ارتباطات آسان با مایکروسافت تیمز

در دوران کرونا، افزایش دورکاری و انجام کارها به صورت آنلاین، باعث شده است که نیاز به ابزارهایی مانند مایکروسافت تیمز بیشتر شود. این نرم‌افزار به کارکنان، سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا همکاری و هماهنگی بیشتری را در بین اعضای گروه فراهم کنند. با استفاده از این نرم‌افزار، کارکنان می‌توانند با یکدیگر در زمان واقعی ارتباط برقرار کرده و اسناد را به صورت مشترک و شفاف در یک مکان مرکزی جمع‌آوری کنند. همچنین، امکان برقراری تماس‌های تلفنی و ویدیویی از هر دستگاهی نیز در دسترس قرار دارد.

اما با این حال، هر چقدر که ابزارهای دیجیتال پیشرفته باشند، نمی‌توانند به طور جادویی همکاری میان اعضای گروه را بهبود بخشند. سوء‌تفاهم‌ها و مشکلاتی که ممکن است در هنگام همکاری میان افراد به وجود بیاید، برای این است که اطلاعات به روشی نامشخص و ناکارآمد منتقل شود، یا همکاران واکنش نشان ندهند، یا واکنش آن‌ها خیلی دیر باشد و یا خود افراد در دسترس نباشند.

1- وضعیت و تقویم خود را مرتب نگه دارید

در دفتر کار خود می توانید به راحتی به اتاق یکی از همکاران بروید، به داخل نگاه کنید و ببینید که آیا او در حال مکالمه تلفنی است یا برای بحث آزاد است. در مایکروسافت تیمز هم تقریبا می‌توانید همین کار را انجام دهید. وضعیت به طور خودکار با توجه به قرار ملاقات‌های ذخیره شده در تقویم به‌ روز می‌شود، اما می‌تواند به صورت دستی نیز تنظیم شود.

• در دسترس: زمانی که هیچ جلسه یا قراری در تقویم وی وجود ندارد.
• مشغول: هنگامی که فردی در یک جلسه تلفنی یا ویدیویی است.
• برگشت در اسرع وقت: درصورتی که به طور موقت از میز خود دور هستید.
• مزاحم نشوید: اگر نیاز به تمرکز دارید و تنها می‌خواهید اعلان‌هایی را دریافت کنید که مستقیما از شما نام می‌برند.
• دور از دفتر کار: وقتی شخصی صفحه را قفل می‌کند یا برای چند دقیقه غیرفعال است.
• آفلاین: وضعیت یک فرد هنگام خروج از سیستم به آفلاین تغییر می‌کند.

نکته: قوانینی را برای تماس با افراد تعریف کنید.

برای اطمینان از اینکه تمام کارکنان وضعیت را در مایکروسافت تیمز به یک شکل تفسیر می‌کنند، سازمان‌ها می‌توانند نحوه رفتار در موقعیت‌های مختلف را تعریف کنند.

ترفند: اعلان‌های به‌روز‌رسانی وضعیت را دریافت کنید.

مایکروسافت تیمز به شما این امکان را می‌دهد که هر زمان که وضعیت یک شخص تغییر می‌کند، از آن مطلع شوید. این می‌تواند زمانی مفید باشد که باید فورا با یک همکار صحبت کنید، اما نمی‌خواهید وضعیت او را همواره بررسی کنید.

نکته: پیام وضعیت را در مایکروسافت تیمز تنظیم کنید.

اگر می‌خواهید همکاران خود را با جزئیات بیشتری در مورد مکان خود مطلع کنید، می‌توانید یک پیام وضعیت ارسال کنید.

2- اشاره به افراد در کانال‌ها

به طور کلی، تمام اعضای یک تیم از پیام‌های جدید در یک کانال آگاه می‌شوند، زیرا نام کانال در نمای کلی تیمز پررنگ می‌شود. با این حال، معمولا افراد تنها زمانی اعلان دریافت می‌کنند که در پیام‌ها با علامت @ ذکر شده باشند. به همین دلیل عاقلانه است که همیشه گیرندگان پیام را ذکر کنید.

