در دنیای امروزی، همکاری سازمانی از اهمیت چشمگیری برخوردار است. به عنوان یک سیستم ارتباطی، همکاری سازمانی از تعدادی ابزار تعریف می‌شود که به کارکنان کمک می‌کند تا وظایف مشترک را در یک شرکت انجام دهند. اما برای دستیابی به یک همکاری مؤثر و مفهومی، باید از ابعاد مختلف آن آگاهی پیدا کنیم. در این مقاله، به بررسی ابعاد مختلف همکاری سازمانی می‌پردازیم و چالش‌هایی که این عملیات ممکن است با آن مواجه شود، را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

ابعاد همکاری سازمانی

همکاری سازمانی مستلزم یک دیدگاه جامع و ساختارمند است که شامل تجزیه و تحلیل آن در سه سطح است:

سطح ساختاری

در این سطح، همکاری مرتبط با ساختارهای همکاری، نقش‌ها و مسئولیت‌های کارکنان است. ایجاد نقش‌های مناسب و تعیین مسئولیت‌های دقیق می‌تواند به بهبود هماهنگی و همکاری در سازمان کمک کند.

سطح سیستمی

در این سطح، مورد توجه سیستم‌ها، فرآیندها و سیاست‌ها قرار دارد. باید اطمینان حاصل شود که سیستم‌ها و فرآیندها به نحوی طراحی شوند که به همکاری کمک کنند و از تداخل‌های ناخواسته جلوگیری کنند.

سطح تعاملی

در این سطح، بحث ارتباطات کارکنان و نحوه تعامل آن‌ها با یکدیگر به میان می‌آید. ارتباطات به عنوان پایه همکاری سازمانی بسیار حائز اهمیت هستند و باید بهبود یابند.

تفاوت میان همکاری و مشارکت

یکی از مسائل مهم در همکاری سازمانی، تمییز میان همکاری و مشارکت است. در مشارکت، تمرکز بر روی اقدامات فردی هر عضو تیم است. اعضای تیم ممکن است به همکاری بر روی اهداف مشترک بپردازند، اما در جریان گفتگو نباشند و تمرکز همچنان بر روی اقدامات فردی هر عضو تیم باشد. به عبارت دیگر، در مشارکت، هر فرد به صورت جداگانه کار می‌کند. در مقابل، در همکاری تمرکز بر روی کار گروهی قرار دارد که منجر به ایجاد چیزهای جدیدی می‌شود، مانند ایده‌ها و محصولات.

مقالات زیر را هم بخوانید:

اشتباهات رایج در مدیریت شیرپوینت

کاربرد شیرپوینت در مدیریت اسناد

ادغام شیرپوینت و داینامیک 365

چالش‌های همکاری سازمانی

فقدان استراتژی همکاری در سطح شرکت

یکی از چالش‌های اصلی همکاری سازمانی فقدان استراتژی همکاری در سطح شرکت است. همکاری مؤثر مستلزم آموزش کارمندان به چگونگی همکاری با دیگران است. با این حال، مدیران ارشد اغلب همکاری سازمانی را به عنوان یک ارزش فرهنگی سازمانی ضروری نمی‌بینند. بنابراین، باید به توجیه همکاری به عنوان یک مهارت اساسی پرداخته شود.

پشتیبانی ناکافی

معمولاً در مشاغل بزرگ، چیزی به عنوان تشخیص نتایج همکاری وجود ندارد. از آنجایی که فقط موفقیت یا عملکرد فردی مهم است، همکاری در سطح سازمانی تشویق نمی‌شود. باید سیستم‌های تشویقی مناسب برای همکاری تدوین شود.

جداشدن افراد

همکاری با افزایش فاصله کاهش می‌یابد، و با رشد سازمان‌ها، مدیریت همکاری دشوار می‌شود. بخش‌ها و تیم‌های سازمانی از یکدیگر دور شده و با یکدیگر ارتباط نمی‌گیرند یا اطلاعات را به اشتراک نمی‌گذارند. به اشتراک گذاری یک مخزن سند برای همکاری کارکنان کافی نیست. باید راهکارهایی برای ارتباط بیشتر بین بخش‌ها و تیم‌ها پیدا کرد.

قطع ارتباط ابزارها

تیم‌ها یا بخش‌های مختلف در یک سازمان ممکن است از ابزارهای همکاری متفاوت استفاده کنند، که باعث می‌شود کارکنان سختی بیشتری در یافتن اطلاعات مورد نیاز برای انجام کارهایشان داشته باشند. برای حل این مشکل، باید از ابزارهای مشترک استفاده شود و همگرایی بین تیم‌ها افزایش یابد.

