اشتباهات رایج در مدیریت شیرپوینت
شیرپوینت، ابزاری کاربردی و در عین حال پیچیده است و مسیر رسیدن به سطح یک متخصص شیرپوینت یک شبه امکان‌پذیر نخواهد بود. در این مسیر اشتباهاتی وجود دارد که گاهاً حتی مدیران IT نیز آن‌ها را چندین بار مرتکب می‌شوند. در ادامه این مقاله قصد داریم لیستی از این اشتباهات مکرر را تهیه و در اختیار شما خوانندگان گرامی قرار دهیم، با ما همراه بمانید.
اشتباهات رایج در مدیریت شیرپوینت:
- سهل‌انگاری و نادیده گرفتن اهمیت تدوین و اجرای استراتژی مدیریت
- ضعف در مدیریت تغییرات
- استفاده از شیرپوینت به عنوان ابزاری برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها
- در نظر گرفتن شیرپوینت به عنوان یک سرویس مستقل در Microsoft 365
- تمرکز بر راهکارهای اختصاصی
سهل‌انگاری و نادیده گرفتن اهمیت تدوین و اجرای استراتژی مدیریت
مدیریت در واقع مجموعه‌ای از سیاست‌های کاری، تخصیص نقش، مسئولیت‌ها و فرایندهایی است که نحوه همکاری بخش‌های مختلف سازمان با تیم IT را مشخص می‌کند. این همکاری در راستای هدف مشترک تمامی بخش‌ها در سازمان است، ولی با وجود اهمیت بسیار فراوان آن، هنوز شرکت‌هایی وجود دارند که استراتژی مشخصی ندارند.
در ادامه به مزایای تدوین استراتژی برای رهبری سازمان اشاره می‌کنیم:
- تعاملات موثر IT و کسب‌وکار
- مشارکت در تصمیم‌گیری و سازگاری بیشتر در مواجهه با تغییرات
- همسویی فرایندها و مقررات کسب‌وکار
- مدیریت گروه‌های Microsoft 365
ضعف در مدیریت تغییرات
شیرپوینت در طول سال‌ها تغییرات و پیچیدگی‌های فراوانی داشته و افراد به طور مداوم برای یادگیری آن تحت آموزش و تجربه‌اندوزی قرار گرفته‌اند، با این وجود عرضه نسخه جدید آن هنوز هم بر کاربران تأثیر می‌گذارد.
کاربران باید نحوه کار با شیرپوینت را فرا بگیرند، بدانند که شیرپوینت چه کاربردی دارد و به چه علت مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مدیریت تاثیرپذیری افراد، یک استراتژی مورد نیاز است.
با در نظر گرفتن نتایج حاصل از تغییرات به وجود آمده می‌توان به آماده‌سازی لوازم و افراد، حمایت از آنان و مدیریت صحیح دست زد.
با وجود همه راه‌حل‌ها، اگر کاربران از تغییرات پشتیبانی نکنند و مشارکت خود را نشان ندهند، در دستیابی به اهداف خود شکست خواهند خورد. در این صورت، آموزش افراد برای سازگاری با شیرپوینت به اندازه استقرار موفقیت‌آمیز آن واجد اهمیت است.
استفاده از شیرپوینت به عنوان ابزاری برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها
برخی شرکت‌ها برای اشتراک‌گذاری و ذخیره فایل‌های خود از این پلتفرم استفاده می‌کنند. دلیل این کار صرفه اقتصادی آن و افزایش کارآیی است. شیرپوینت نقاط قوتی همچون دسترسی چند کاربره، نگهداری از ورژن‌های مختلف یک سند، گردش‌کار و تگ‌ها را دارد که این ویژگی‌ها در ابزارهای اشتراک‌گذاری فایل وجود ندارند.
در نظر گرفتن شیرپوینت به عنوان یک سرویس مستقل در Microsoft 365
شیرپوینت قبلاً به عنوان یک سرویس مستقل وجود داشت. پس از انتشار Microsoft 365 Groups و Microsoft Teams، شیرپوینت نقش رابط برای تعاملات و همکاری در Microsoft 365 را ایفا می‌کند.
گاهاً شرکت‌ها عملکرد شیرپوینت را به عنوان رابط در Microsoft 365 درک نمی‌کنند، که در نهایت به کاهش نرخ پذیرش و سازگاری با آن منجر می‌شود.
تمرکز بر راهکارهای اختصاصی
در گذشته شیرپوینت، به ویژه نسخه نصبی آن، ارائه‌کننده بسیاری از راهکارهای اختصاصی بود. این مسئله دیدگاهی را به وجود آورده بود که شیرپوینت باید تمام کارها، از جستجوی پیشرفته گرفته تا گردش‌کار پیشرفته و حتی هوش تجاری را پوشش دهد.
بسیاری از ماژول‌های لیست راهکارهای اختصاصی به دیگر سرویس‌های Microsoft 365 منتقل شدند. اکنون برای دستیابی به راهکارهای اختصاصی باید به دیگر شرکت‌ها مراجعه کنید.
سخن پایانی
اشتباهاتی وجود دارند که هنگام استفاده از شیرپوینت مرتکب می‌شوید و باید از آن‌ها اجتناب کنید، حتی اگر بسیار منطقی به نظر می‌رسند.
