مایکروسافت Teams و مزایای آن

ایجاد یک تیم کاری از راه دور می‌تواند مزایای بسیار زیادی برای سازمان شما به‌همراه داشته باشد، مانند استعدادهای بیشتر، ساعات کاری انعطاف‌پذیرتر و غیره. مایکروسافت Teams پلتفرمی است که با هدف بهبود کار تیمی و همکاری در خارج از محیط کار توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است. مایکروسافت Teams دارای قابلیت‌های مختلف همچون اشتراک فایل، سازماندهی وظایف و همکاری در زمان واقعی بر روی اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌های مختلف است. این پلتفرم هم برای کارکنان مستقر در سازمان و هم کارکنانی که از راه دور کار می‌کنند، بسیار ایده‌آل است. مایکروسافت Teams یک پلتفرم مبتنی بر ابر است و در سیستم‌های مختلف ویندوز، اندروید و iOS پشتیبانی می‌شود، بنابراین تنها با دسترسی به اینترنت می‌توانید از هرکجا به آن دسترسی داشته باشید. همچنین ادغام این برنامه با سرویس‌ها و شبکه‌های اجتماعی دیگر مانند فیس بوک، توییتر و غیره، کاربری آن‌را چندبرابر کرده است. با استفاده از مایکروسافت Teams، سازمان‌ها می‌توانند برای هر تیم پروژه، واحد تجاری، گروه کارکنان یا سایر گروه‌های مربوطه یک تیم ایجاد کنند. سپس تیم‌ها از طریق کانال‌ها برای انجام مکالمات متمرکز، همکاری در کار‌ها و برقراری ارتباط با یکدیگر از آن استفاده کنند. قابلیت بسیار جالب این پلتفرم در این است که بسیاری از فعالیت‌ها و فرایندهای روزمره را در یک مکان جمع می‌کند. تمام اسناد متصل به یک پروژه می‌توانند به طور ایمن در یک جا ذخیره شوند و همه اعضای تیم در صورت نیاز می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند. قابلیت همگام‌سازی در این برنامه به این معنی است که همکاران می‌توانند همزمان بر روی یک سند بدون نگرانی کار کنند. کارکنان همچنین می‌توانند برای دسترسی و ویرایش اسناد، ارسال پیام به همکاران، میزبانی تماس‌های صوتی و تصویری و غیره به سادگی به این سیستم‌عامل وارد شوند. در ادامه به چند قابلیت مختلف مایکروسافت Teams می‌پردازیم که کار از راه دور را برای کارکنان آسان‌تر کرده است:

همکاری اسناد

در پلتفرم مایکروسافت teams، کارکنان می‌توانند به تمام اسناد پاورپوینت، اکسل، ورد و pdf دسترسی داشته باشند. آن‌ها همچنین می‌توانند این اسناد را در زمان مناسب ویرایش کرده و هنگامی‌که تغییرات توسط چندین کاربر اعمال می‌شود، به‌روزرسانی‌ها به‌طور خودکار همگام‌سازی می‌شوند و بنابراین شما نگران تکرار در ارائه اطلاعات یا کنترل نسخه‌های دیگر اسناد نیستید. پس از تکمیل اسناد، شما همچنین می‌توانید آن‌ها را به برنامه یا سیستم‌ اشتراک فایل اصلی خود منتقل کنید تا از امنیت آن‌ها مطمئن شوید.

پیام‌رسانی فوری

سیستم پیام‌رسانی در مایکروسافت Teams، راهی بسیار خوب برای کارکنان برای برقراری ارتباط با مدیران و سایر همکاران در طول روز است. بسیاری از کسب‌و‌کارهای امروزی به جای استفاده از ایمیل داخلی، از این قابلیت سریع و موثر استفاده می‌کنند. برای کارکنانی که از را دور کار می‌کنند، این ویژگی ارزشمند به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا به سوالات پاسخ دهند و با همکاران خود در ارتباط باشند.

اشتراک صفحه

در محل کار و به هنگام بحث و گفتگو، نگاه کردن به صفحات و موضوعات کاری بسیار آسان است. با استفاده از مایکروسافت Teams، این کار از راه دور نیز امکان‌پذیر است، حتی اگر همکاران با یکدیگر فاصله زیادی داشته باشند. شما می‌توانید صفحه نمایش خود را در جلسه‌ کاری با بسیاری از شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید. وقتی یک نفر صفحه‌ی خود را به اشتراک می‌گذارد، دیگری همان اطلاعات را در آن واحد می‌بیند، درست مانند اینکه آن‌ها کنار هم نشسته باشند.

چت تصویری و تماس کنفرانسی

میزبانی جلسات با مایکروسافت Teams امری آسان است و بسته به موارد دلخواه خود می‌توانید تنها تماس‌ صوتی یا تصویری را برای این جلسات انتخاب کنید. شما همچنین می‌توانید جلساتی را با چندین شرکت‌کننده میزبانی کنید و این پلتفرم دارای ابزارهای مختلفی برای جلسات آنلاین است. به عنوان مثال، شما می‌توانید کل جلسه را برای بررسی‌های بیشتر ضبط کنید و آن‌را برای سایرین بفرستید. گزینه‌های پیام‌رسانی در حین کنفرانس به کاربران اجازه می‌دهد تا در طول کنفرانس و جلسه، سوال‌ها و نظرات خود را در قسمت مربوطه بدون قطع صبحت ارائه دهنده وارد کنند. همچنین می‌توانید به هنگام ارائه و صحبت با همکاران، صفحه خود را در طول جلسه با بقیه به اشتراک بگذارید.

استفاده از اپلیکیشن مایکروسافت Teams

ما هر روز با اپلیکیشن‌های مختلفی سروکار داریم و مهم نیست که آیا در محل کار حضور داریم یا خیر. تصور ارتباطات و همکاری‌های امروزی بدون استفاده از اپلیکیشن‌ها بسیار دشوار است و به‌ویژه برای کارکنانی که از راه دور کار می‌کنند، استفاده از اپلیکیشن بسیار حیاتی است. با استفاده از Teams شما می‌توانید اپلیکیشن‌های مورد نظر خود را در محیط Teams ادغام کنید. برای مثال اگر می‌خواهید درباره یه مورد خاص تصمیم‌گیری جمعی کنید، می‌توانید از اپلیکیشن Polly استفاده کنید. Polly یک برنامه سرگرم‌کننده برای بررسی و ایجاد یک نظرسنجی است و به شما امکان می‌دهد تا کاربران را درگیر ارتباطات و بیان نظرات کنید.

ایجاد یک تجربه اجتماعی-حرفه‌ای

دقیقا همانند پلتفرم‌های شبکه‌های اجتماعی امروز، مایکروسافت Teams به شما امکان می‌دهد تا مستقیما به یک موضوع مشخص پاسخ دهید یا در برابر نظرات مختلف واکنش نشان دهید. این مطابق با ماهیت وب است که امروزه در دنیا وجود دارد و بدین معنی است که اگر تیم شما از قبل با رسانه‌های اجتماعی آشنایی داشته باشد، احتمال دارد تا عملکرد آن‌را سریع‌تر انجام دهند.

شرکت تکران ارئه دهنده راهکارهای سازمانی بر بستر ای آر پی (ERP) است.