اشتباهات رایج در مدیریت شیرپوینت
شیرپوینت، ابزاری کاربردی و در عین حال پیچیده است و مسیر رسیدن به سطح یک متخصص شیرپوینت یک شبه امکان‌پذیر نخواهد بود. در این مسیر اشتباهاتی وجود دارد که گاهاً حتی مدیران IT نیز آن‌ها را چندین بار مرتکب می‌شوند. در ادامه این مقاله قصد داریم لیستی از این اشتباهات مکرر را تهیه و در اختیار شما خوانندگان گرامی قرار دهیم، با ما همراه بمانید.
اشتباهات رایج در مدیریت شیرپوینت:
- سهل‌انگاری و نادیده گرفتن اهمیت تدوین و اجرای استراتژی مدیریت
- ضعف در مدیریت تغییرات
- استفاده از شیرپوینت به عنوان ابزاری برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها
- در نظر گرفتن شیرپوینت به عنوان یک سرویس مستقل در Microsoft 365
- تمرکز بر راهکارهای اختصاصی
سهل‌انگاری و نادیده گرفتن اهمیت تدوین و اجرای استراتژی مدیریت
مدیریت، شامل سیاست‌های کاری، تخصیص نقش و مسئولیت‌ها و فرایندهایی است که روش همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان و تیم IT را مشخص می‌کند. این همکاری، با هدف تحقق اهداف مشترک سازمان، بسیار مهم است. با این حال، شرکت‌هایی هنوز هم بدون تدوین استراتژی مدیریت فعالیت‌هایشان را انجام می‌دهند.
تدوین استراتژی مدیریت سازمان، به رهبران کمک می‌کند تا:
- تعاملات موثر بین IT و کسب‌وکار را بهبود بخشند.
- در تصمیم‌گیری‌های مهم و تغییرات، با هماهنگی بیشتری مواجه شوند.
- فرایندها و مقررات کسب‌وکار را با همسویی بیشتری مدیریت کنند.
- گروه‌های Microsoft 365 را به بهترین نحو مدیریت کنند.
بنابراین، تدوین استراتژی مدیریت سازمان، یکی از مهمترین فعالیت‌های رهبران است که بهبود همکاری و هماهنگی بین بخش‌ها و تیم‌های مختلف سازمان را به دنبال دارد.
ضعف در مدیریت تغییرات
شیرپوینت در طول سال‌ها تغییرات و پیچیدگی‌های فراوانی داشته و افراد به طور مداوم برای یادگیری آن تحت آموزش و تجربه‌اندوزی قرار گرفته‌اند، با این وجود عرضه نسخه جدید آن هنوز هم بر کاربران تأثیر می‌گذارد.
کاربران باید نحوه کار با شیرپوینت را فرا بگیرند، بدانند که شیرپوینت چه کاربردی دارد و به چه علت مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مدیریت تاثیرپذیری افراد، یک استراتژی مورد نیاز است.
با در نظر گرفتن نتایج حاصل از تغییرات به وجود آمده می‌توان به آماده‌سازی لوازم و افراد، حمایت از آنان و مدیریت صحیح دست زد.
با وجود همه راه‌حل‌ها، اگر کاربران از تغییرات پشتیبانی نکنند و مشارکت خود را نشان ندهند، در دستیابی به اهداف خود شکست خواهند خورد. در این صورت، آموزش افراد برای سازگاری با شیرپوینت به اندازه استقرار موفقیت‌آمیز آن واجد اهمیت است.
استفاده از شیرپوینت به عنوان ابزاری برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها
بعضی شرکت‌ها برای اشتراک‌گذاری و ذخیره فایل‌های خود از شیرپوینت استفاده می‌کنند. استفاده از این پلتفرم، به دلیل صرفه‌جویی در هزینه و افزایش بهره‌وری، بسیار موثر است. شیرپوینت دارای قابلیت‌هایی مانند دسترسی چند کاربره، نگهداری از ورژن‌های مختلف یک سند، گردش‌کار و تگ‌ها است که در ابزارهای دیگر اشتراک‌گذاری فایل وجود ندارد.
در نظر گرفتن شیرپوینت به عنوان یک سرویس مستقل در Microsoft 365
شیرپوینت قبلاً به عنوان یک سرویس مستقل وجود داشت، اما پس از انتشار Microsoft 365 Groups و Microsoft Teams، نقش آن به عنوان یک رابط برای تعاملات و همکاری در Microsoft 365 تغییر کرده است. گاهی اوقات شرکت‌ها، عملکرد شیرپوینت به عنوان یک رابط در Microsoft 365 را متوجه نمی‌شوند که در نهایت به کاهش نرخ پذیرش و سازگاری با آن منجر می‌شود. بنابراین، برای بهره‌وری بهتر از شیرپوینت در Microsoft 365، بهتر است که رابط آن با بقیه سرویس‌های موجود در این پلتفرم را به درستی درک کنند و از توانایی‌های آن بهره‌مند شوند.
تمرکز بر راهکارهای اختصاصی
در گذشته، شیرپوینت ویژگی‌های بسیاری از راهکارهای اختصاصی را ارائه می‌داد، به خصوص در نسخه نصبی آن. این موضوع باعث شده بود که شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم جامع به نظر برسد که تمامی کارهایی از جستجوی پیشرفته تا گردش‌کار پیشرفته و حتی هوش تجاری را پوشش می‌دهد. اما اکنون بسیاری از ماژول‌های لیست و راهکارهای اختصاصی به دیگر سرویس‌های Microsoft 365 منتقل شده‌اند. بنابراین، برای دستیابی به راهکارهای اختصاصی، باید به دیگر شرکت‌ها مراجعه کرد.
البته با این حال، همچنان امکان توسعه راهکارهای سازمانی اختصاصی برای شیرپوینت وجود دارد و شرکت‌ها می‌توانند از این قابلیت بهره‌مند شوند. اما برای راه‌اندازی یک راهکار اختصاصی، نیاز به توانایی‌ها و منابع قابل توجهی دارید و باید در نظر داشت که ممکن است هزینه‌های بالایی نیاز باشد.
سخن پایانی
اشتباهاتی وجود دارند که هنگام استفاده از شیرپوینت مرتکب می‌شوید و باید از آن‌ها اجتناب کنید، حتی اگر بسیار منطقی به نظر می‌رسند.