ترفند: ذکر افراد تنها با نام کوچک

هنگام تایپ علامت @، لیستی با تمام اعضای تیم باز می‌شود. پس از انتخاب یک فرد، با فشردن کلیک backspace می‌توان نام خانوادگی آن‌ها را حذف کرد.

نکته: اشاره به گروهی از افراد

همچنین امکان تخصیص به اصطلاح برچسب به افراد وجود دارد. به عنوان مثال، شما می‌توانید تمام اعضای تیم فروش را در یک برچسب فروش خلاصه کنید.

3- اعلان‌ها را در مایکروسافت تیمز فعال کنید

این مسئولیت شخصی است که پیامی را ارسال می‌کند تا تمام کسانی را که نیاز به دیدن آن دارند، ذکر کند. اما کسانی که نام برده می‌شوند باید حتما تمام پیام‌هایشان را بخوانند. بنابراین، بررسی تنظیمات اعلان ممکن است ایده خوبی باشد.

4- پسندیدن یا لایک کردن را به عنوان رسید خواندن تعریف کنید

البته، ذکر @ در کانال هنوز تضمینی برای خواندن متن توسط گیرنده نیست. یک راه‌حل ساده این است که در مورد واکنش لایک کردن به عنوان رسید پیام تصمیم بگیرید. هنگامی که لایک کردن در لیست شما وجود ندارد، می‌دانید که باید دوباره شخص را در مورد پیام مطلع کنید.

5- وظایف را در مایکروسافت تیمز تقسیم کنید و ضرب‌الاجل تعریف کنید

پیامی با مضمون “ما باید هدایای کریسمس را آماده کنیم @marketing” لزوما به این معنی نیست که آماده‌سازی واقعا شروع می‌شود، حتی اگر همه با صدای بلند واکنش نشان دهند. بهترین کار این است که دستورالعمل‌های واضحی ارائه دهید و ضرب‌الاجل‌های دقیقی تعیین کنید تا مطمئن شوید همه افراد درگیر به موقع به وظایف خود عمل می‌کنند.

6- قالب بندی در مایکروسافت تیمز

هرچه یک پیام در تیمز طولانی‌تر باشد، گیج‌کننده‌تر نیز می‌شود، مگر اینکه از گزینه‌های قالب‌بندی برای ساختار پیام خود استفاده کنید. برای باز کردن آن‌ها باید روی علامتی که یک A را با قلم نشان می‌دهد کلیک کنید. فیلد متن بزرگ می‌شود و می‌توانید از میان گزینه‌های قالب‌بندی مختلف مانند پررنگ، مورب، فهرست‌ها یا پیوندها انتخاب کنید.

7- مستقیما به پیام‌ها پاسخ دهید

تیمز ساختاری برای ارتباط  در یک شرکت فراهم می‌کند. تمام مکالمات در یک پلتفرم مرکزی ذخیره می‌شوند و هر عضو تیم می‌تواند هر زمان که بخواهد آن‌ها را پیدا کند. با این وجود، وقتی مردم به یک مکالمه پاسخ نمی‌دهند و یک مکالمه جدید را آغاز می‌کنند، ممکن است اوضاع آشفته شود.

8- یک چت خارج از موضوع ایجاد کنید

همکاری باید برای همه سرگرم‌کننده باشد و وقتی تیم به خوبی با هم کنار بیاید، به طور خودکار شروع به شوخی کردن و گفتن اخبار شخصی به یکدیگر می‌کنند، یا به سادگی از موضوع خارج می‌شوند. اگر این تعامل شخصی در کانال‌های تیمز انجام شود، انتخاب پیام‌های مربوط به کار برای همه سخت‌تر می‌شود.

شرکت تکران ارائه دهنده نرم افزارهای سازمانی برای افزایش بهره‌وری و کارایی کسب‌وکار شما است.