هر آنچه باید درباره شیرپوینت بدانید
با وجود گذشت بیش از دو دهه از شروع به کار شیرپوینت و حتی بعد از پیوستن شیرپوینت به مجموعه آفیس، هنوز افرادی هستند که نام آن را نشنیده‌اند. می‌خواهید بدانید شیرپوینت چیست؟ در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا شما را با آن آشنا کنیم.
شیرپوینت یک پلتفرم مبتنی بر سایت است که سازمان‌ها برای ایجاد وب‌سایت‌هایی از آن استفاده می‌کنند. وب‌سایت‌ها شامل بخشی‌هایی مثل کتابخانهٔ اسناد، تقویم، لیست وظایف و … هستند. شیرپوینت فضایی امن برای ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی، اشتراک‌گذاری و دسترسی به اطلاعات است، که با هدف تسهیل همکاری توسعه یافت. این سیستم دارای جریان کاری، پایگاه‌های داده‌ای به نام لیست و سایر بخش‌های وب به همراه ویژگی‌های امنیتی است، که برای کنترل گردش کار و سامان دادن به کارهای گروهی استفاده می‌شود. شرکتی که از این پلتفرم استفاده می‌کند می‌تواند دسترسی‌ها به اطلاعات را کنترل کند.
همچنین نسخه Microsoft Cloud شیرپوینت که به عنوان شیرپوینت آنلاین شناخته می‌شود، قابلیت ادغام با دیگر برنامه‌های مبتنی بر ابر را دارد. اگر تا به حال از شیرپوینت استفاده نکرده‌اید، پس حتماً لازم است چند مورد از مزایای آن را بدانید.
شیرپوینت روند پیشرفت کارها را با همه اعضای تیم به اشتراک می‌گذارد، که این باعث بهتر شدن شاخص عملکرد کارکنان می‌شود. اطلاعات در دسترس افراد و ارتباطات و همکاری تیم‌ها بر بستر اینترانت است. از ویژگی‌های این بستر می‌توان به اشتراک‌گذاری ایمن، مدیریت محتوا و امکانات تیم‌ورک اشاره کرد. با وجود گستردگی عملکرد این پلتفرم، نگهداری و استفاده از آن آسان است. این پلتفرم قابلیت تغییر برای شخصی‌سازی و در صورت گسترش سازمان، قابلیت افزایش مقیاس عملکرد را دارد.
بنظر شما سازمان‌ها نیاز به شیرپوینت دارند؟
در سال‌های گذشته، شیرپوینت ثابت کرد که به عنوان یک پلتفرم اینترانت، کار افراد را تسهیل کرده است. اکنون شرکت‌هایی که از شیرپوینت استفاده می‌کنند، فرایندهای استانداردی در جهت اشتراک اطلاعات، طبقه‌بندی اسناد و ثبت داده‌ها دارند که همه این موارد موجب افزایش راندمان آن شرکت نسبت به سال‌های پیشین شده است.
شیرپوینت توانایی‌های زیر را دارد:
- کنترل دسترسی: اسناد قبل از مشاهده توسط افراد، به تایید و اجازه ادمین نیاز داشته باشند.
- بررسی: اسناد بررسی نهایی شوند تا از ایجاد هرگونه تغییرات بر روی آن‌ها جلوگیری کنید.
- اعلان‌ها: هنگام آپلود اسناد یا تغییرات، باخبر شوید.
- اتوماتیک شدن: روند کار را با خودکار کردن اقداماتی مانند انتقال یا ایمیل کردن اسناد و ضبط اطلاعات، سریع‌تر کنید.پ
- نمایش جزئیات: تاریخچه‌ای درباره اینکه چه اطلاعات و اسنادی ذخیره شده‌اند.
- متادیتا: دستیابی به داده‌هایی مثل زمان ایجاد و یا تغییرات اسناد، همچنین وجود تگ‌ها برای اینکه افراد حتی بدون باز کردن اسناد هم بدانند محتوای آن چیست.
- پایگاه داده شخصی: کاربران می‌توانند پایگاه داده شخصی ایجاد کنند و اطلاعاتی را در آن قرار دهند.
همکاری بهتر با شیرپوینت
شیرپوینت فضایی را فراهم می‌کند که کاربران می‌توانند اسناد را بارگذاری کنند، این اسناد قابل اشتراک‌گذاری با افراد دیگر هستند. کاربران می‌توانند OneDrive شخصی داشته باشند که تمام فایل‌های خود را آپلود و در هر زمان در دسترس داشته باشند. همچنین این فایل‌ها تا هنگامی که به اشتراک گذاشته نشوند، برای دیگر افراد قابل مشاهده و دسترسی نیستند. همچنین، لینک دسترسی به اسناد، قابل ارسال از طریق ایمیل است تا فرد مورد نظر فقط به بخش خاصی هدایت شود.
