استفاده از مایکروسافت داینامیک 365 برای اتوماسیون فاکتورها
امروزه بسیاری از کسب‌و‌کارها به دنبال این مهم هستند که کالاها و خدمات با کیفیت بالایی را در یک بازه زمانی کوتاه به مشتریان خود ارائه دهند. بنابراین، یک شرکت ضمن مطالبه این شرایط (تحویل به موقع مواد اولیه باکیفیت) از تامین‌کنندگان، باید مراقب مسئولیت‌ها و پرداخت به موقع خود باشد. یکی دیگر از موارد مهم تاثیرگذار بر کیفیت محصولات، به موقع بودن حساب‌های پرداختنی کسب‌و‌کار است. مشکل عمده‌ای که حساب‌های دستی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند، زمانبر بودن، ناکارآمد، پرهزینه و مستعد خطا بودن چنین حساب‌هایی است و به همین، بسیاری از شرکت‌ها اطلاعات دقیقی از دریافت، پردازش، تایید و پرداخت فاکتورها در اختیار ندارند. امروزه، با افزوده شدن ویژگی‌های جدید اتوماسیون فاکتور فروشنده یا invoice به سیستم مایکروسافت داینامیک 365، کاربران می‌توانند از یک راه‌حل آسان و دقیق برای تسریع روند پردازش صورتحسابهای فروش خود بهره بگیرند.
اتوماسیون فاکتور داینامیک 365 چیست؟
اتوماسیون فاکتور فروشنده داینامیک 365 این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا از فرایند حسابرسی و صورتحسابهای دستی دست بکشند و به سمت اتوماسیون حسابرسی گام بردارند. قابلیت اتوماسیون فاکتور فروشنده، یکپارچگی همه‌جانبه و کاملی را با داینامیک 365 برای شما فراهم می‌کند. این اتوماسیون یک راه‌حل اثبات شده برای تقویت سیستم مالی سازمان شما در جهت ساده‌سازی و خودکار سازی فرایندهای مالی است. این راه‌حل برای سازمان‌های بزرگ با حداقل 20 کاربر بسیار مناسب است. همچنین رابط استاندارد اتوماسیون فاکتور داینامیک می‌تواند ابرداده‌های مربوط به فاکتورهای سازمانی را به راحتی ثبت و ضبط کند.
چگونه یک فاکتور فروش را در دفتر فاکتور ثبت کنیم؟
دفتر فاکتور فروش شامل تفکیک کلیه مبالغ فاکتورها، پرداخت‌های دریافتنی و سایر جزئیات فاکتورهای تولید شده در یک زمان خاص است. دفتر فاکتور همچنین به پیگیری ارسال‌هایی که با سفارشات درون آن منطبق نیستند، کمک بسیار می‌کند.
برای ثبت فاکتور فروشنده در دفتر فاکتور، مراحل زیر را دنبال کنید:
بخش ناوبری navigation—->ماژول‌ها Modules—->حساب‌های پرداختنی Accounts payable——->فضاهای کاری Workspaces——->ورود فاکتور فروشنده Vendor invoice entity
در صفحه “اقدام”، روی دفتر فاکتور جدید کلیک کنید.
- روی جدید “new” کلیک کنید.
- در قیمت نام “name”، نام مجله را وارد کنید یا روی منوی کشویی کلیک کنید تا جستجو باز شود.
- در قسمت توضیحات “description”، یک مقدار را تایپ کنید.
- در قسمت اقدام”action”، روی خطوط کلیک کنید.
- در قسمت تاریخ”date”، تاریخ ارسال را برای به‌روز‌رسانی دفترکل قرار دهید.
- روی فیلد حساب کلیک کنید، حساب فروشنده را مشخص کنید.
- در قسمت فاکتور شماره فاکتور را تایپ کنید.
- روی قسمت اعتبار کلیک کنید، یک عدد قرار دهید.
- در قسمت Offset Account، شماره حساب را مشخص کنید یا روی منوی کشویی کلیک کنید تا جستجو باز شود.
