسی داشته باشند، اقدامات امنیتی مناسبی را ارائه می‌دهد. به علاوه، گزینه پشتیبانی خودکار از داده‌ها ارائه می‌شود که از ایمنی داده‌های شما نگرانی نخواهید داشت و در صورت بروز حوادث ناگوار، داده‌های شما در امان خواهند بود.