بالاتر به مدیریت محتوا توسط شیرپوینت اشاره کردیم، حالا کمی بیشتر وارد این موضوع شویم؛
افزودن متادیتا به فایل‌ها روشی برای مرتب کردن، سازمان‌دهی و جستجوی سریع اطلاعات است. شیرپوینت می‌تواند تگ‌هایی اضافه کند و یا کاربران را وادار به تگ زدن درباره محتوا کند. بعد از این که محتوا و متادیتا در پلتفرم قرار گرفت، برخی کارها به صورت خودکار انجام می‌گیرند، از جمله:
- فرایندهای مبتنی بر اطلاعات ارائه شده توسط کاربران
- ابزارهای چرخه حیات محتوا برای فعال کردن وضعیت سوابق
- در اختیار گذاشتن اطلاعات بر مبنای سیاست‌های کاری
آیا اصطلاح “مزرعه شیرپوینت” را شنیده‌اید؟
مزرعه شیرپوینت مجموعه‌ای از سرورهایی هستند که با هم کار می‌کنند. هر سرور برای انجام یک یا چند نقش اختصاص داده شده است.
در شیرپوینت سه نقش وجود دارد که عبارت‌اند از:
- Web Front End (WFE)
- Application Server
- Database Server
از آپدیت‌های شیرپوینت 2019 خبر دارید؟
صفحات سایت و تیم بهتر، به همراه امکان پیام دادن و اشتراک‌گذاری آسان‌تر اطلاعات باهم تیمی‌ها از افزوده‌های این نسخه است. این وب مدرن به کاربران اجازه شخصی‌سازی صفحه خود با افزودن ویدئو، اسناد و عکس را می‌دهد.
لیست‌ها و کتابخانه‌ها تعامل سریع‌تری دارند، مدیریت ستون‌ها تسهیل شده است، نسخه موبایل بهبود داشته است و در نهایت تغییرات بصری که احساسی بهتری به وجود می‌آورند. همچنین الگوریتم‌هایی که می‌توانند آنچه را برای کاربر مهم است، با رنگ‌های مختلف برجسته کنند.
ابزارهای ارتباطی اضافه شده قابلیت نمایش اخبار تیم و سایت‌های ارتباطی را دارد. کاربران می‌توانند بدون نیاز به تماس با واحد IT، برای خود سایت‌های ارتباطی بسازند و از آن‌ها برای اشتراک‌گذاری اخبار، داستان یا ارسال پیام همگانی استفاده کنند.
شیرپوینت نسخه موبایل اپ
توجه بیشتر به نسخه موبایلی شیرپوینت، با توجه به روند چند سال گذشته باعث می‌شود کاربران به راحتی به اینترانت سازمان دسترسی داشته باشند. کلاینت‌های همگام‌سازی بهبودیافته‌ای که برای OneDrive وجود دارد، تضمین می‌کند که کاربران می‌توانند از هر کجا و با دستگاهی به اسناد مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.
فرصت‌های بیشتر برای سفارشی کردن
قبلا مدیر ممکن بود یک راهکار را با کد نویسی در شیرپوینت ایجاد کند. اکنون همان مدیر می‌تواند از افزونه‌های شیرپوینت استفاده کند. این بدان معناست که با تغییرات اضافه شده، محیط شیرپوینت راحت‌تر سفارشی می‌شود.
راهکارهای پیشرفته
تابع سرچ در شیرپوینت سرور 2019 بهبود یافته است، به گونه‌ای که همزمان با تایپ کاربر، نتایج پیمایش شده و نشان داده می‌شوند.
قابلیت‌های سازگاری
اگر از شیرپوینت 2016 استفاده کرده باشید، احتمالا بلافاصله متوجه تفاوت در مرکز انطباق و پیشگیری از خدشه به داده می‌شوید. با قابلیت‌های شیرپوینت 2019، ادمین‌ها می‌توانند از تشخیص خودکار محتوا و گزارش حوادث بهره‌مند شوند.
اکنون ادمین‌ها می‌توانند اطلاعات حساس را به صورت بی‌درنگ جستجو کنند و از پروتکل‌ها برای کنترل و نظارت بر محتوای آن‌ها استفاده کنند.
کمی دیگر از به‌روزرسانی‌ها بگوییم:
- فایل‌ها تا حجم 15 گیگابایت قابل آپلود هستند.
- کل محدودیت کاراکتر URL مجاز به 400 افزایش یافته است.
- نمایشگر جدید PDF
- سطل بازیافت با امکان بازیابی فایل‌های پاک شده
- و …