امکانات شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم همکاری

اما SharePoint چه امکاناتی را به عنوان یک پلتفرم همکاری ارائه می‌دهد؟

همکاری بر پایه شیرپوینت

اول از همه، شیرپوینت برای ایجاد همکاری در مقیاس کوچک و بزرگ مناسب است:

همکاری مبتنی بر تیم

برای همکاری متمرکز بر تیم، SharePoint امکان ایجاد یک فضای کار مجازی با دسترسی تنها برای اعضای تیم را فراهم می‌کند. SharePoint به هر عضو تیم این امکان را می‌دهد تا یک پروژه ایجاد کند، تصمیم بگیرد که چه کسانی می‌توانند در آن شرکت کنند و هر شرکت کننده چه نوع دسترسی‌هایی داشته باشد.

همکاری در سطح شرکت

شیرپوینت می‌تواند از طریق ابزارهای مختلف مانند سیستم‌های مدیریت محتوا، همکاری میان بخشی را پشتیبانی کند. با این حال، هسته همکاری در سراسر شرکت، اینترانت است که تمام واحدهای شرکت را به یکدیگر متصل می‌کند و تمام اسناد شرکتی، سیاست‌ها، اخبار و موارد مشابه را ذخیره می‌کند. کارکنان از بخش‌های مختلف می‌توانند از طریق ابزارهای پیام فوری، تالارهای گفتگو، وبلاگ‌ها و موارد مشابه در اینترانت ارتباط برقرار کنند. علاوه بر ارتباط کسب و کاری، اینترانت‌های SharePoint می‌توانند از طریق ایجاد اجتماعات، حمایت از زندگی شرکتی از طریق ایجاد ارتباطات ضعیفی که برای تقویت همکاری ارزشمند هستند، پشتیبانی کنند.

مزایای SharePoint برای همکاری

قابلیت هزینه‌ای پیاده‌سازی در محیط ابری

SharePoint Online را به عنوان یک پیشنهاد برای شرکت‌ها معرفی می‌کند که باید هزینه اشتراکی را به صورت ماهیانه پرداخت کنند. طرح‌های اشتراک با قیمت‌هایی از 8.00 دلار در ماه برای هر کاربر آغاز می‌شود که برای شرکت‌های بزرگ به نسبت مقرون به صرفه است.

عدم نیاز به کدنویسی

SharePoint امکان ایجاد راه‌حل‌های همکاری را بدون نیاز به کدنویسی فراهم می‌کند. کاربران فقط باید قطعات ساختاری مورد نیاز خود را در SharePoint جمع‌آوری و به هم وصل کنند، مانند صفحات وب سفارشی یا بخش‌های وب.

محیط یکپارچه

SharePoint با سایر محصولات مایکروسافت سازگار است که یکی از دلایل اصلی محبوبیت آن است. به علاوه، این پلتفرم به راحتی با نرم‌افزارهای شخص ثالث، از جمله سیستم‌های سازمانی CRM، ERP، HR و غیره ادغام می‌شود که همکاری در سازمان را تسهیل می‌کند.

انطباق‌پذیری

شیرپوینت به یک شرکت امکان می‌دهد تا تنها از ابزارهای مورد نیاز خود استفاده کند و سیستم را با نرم‌افزارهای اضافی زیادی سنگین نکند. به این ترتیب، SharePoint ایجاد راه‌حلی را امکان‌پذیر می‌کند که نیازهای همکاری شرکت‌ها در هر اندازه و هر نوع صنعت را برآورده می‌کند.

مدیریت مجوزها SharePoint

امکان مدیریت مجوزهای کاربران بر اساس نقش‌های آن‌ها را فراهم می‌کند. این امر باعث می‌شود که همکاری به خوبی سازماندهی شود، زیرا SharePoint تنظیم می‌کند که چه کسی مجاز به مشاهده، ویرایش، حذف و غیره از اسناد و انجام اقدامات مختلف مانند تصویب باشد.

افزایش بهره‌وری

شیرپوینت برای کارمندان فرصتی برای همکاری در هر مکانی فراهم می‌کند، به عنوان مثال، زمانی که از خانه کار می‌کنند و یا در حین مسافرت تجارتی، که باعث کاهش زمان تلف شده کارمندان می‌شود. این می تواند به میزان قابل توجهی زمان صرف شده برای انتظار برای اطلاعات و تصمیمات را کاهش دهد و به کارمندان کمک می کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند.