ویژگی‌های اتوماسیون فاکتور فروشنده داینامیک 365 چیست؟
اتوماسیون فاکتور فروشنده شامل ویژگی‌هایی است که در بخش مدیریتی سیستم داینامیک 365 فعال شده‌اند. این ویژگی‌ها فقط برای صورتحسابهای فروشنده است و نه برای صورت‌حساب‌هایی که از طریق دفتر ثبت فاکتور یا دفترچه ثبت صورتحساب پردازش می‌شوند. این ویژگی‌ها تنها برای صورتحسابهای مربوط به فروشنده قابل استفاده می‌باشند. بنابراین به کمک این اتوماسیون، سازمان‌هایی که با ارائه‌دهندگان شخص ثالث فعالیت می‌کنند تا فاکتورهای کاغذی را با استفاده از OCR پردازش کنند، داده‌های مربوط به صورت‌حساب‌ها را بصورت فراداده برای ثبت و تحلیل دریافت می‌کنند. اتوماسیون گردش کار حساب‌های پرداختنی داینامیک 365 به شما کمک می‌کند تا این داده‌ها را از حساب‌های پرداختنی مصرف کنید، تا برخی از فرایندهای صورتحساب فروشنده را خودکار کنید. اتوماسیون گردش کار حساب‌های پرداختنی داینامیک 365 به شما کمک می‌کند تا از این داده‌ها برای ثبت خودکار صورتحسابهای فروشنده استفاده کنید. بنابراین، چنین فرایندهایی شامل ارسال فاکتورهای فروشنده به یک سیستم گردش کار و اتصال خط دریافت محصول ارائه شده به خط فاکتور در حال انتظار است. در ادامه، برخی از ویژگی‌های مایکروسافت داینامیک 365 برای اتوماسیون فاکتور آورده شده است:
تجزیه و تحلیل و متریک
اتوماسیون فاکتور فروشنده، تجزیه و تحلیل و معیارهای دقیقی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید فاکتورهای فروش را تجزیه و تحلیل کنید.
شبیه‌سازی ارسال
مشاهده گردش کار این امکان را به شما می‌دهد تا تاریخچه‌ای دقیق و مفهوم از فرایند خودکارسازی فاکتورهای فروشنده مشاهده کنید. همچنین، اطلاعات دقیقی از موارد شکست خورده نیز به کاربران خود ارائه می‌دهد.
مشاهده گردش کار و تاریخچه اتوماسیون
این امکان را به شما می‌دهد تا تاریخچه‌ای خواننده پسند از فرایند خودکار مشاهده کنید. همچنین، اطلاعات دقیقی در مورد هر فرایندی که شکست خورده است را ارائه می‌دهد.
ارسال فاکتور به سامانه
با اتوماسیون فاکتور فروشنده می‌توانید انواع مختلف فاکتورها را به مقاصد مختلف ارسال کنید. این قابلیت می‌تواند شامل سفارش محصول یا سفارش خدمات غیر از محصول باشد. بنابراین، شما باید مقررات خاص کسب‌و‌کار خود را در سیستم گردش کار برای ارسال مشخص کنید.
پردازش رزومه برای چندین فاکتور
سیستم اتوماسیون فاکتور فروشنده فاکتورهایی که به درستی ارسال نشده باشند را حذف می‌کند. بنابراین، شما هر لحظه می‌توانید پردازش خودکار صورت‌حساب‌ها را متوقف کرده و به حل مشکلات مربوط به فاکتورهای ناموفق بپردازید. سپس، فرآیند را دوباره از سر بگیرید.
داینامیک 365 مالی یا Finance چه کارهایی در مورد اتوماسیون فاکتور فروشنده برای سازمان شما انجام می‌دهد؟
مایکروسافت داینامیک 365 مالی، قابلیت‌های بسیاری را در زمینه اتوماسیون فاکتورهای فروشنده انجام می‌دهد، مانند:
- ایجاد فاکتور فروشنده در سیستم گردش کار
- تطبیق رسیدهای محصول با فاکتورهای معلق
- ارسال فاکتورها به فرایند تایید پس از تولید
- ارسال فاکتورها برای ایجاد ورودی‌های حسابداری
- به شما کمک می‌کند تا توجه خود را بر روی فاکتورهای استثنایی متمرکز کنید
- تجزیه و تحلیل نتایج اولیه ارسال فاکتور برای جلوگیری از اشتباهات بعدی
- مشاهده و تجزیه و تحلیل نتایج پردازش خودکار فاکتور فروشنده را فعال کنید
- از سرگیری پردازش خودکار فاکتور برای فاکتورهای مختلف
نتیجه
داینامیک 365 اتوماسیون فاکتور فروشنده به شما کمک می‌کند تا پردازش صورتحسابهای خود را خودکار کنید و گردش کار روان را تضمین کنید. در نتیجه، شما رابطه خوبی با تامین کنندگان و مشتریان خود برقرار می‌کنید، زیرا هیچ تاخیری در فرایند صورتحساب وجود نخواهد داشت. اکنون، با پردازش خودکار فاکتور می‌توانید از پرداخت به موقع به تامین‌کنندگان مطمئن شوید و کالاهای باکیفیت را از آن‌ها مطالبه کنید. بنابراین به زمان و کیفیت کار حساب پرداختنی لطمه‌ای وارد نمی‌شود و کیفیت محصولاتی که تحویل مشتری می‌دهید تحت تاثیر قرار نمی‌گیرد.
به شما توصیه می کنم مقاله زیر را نیز مطالعه بفرمایید:
