همکاری بین سازمان‌ها به شیوه دیجیتال
گاهی اتفاقاتی در سازمان‌ها رخ می‌دهد که تمام معادلات را به هم می‌ریزد و در این مواقع بحرانی، اعضای یک تیم به کمک تیمی خارج از سازمان نیاز پیدا می‌کنند. همچنین، برای گسترش همکاری‌های دو جانبه، ممکن است به ارتباطات مستقیم با افراد خارج از سازمان نیاز پیدا کنید. در چنین شرایطی، همکاری به شیوه دیجیتال با استفاده از شیرپوینت امکان‌پذیر است. این نوع از همکاری به معنای اشتراک‌گذاری محتوا با دیگر کاربران است که می‌تواند ارزش افزوده‌ای برای کسب‌وکار شما به همراه داشته باشد. اما شاید سوالی که برای شما پیش می‌آید، این باشد که آیا این فرآیند قابل اعتماد و ایمن است؟
اشتراک خارجی شیرپوینت به کاربران درون سازمان اجازه می‌دهد تا محتوا را با کاربران خارج از سازمان به اشتراک بگذارند. شیرپوینت با ایجاد همکاری به صورت یکپارچه، قابل دسترس و ایمن، به شما کمک می‌کند. این رویکرد می‌تواند برای بخش مارکتینگ، مهندسی و تقریباً هر تیمی در راستای انجام پروژه‌ها مفید باشد.
بیایید ابتدا به چالش‌های این رویکرد بپردازیم:
قابلیت اشتراک خارجی شیرپوینت، در عین فراهم آوردن فرصتی برای کارمندان در راستای گسترش همکاری‌ها، برای تیم امنیت و IT چندین چالش مدیریتی را به همراه دارد:
- ردیابی اسنادی که به اشتراک گذاشته می‌شوند
- ایجاد کانال‌های Teams، نظارت بر آن‌ها و آرشیو مکاتبات
- مدیریت مجوزهای کاربران بیرونی
- هرگز نباید مدیریت مرکزی اطلاعات از اولویت‌های اصلی کنار گذاشته شود
شما مدیر IT یک شرکت هستید و فرض کنید که تیم مارکتینگ، همکاری کوتاه مدتی با شرکتی در حوزه تحلیل داده داشته است. آن‌ها یک کانال مایکروسافت Teams برای ارتباطات میان خود راه‌اندازی کردند و اکنون پروژه به اتمام رسیده است، اما تمام اطلاعات اشتراک گذاشته شده هنوز “فعال” هستند و کانال تیم‌ها نیز باز است.
شما به یاد دارید که این همکاران خارجی را به Azure Active Directory اضافه کرده‌اید، اما آیا از تمام ردپاهای به جا مانده از آنان نیز مطلع هستید؟ باز نگه داشتن این اطلاعات و ارتباطات می‌تواند در آینده موجب مشکلاتی شود.
این مشکلات تاثیر مخربی بر امنیت و سازماندهی زیرساخت شیرپوینت دارد. همچنین می‌تواند منجر به ضعف نظارت شما بر فضای ابری، و در نتیجه از کنترل خارج شدن و نقض امنیت شود. نظارت و گزارش‌دهی روزانه در هنگام ارتباطات خارجی بر بستر شیرپوینت دشوار، اما ضروری است.
شما مشکلی را که نمی‌ببینید، نمی‌توانید حل کنید. پس برای اولین قدم شما باید موارد زیر را بررسی کنید:
- آیا سایت‌های شیرپوینت با کاربران خارجی دارید؟
- آیا گروه‌های Microsoft Teams با کاربران خارجی دارید؟
- آیا این کاربران خارجی هنوز فعال هستند و دسترسی به اطلاعات دارند؟
- آیا صاحبان این حساب‌های کاربری، عملکرد خارج از عرف و غیرعادی داشته‌اند؟
در حالی که از مرکز مدیریت Microsoft 365 مشغول ردیابی هستید، احتمالاً مجبور خواهید بود که مدام بین پنل‌های مدیریت جابه‌جا شوید تا ریشه‌یابی کنید.
شما می‌توانید گزارشی از هر کدام از سایت‌های شیرپوینت، شامل خلاصه‌ای از استفاده‌های کاربران خارجی و موارد مرتبط تهیه کنید. این کار ممکن است برای برخی خسته‌کننده باشد.
حتی پس از تنظیم گزارشات نیز شما باید به تک تک سایت‌ها سر بزنید و محتواها را به صورت دستی پاک یا آرشیو کنید. اگر به این نتیجه رسیده‌اید که نیاز به راه‌حل سریع‌تر و کم دردسر‌تری دارید، پس پیشنهاد می‌کنیم ادامه مقاله را نیز بخوانید.
راهکاری کارآمد برای مدیریت اشتراک‌گذاری خارجی شیرپوینت
اگر به دنبال ساده‌سازی این فرآیند هستید، تلاش برای خودکارسازی جواب شما است. اتوماسیون باعث صرفه‌جویی در زمان شما می‌شود، ریسک خطاهای سهوی را کاهش می‌دهد، عملکرد بهتر و قابلیت اطمینان بالاتری نیز دارد. اتوماسیون به شیوه‌های مختلفی قابل اجرا است:
اتوماسیون خانگی
برخی از تیم‌های فناوری شیوه اتوماسیون خانگی را برمی‌گزینند، که در آن از ابزار Microsoft Power Automate برای جمع‌آوری خودکار داده‌های اشتراک‌گذاری خارجی استفاده می‌کنند.
در این شیوه می‌توانند از داشبورد Power BI برای نظارت بر تغییرات و ردیابی دسترسی‌ها استفاده کنند. مواردی که هنگام استفاده از این شیوه باید مد نظر قرار دهید به شرح زیر است:
- با وجودی که پلتفرم Power کاربرپسند است و نیاز چندانی به کدنویسی ندارد، اما به دانش خوبی از معماری شیرپوینت، زمان و منابع کافی برای راه‌اندازی نیاز دارد.
- برای ایجاد تغییرات، همچنان باید از هر مرکز مدیریت به طور جداگانه بازدید کنید و توسعه اتوماسیون از طریق Power Automate به کار بیشتری نیاز دارد.
استفاده از راهکارهای آماده
در این شیوه شما از نرم‌افزاری استفاده می‌کنید که تمام وظایف شیرپوینت و Microsoft 365 را انجام می‌دهد. این نوع نرم‌افزارها عموماً توسط شرکای تجاری مایکروسافت ساخته می‌شوند، که ابزارها و میان‌برهای اختصاصی را در جهت سرعت بخشیدن به فرآیندها، توسعه می‌دهند.
این شیوه به اندازه اتوماسیون خانگی انعطاف‌پذیری ندارد، اما هزینه‌های تعمیر و نگهداری کمتری خواهد داشت و نسبت به راهکاری که درون Power Automate شکل می‌گیرد، عملکرد بهتری نیز دارد.
ویژگی‌های این شیوه به شرح زیر است:
- ایجاد داشبوردهای اختصاصی برای کاربران خارجی و امکان اشتراک‌گذاری خارجی در شیرپوینت
- ارائه پیشنهاداتی در راستای اتوماسیون و بهینه‌سازی محیط Microsoft 365
- گزارشات برنامه‌ریزی شده
- سیاست‌گذاری‌های دقیق و ابزارهای پیاده‌سازی
- وجود ابزارهای سازگار با دیگر برنامه‌ها
سخن پایانی
در هنگام تصمیم‌گیری برای شروع همکاری خارجی به شیوه دیجیتال، به خاطر داشته باشید که انجام این کار در کنار مزیت‌ها، ریسک‌هایی نیز دارد. پس آگاهانه و با مشورت با تیم امنیت و IT با این چالش‌ها و ریسک‌ها مواجه شوید.
