قابلیت‌های آفیس 365 برای بهره‌وری

آفیس 365، یک جعبه ابزار ارائه شده توسط شرکت مایکروسافت است که برای دسترسی راحت و همیشگی به اپلیکیشن‌های آفیس طراحی شده است. این ابزار فرصتی را برای هدایت کارگروه‌ها ارائه می‌دهد و تحت وب است که به‌روزرسانی‌های منظمی دریافت می‌کند. با استفاده از آفیس 365، شما می‌توانید به راحتی اسناد سازمانی را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید، با همکاران خود ارتباط برقرار کنید و به چندین کاربر امکان مشاهده و ویرایش کار را در زمان واقعی بدهید.

به دلیل اهمیت هر دقیقه در پروسه کاری، استفاده‌ی حداکثری از ویژگی‌های آنلاین در رابط آفیس 365 بسیار مفید است. به‌روزرسانی‌های منظم این ابزار، شما را به آخرین ورژن اپلیکیشن‌ها و امکانات جدید آن‌ها مجهز می‌کند. با استفاده از این ابزار، اسناد سازمانی را با همکاران خود به‌راحتی به اشتراک بگذارید و با دیگر کاربران به راحتی هماهنگ شوید. این ابزار همچنین به چندین کاربر امکان مشاهده و ویرایش کار را در زمان واقعی می‌دهد.

مقدمه‌ای بر استفاده از آفیس 365 و آخرین نسخه‌های ارائه شده آن

آفیس 365 شباهتی با دیگر نسخه‌های ارائه شده مایکروسافت آفیس ندارد. در این مرور کوتاه، برخی از مزایای آفیس 365 را برای شما برجسته می‌کنیم. امروزه بسیاری از مشاغل از نسخه‌های قبلی آفیس به نسخه آفیس 365 در حال انتقال هستند.

پنج ابزار یا ویژگی‌ برتر بهره‌وری آفیس 365

Groups آفیس 365

با قابلیت Groups آفیس 365، چندین ابزار مفید در اختیار شما قرار می‌گیرد که به شما و تیم شما کمک می‌کند تا به عنوان یک تیم مداوم و یا در یک پروژه خاص با یکدیگر به‌صورت کارآمد همکاری کنید. گروه‌های مدرن مانند یک پروژه یا رویداد کوچک، می‌توانند کوتاه مدت باشند یا مانند یک تیم فروش، طولانی مدت عمل کنند. یک گروه آفیس 365 علاوه بر لیست توزیع، یک تقویم مشترک گروهی و یک مکان ابری برای پرونده‌های گروه/تیم که از اکثر دستگاه‌ها قابل دسترسی است، به اعضای گروه ارائه می‌دهد.

دسترسی به اسناد از هر دستگاه و در هر مکان

شما با استفاده از آفیس 365 می‌توانید به راحتی اسناد را از هر دستگاه و در هر مکانی دسترسی داشته باشید و با همکاران خود به اشتراک بگذارید. همچنین، قبل از شروع یک جلسه، می‌توانید پاورپوینت خود را بررسی کنید و تغییرات جزئی را با همکارانتان در میان بگذارید. در صورت حضور در محل کار یا خارج از آن، با دریافت اخطار به‌روز‌رسانی در تلفن همراه خود می‌توانید فایل خود را بررسی کرده و تغییرات جزئی را اعمال کنید. همچنین، با استفاده از ویژگی Meet now، می‌توانید با همکارانتان در Microsoft Teams ملاقات کنید و به راحتی کار گروهی خود را پیش ببرید.

مایکروسافت پلنر یا Planner

مایکروسافت پلنر، یک ابزار مدیریت کار گروهی و تیمی است که بسیار قدرتمندتر از اوتلوک و ساده‌تر از پراجکت مایکروسافت است. با استفاده از این ابزار، می‌توانید وظایف را ایجاد کرده و به همکاران خود اختصاص دهید، فایل‌های گروهی را به آن‌ها پیوست کرده و به‌روز‌رسانی‌ها، نظرات و پیشرفت خود را پیگیری کنید. پلنر بر روی پلتفرم‌های ویندوز، اندروید و iOS در دسترس است و در صورتی که پروژه شما از تیم‌های گوناگون تشکیل شده باشد، Planner hub می‌تواند به شما در مدیریت پروژه‌ها و لیست کارهای شخصی کمک کند.

مایکروسافت تیمز یا Teams

مایکروسافت تیمز، ابزاری قدرتمند برای همکاری است که مرکزی را برای کار گروهی برای شما فراهم می‌کند، که در آن می‌توانید محتوای خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. Teams ارتباط از طریق چت و جلسات آنلاین با همکاران خود در داخل و خارج سازمان را برای شما فراهم می‌کند. این پلتفرم ابزارهای مشترک آفیس 365 را در یک برنامه جمع می‌کند و نسخه مرورگر و دسکتاپ آن در دسترس کاربران است. همچنین، مایکروسافت تیمز حتی امکان دسترسی به ابزارهای شخص ثالث را در Team hub فراهم می‌کند. شما می‌توانید داده‌های خود را از Github، Adobe Creative Cloud و غیره جمع‌آوری کرده و آن‌ها را به یک مکان مرکزی انتقال دهید.

یک سایت تیمی Teams

شیرپوینت، موتور عملکردی آفیس 365 و Microsoft Teams است که تمامی قطعات آن به یکدیگر متصل هستند و با یکدیگر هماهنگی دارند. این سامانه برای گروه‌های کوتاه‌مدت مناسب نیست، اما برای تیم‌ها و پروژه‌های طولانی مدت بسیار مفید است. با استفاده از شیرپوینت، به راحتی می‌توانید به پرونده‌ها دسترسی پیدا کنید و اطلاعات افراد و اسناد محبوب را در گروه مشاهده کنید. همچنین، با داشتن یک سایت تیمی، اخبار و اطلاعات را به اشتراک بگذارید و اتصالات دیگری مانند GitHub و Google Analytics را به آن اضافه کنید. با استفاده از کتابخانه‌های اسناد شیرپوینت، می‌توانید اسناد را مدیریت کنید و با ابزار Flow، برخی پردازش‌ها و گردش کار خودکار را تعریف کنید.