مدیریت پروژه پیشرفته

شیرپوینت هماهنگی صاف همکاری مبتنی بر پروژه را ارائه می‌دهد. ذخیره‌سازی متمرکز تمام اسناد مرتبط با پروژه را در یک فضای کاری تضمین می‌کند. شیرپوینت امکان نگهداری تاریخچه نسخه برای اسناد و همچنین همکاری و اظهار نظر در زمان واقعی را فراهم می‌کند. بنابراین، دید کاملی را در پروژه‌ها ایجاد می‌کند و به دلیل عملکردهایی مانند وظایف نظارت، ضرب‌الاجل‌ها و غیره، همه چیز در مسیر درست قرار دارد.

گزارش دهی آسان با شیرپوینت

شیرپوینت اجازه می دهد تا فعالیت های کاری کارکنان را ردیابی کند، از جمله دنباله حسابرسی از تمام فعالیت های کارکنان در محیط مشترک. این امکان تولید آسان و سریع گزارش های خودکار را بر اساس معیارهای مختلف مانند تعداد وظایف انجام شده در ماه فراهم می‌کند که به ارزیابی عملکرد کارکنان کمک می‌کند.

محدودیت‌ها

با تمامی مزایای شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم همکاری، چندین محدودیت مهم نیز وجود دارد:

هزینه کل بالای پیاده‌سازی در محیط داخلی

اگرچه همکاری بر اساس شیرپوینت در محیط ابری به قیمت مناسبی قابل دسترسی است، اما پیاده‌سازی این پلتفرم در محیط داخلی ممکن است به دلیل هزینه‌های اضافی مختلف (پیاده‌سازی، پیکربندی، نگهداری و غیره) هزینه پلتفرم همکاری را بالا ببرد.

نیازمندی به آموزش برای بهره‌برداری صحیح کاربر

طبق گزارشی اخیر، ۵۸٪ کاربران شیرپوینت اعلام کرده‌اند که بهره‌برداری کاربران از این پلتفرم یک مشکل در سازمان‌شان است. در واقع، شیرپوینت بسیار مفهومی نیست و آموزش کاربران درباره پلتفرم، به خصوص زمانی که تیم فناوری اطلاعات به تجهیز یا تغییر قابلیت‌های پلتفرم ادامه می‌دهد، چالش بیشتری خواهد داشت. بنابراین، حتی کارمندان ماهر در فناوری نیاز به آموزش دارند تا حداکثر بهره‌وری را از یک راه‌حل شیرپوینت ببرند، به خصوص اگر محیط شیرپوینت یک شرکت به طور قابل توجهی سفارشی‌سازی شده باشد.

وابستگی به آفیس 365

استفاده از شیرپوینت آنلاین نیازمند دریافت یک لایسنس آفیس ۳۶۵ برای هر کاربر است. این مسئله برای شرکت‌هایی که قبلاً آفیس ۳۶۵ را داشته‌اند مشکلی نیست، اما شرکتی که باید برای صدها یا هزاران کارمند لایسنس بخرد، مشکلاتی به وجود خواهد آمد.

دسترسی پیچیده برای کاربران خارجی

اگرچه شیرپوینت فرصتی برای به اشتراک گذاشتن داده ها با کاربران خارج از یک سازمان فراهم می کند، این تجربه برای کاربران خارجی چیز ساده ای نیست. به عنوان مثال، کاربران خارجی ممکن است هنگام تلاش برای دسترسی به سایت های شیرپوینت با چندین درخواست اعتبار و خطاهای دسترسی مواجه شوند.

چارچوب همکاری شیرپوینت

شیرپوینت به عنوان یکی از قدرتمندترین ابزارهای همکاری سازمانی در دنیا شناخته می‌شود. این پلتفرم متعلق به مایکروسافت، امکانات فراوانی را برای تیم‌ها و سازمان‌ها برای همکاری مؤثر و موثر ارائه می‌دهد. در این مقاله، به شیوه‌های مختلفی که شیرپوینت در چارچوب همکاری سه سطحی سازمانی قرار می‌گیرد، می‌پردازیم.

