نحوه باز کردن فایل‌های شیرپوینت در مرورگر
شیرپوینت از جمله ابزارهای مهم در محیط کاری و همکاری آنلاین است که به شما این امکان را می‌دهد تا فایل‌ها و اطلاعات خود را به راحتی مدیریت و به اشتراک بگذارید. در این مقاله، به شیوه‌های مختلف دسترسی به فایل‌های شیرپوینت از طریق مرورگر و نحوه کار با آنها خواهیم پرداخت.
آموزش گام به گام برای باز کردن فایل‌های شیرپوینت:
دسترسی به سایت تیم شیرپوینت
اگر به تازگی با استفاده از مایکروسافت شیرپوینت آغاز کرده‌اید، ابتدا باید آدرس سایت تیم خود را از ادمین شیرپوینت دریافت کنید. برای این منظور، به یک حساب کاربری با دسترسی‌ها و مجوزهای لازم نیاز دارید.
ناوبری در سایت با استفاده از Header و منوی جانبی
پس از ورود به سایت تیم شیرپوینت، به راحتی می‌توانید از Header و منوی جانبی سمت چپ سایت برای ناوبری در سایت استفاده کنید. این قسمت‌ها برای دسترسی سریع به اسناد، لیست‌ها و انجمن‌های گفتگو طراحی شده‌اند.
استفاده از مرورگر برای دسترسی به فایل‌ها
باز کردن فایل‌های شیرپوینت از طریق مرورگر بسیار راحت و موثر است. کافیست آدرس سایت تیم خود را در قسمت مرورگر وارد کنید و به سایت دسترسی پیدا کنید.
استفاده از مایکروسافت تیمز برای دسترسی سریعتر
اگر از مایکروسافت تیمز استفاده می‌کنید، می‌توانید از بخش “Files” در کانال‌ها برای دسترسی سریعتر به اسناد و فایل‌های شیرپوینت استفاده کنید. این روش برای کاربرانی که به تیم‌ها پیوسته‌اند و تیم‌های مختلفی را مدیریت می‌کنند، بسیار مناسب است.
استفاده از OneDrive برای دسترسی از کامپیوتر شخصی
اگر گزینه همگام‌سازی OneDrive را فعال کرده‌اید، می‌توانید از کامپیوتر شخصی خود به فایل‌های شیرپوینت دسترسی داشته باشید. با این کار، فایل‌های شیرپوینت بر روی کامپیوتر شخصی شما همیشه به‌روز می‌شوند.
دسترسی به اسناد از طریق نسخه موبایل
برای کاربرانی که در حال حرکت هستند، استفاده از نسخه موبایل از شیرپوینت امکانی بسیار مهم است. با اپلیکیشن‌های موبایل مرتبط با شیرپوینت، شما می‌توانید همیشه و هرجا که هستید به فایل‌ها و اسناد دسترسی داشته باشید.
مزایای استفاده از مرورگر برای دسترسی به فایل‌های شیرپوینت:
استفاده از مرورگر برای دسترسی به فایل‌ها در شیرپوینت دارای مزایای بسیاری است:
- اگر حساب کاربری Office 365 دارید، به راحتی می‌توانید به آن متصل شده و اقداماتی نظیر ویرایش، اشتراک‌گذاری، دانلود و غیره را انجام دهید.
- قابلیت مقیاس‌پذیری و شخصی‌سازی از دیگر مزایای این روش است. شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا بر اساس نیازهای کاری خود محیط کاری خود را شخصی‌سازی کنید.
- مزیت بزرگ دیگر، عدم نیاز به دانش برنامه‌نویسی است. با استفاده از مرورگر، بدون نیاز به دانش فنی می‌توانید به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنید.
- به دلیل توسعه‌پذیری بالا و بروزرسانی‌های مداوم توسط مایکروسافت، شیرپوینت همیشه در حال توسعه است و امکانات جدیدی را به کاربران ارائه می‌دهد.
- امنیت اطلاعات نیز یکی از مزایای این ابزار است. شیرپوینت به عنوان یک تکنولوژی پیشرو در حوزه امنیت شناخته می‌شود.
- استفاده از مرورگر به دلیل ویژگی‌های بصری، آسانی کاربری و رابط کاربری ساده، راحت‌تر از بسیاری از ابزارهای دیگر است.
- با استفاده از این روش، می‌توانید به اسناد، شیت‌ها و دیگر محتواهای خود به صورت آنلاین دسترسی داشته باشید.
انتخاب بهترین روش دسترسی به فایل‌های شیرپوینت:
در مورد انتخاب بهترین روش دسترسی به فایل‌های شیرپوینت، باید به نیازها و شرایط خاص خود توجه کنید. در زیر به توضیحاتی درباره راه‌های مختلف دسترسی به فایل‌ها از طریق شیرپوینت می‌پردازیم:
استفاده از سایت شیرپوینت برای مدیریت و گردش کار
اگر نیاز دارید تا اطلاعات خود را مدیریت و به صورت ساختاری گردش کار دهید، استفاده از سایت شیرپوینت با بخش‌های وب ایده‌آل است. در این محیط، می‌توانید اسناد و فایل‌های خود را دسته‌بندی، مرتب‌سازی و فیلتر کنید.
دسترسی سریعتر از طریق Microsoft Teams
اگر از Microsoft Teams استفاده می‌کنید، امکان دارد که فایل‌های شیرپوینت خود را از طریق بخش “Files” در کانال‌ها دسترسی دهید. این روش برای تیم‌ها و گروه‌هایی که در پروژه‌های مختلفی مشارکت دارند، بسیار موثر است.
استفاده از OneDrive برای دسترسی از کامپیوتر شخصی
اگر با کامپیوتر شخصی خود کار می‌کنید، فعال کردن همگام‌سازی با OneDrive می‌تواند راه حل خوبی باشد. این کار باعث می‌شود که فایل‌های شیرپوینت بر روی کامپیوتر شما همیشه به‌روز باشند.
استفاده از نسخه موبایل برای دسترسی در هر زمان و مکان
برای کسانی که همیشه در حرکت هستند، اپلیکیشن‌های موبایل مرتبط با شیرپوینت گزینه مناسبی هستند. با استفاده از این اپلیکیشن‌ها، می‌توانید همیشه و در هرجا به اسناد و اطلاعات خود دسترسی داشته باشید.
نکات پایانی و نتیجه‌گیری
استفاده از شیرپوینت و دسترسی آنلاین به فایل‌ها و اطلاعات یکی از ابزارهای مهم در محیط کاری مدرن است. با استفاده از مرورگر، Microsoft Teams، OneDrive و نسخه موبایل می‌توانید به راحتی از این امکانات بهره‌برداری کنید و کارهای خود را به طور مؤثرتر انجام دهید.