سطح ساختاری

در سطح ساختاری، شیرپوینت به شکل یک محیط مشترک متمرکز عمل می‌کند. این سیستم به تیم‌ها و بخش‌های مختلف یک سازمان امکان می‌دهد با همکاری و اشتراک ایده‌ها و اطلاعات به بهبود فرآیندها و پروژه‌ها بپردازند. همچنین، شیرپوینت از مدیریت نقش‌ها و مسئولیت‌های کارکنان پشتیبانی می‌کند و به افراد مختلف نقش‌های متفاوتی در اجرای کارها اختصاص می‌دهد.

سطح سیستمیک

قابلیت شیرپوینت برای ادغام با سیستم‌های مختلف سازمانی، همکاری کارکنان را تسهیل می‌کند و به بهبود کارایی کمک می‌کند. این امکان به سازمان‌ها می‌دهد تا از داده‌ها و اطلاعات موجود در CRM و دیگر سیستم‌ها بهره‌برداری کنند. همچنین، تغییراتی که در سیستم مدیریت اسناد انجام می‌شود، در CRM نیز به تاثیر می‌پیوندد.

سطح تعاملی

شیرپوینت به ابزارهای مختلفی برای ارتباط مؤثر میان کارکنان امکان می‌دهد. از جمله این ابزارها می‌توان به چت زنده، وبلاگ‌ها، ویکی‌ها، و نظرسنجی‌ها اشاره کرد. این تعاملات باعث بهبود تعاملات در سازمان می‌شود و به ایجاد یک فرهنگ شرکتی کمک می‌کند که در آن بازبودن، اشتراک‌گذاری، و بحث بسیار مهم هستند.

قطعات سازگار با همکاری مبتنی بر SharePoint

شیرپوینت قطعات مختلفی را برای ایجاد یک پایه همکاری قوی در سطح سازمانی ارائه می‌دهد. این شامل بلوک‌های ساختاری و بلاک‌های عملی می‌شود.

بلوک‌های ساختاری

1. سایت‌های تیمی

این سایت‌ها به گروه‌ها و تیم‌ها امکان می‌دهند تا در کارها، برنامه‌ریزی رویدادها، پیگیری وضعیت وظایف، به اشتراک گذاری ایده‌ها و غیره همکاری کنند.

2. سایت‌‌های ارتباطی

این سایت‌ها ارتباطات بین شرکتی را پشتیبانی می‌کنند و محتوای منتشر شده توسط کارمندان شرکت را امکان پذیر می‌کنند.

3. سایت‌های هاب

سایت‌های مربوط به یک پروژه خاص، بخش، منطقه و غیره را به هم متصل می‌کنند و به به اشتراک‌گذاری اطلاعات و منابع مشترک کمک می‌کنند.

بلاک‌های عملی

1. ذخیره‌سازی فایل

شیرپوینت تا 25 ترابایت برای هر مجموعه سایت یا گروه ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا از فضای ذخیره‌سازی فایل بهره‌برداری کنند.

2. مدیریت محتوا

شیرپوینت به مدیریت همه انواع محتوا با اطلاعات فراداده کمک می‌کند و سیاست‌های نگهداری را پشتیبانی می‌کند. همچنین، فناوری واقعیت مختلط را برای توسعه اشیاء سه‌بعدی مانند قطعات خودرو ارائه می‌دهد.

3. اتوماسیون کار

شیرپوینت امکان اتوماسیون فرآیندهای همکاری با هشدارها و جریان‌های کاری را فراهم می‌کند. این به بهبود کارکرد و کارایی فرآیندها کمک می‌کند.

همکاری شیرپوینت: موارد استفاده

شیرپوینت به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا از این پلتفرم برای ایجاد راه حل‌های مختلف همکاری استفاده کنند. این موارد استفاده شامل موارد زیر می‌شود:

1. مدیریت پروژه‌ها: با استفاده از سایت‌های تیمی و ارتباطی، تیم‌ها می‌توانند به بهبود برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها بپردازند.
2. مدیریت اسناد: شیرپوینت به مدیریت همه انواع اسناد و محتوا کمک می‌کند و سیاست‌های نگهداری را اعمال می‌کند.
3. تبادل ایده‌ها: با استفاده از ابزارهای تعاملی شیرپوینت می‌توانید ایده‌ها و اطلاعات را به بهبود فرآیندها و تصمیم‌گیری‌ها به اشتراک بگذارید.

به طور کلی، شیرپوینت به سازمان‌ها امکان می‌دهد که بهبود تعاملات داخلی، کارایی، و مدیریت را بهبود ببخشند.